Category

Communications

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Job Description

Senior Coordinator, Client Access and Engagement

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Senior Coordinator, Client Access and Engagement works closely with the Team Lead to develop operational plans and assist in the coordination and administration of activities related to engaging and supporting internal/external clients. The Senior Coordinator maintains a strong understanding of relevant processes and CIHI Systems/applications, and assists the Team Lead in the identification and implementation of process improvement activities as well as the development and ongoing update to process documentation.

What you'll do

1. Acts as subject matter expert in CIHI Systems/applications; including Access management System (AMS), Client Relationship Management (CRM) and eStore and develops a strong understanding of their usage by internal and external clients.

2. Provides input and support to the Team Lead in the development and coordination of annual access management audit activities for internal and external users, the production of the annual report and assist with the implementation of the recommendations.

3. Provides direction and support to the Coordinators on client support activities/duties (e.g. access management, service agreement, organization onboarding/offboarding) as well as other projects (e.g. software vendors portfolio).

4. Develops and maintains collaborative working relationships with a variety of internal and external clients, including program areas within and external to the branch, project working groups and other stakeholders.

5. Contributes to the development of, and maintains a thorough understanding of Client Experience processes, best practices and Standards as well as identifies process gaps or required changes, provides recommendations for process improvement, and develops and implements changes to process documentation (e.g. standard operating procedures, processes, procedures, tools, techniques).

6. Maintains current knowledge of access authentication and client experience best practices, while staying up-to-date on new and emerging trends.

7. Participates in other projects and activities, as required, including providing support to program areas or corporate projects while working in a matrix team environment.

8. Other duties as assigned by the Team Lead.

What you'll bring to the table

• Undergraduate degree in a business-related field or equivalent combination of education/experience. A graduate degree would be an asset.

• A minimum of 3 years’ experience in project/program coordination and client support in a busy work environment.

• Familiarity with legal agreements and privacy concepts.

• Experience in identifying and improving standard operating procedures and processes to maximize efficiency and effectiveness.

• Understanding of project management principles and the project management lifecycle, and the requirements within each phase.

• Strong organizational skills and demonstrated ability to manage multiple priorities and competing deadlines.

• Proficiency in Microsoft applications such as, Word, Excel, Outlook and PowerPoint.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Experience in establishing and maintaining relationships with stakeholders.

• Self-directed, innovative, and able to work with minimal supervision, while working effectively within a large team.

• Understanding of information systems and related tools and processes; experience with databases and system testing an asset.

• Fluency in both official languages is required.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur principal, Accès et engagement des clients

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Le coordonnateur principal, Accès et engagement des clients, collabore étroitement avec le chef d’équipe pour élaborer des plans d’exploitation et contribuer à la coordination et à l’administration des activités de sollicitation et de soutien des clients internes et externes. Il maintient une compréhension approfondie des systèmes, applications et processus pertinents de l’ICIS et aide le chef d’équipe à déterminer et mettre en œuvre les activités d’amélioration des processus ainsi qu’à élaborer et tenir à jour la documentation connexe.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Agir à titre d’expert pour tous les systèmes et applications de l’ICIS, y compris le système de gestion de l’accès (SGA), le système de gestion des relations avec la clientèle (CRM) et la Boutique en ligne, et acquérir une connaissance approfondie de l’usage qu’en font les clients internes et externes.

2. Conseiller et appuyer le chef d’équipe dans l’élaboration et la coordination des activités de vérification annuelle de la gestion de l’accès des utilisateurs internes et externes et dans la production du rapport annuel; contribuer à la mise en œuvre des recommandations.

3. Fournir des directives et de l’aide aux coordonnateurs en ce qui concerne les activités et tâches de soutien à la clientèle (p. ex. gestion de l’accès, ententes de services, inscription et désinscription des organismes) et d’autres projets (p. ex. portefeuille de fournisseurs de logiciels).

4. Établir et cultiver des relations de travail collaboratives avec divers clients internes et externes, notamment les sections de la Direction du marketing et des communications et des autres directions de l’ICIS, les groupes de travail propres à des projets et d’autres intervenants.

5. Contribuer à l’établissement de normes, de pratiques exemplaires et de processus liés à l’expérience client, les maîtriser en tout temps et repérer les lacunes et les changements à apporter. Formuler des recommandations pour l’amélioration des processus; déterminer et apporter les changements nécessaires dans la documentation sur les processus (p. ex. processus normalisés d’exploitation, outils et techniques).

6. Rester au fait des pratiques exemplaires en matière d’authentification et d’expérience client, ainsi que des nouvelles tendances.

7. Participer à d’autres projets et activités, au besoin, ce qui comprend le soutien aux sections et projets de l’ICIS en collaboration avec une équipe matricielle.

8. Assumer d’autres fonctions assignées par le chef d’équipe.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme de premier cycle dans un domaine d’affaires pertinent ou combinaison équivalente de formation et d’expérience. Diplôme d’études supérieures, un atout.

• Minimum de 3 ans d’expérience de la coordination de projets et de programmes et du soutien à la clientèle dans un milieu de travail trépidant.

• Bonne connaissance des ententes juridiques et des concepts de respect de la vie privée.

• Expérience de l’établissement et de l’amélioration de processus normalisés d’exploitation visant à optimiser l’efficacité.

• Compréhension des principes de gestion de projets, du cycle de vie des projets et des exigences propres à chaque phase des projets.

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité manifeste à gérer de front une multitude de priorités dans des délais serrés.

• Bonne connaissance des applications de Microsoft Office telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite.

• Expérience de l’établissement et du maintien de relations avec des intervenants.

• Autonomie, esprit novateur et capacité de travailler efficacement au sein d’une grande équipe avec un minimum de supervision.

• Connaissance des systèmes d’information ainsi que des outils et des processus connexes; expérience de l’utilisation de bases de données et de mise à l’essai de systèmes, un atout.

• Maîtrise des deux langues officielles.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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