Administrative Assistant – Established Pharmaceuticals Division (victoriaville) (3 Month Contract) Job in Victoriaville for Abbott | Jobs.ca
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Administrative Assistant – Established Pharmaceuticals Division (victoriaville) (3 Month Contract)

June 11 2021
Industries Pharmaceutical, Biotechnology
Categories Administrative assistant, Administrative, Clerical, Health, Medical, Legal, Paralegal, Pharma, Biotech, Sciences, R&D, Pharmacy
Victoriaville, QC

Abbott is a global healthcare leader that helps people live more fully at all stages of life. Our portfolio of life-changing technologies spans the spectrum of healthcare, with leading businesses and products in diagnostics, medical devices, nutritionals and branded generic medicines. Our 109,000 colleagues serve people in more than 160 countries.

Status: Temporary, Full Time (3 months)

Position Overview:

This position is mainly responsible for providing secretarial and administrative assistance to the Site Director. In addition, this role communicates business-relevant information and organizational changes in a way that attempts to maintain a positive image of the site and Abbott.

Responsibilities:

  • Provides secretarial and administrative services utilizing Microsoft Office, MS TEAMS, fax, photocopy, distribution of mail, transcription, etc.
  • Prepares correspondence; compose professional correspondence for signature of others
  • Create and propose messages, presentations, internal memos, forms and newsletters, and prepares interacts with management and handles sensitive and confidential information, for example, business issues, management decisions, liaison with inside and outside senior management
  • Prioritizes workflow and coordinates workflow after consulting with the Site Director or his substitute
  • Assists management in determining administrative needs
  • Develops and maintains systems for filing, correspondence flow, etc.
  • Coordinates travel and hotel arrangements for group sessions and/or meetings requiring internal and external participation often involving senior management, independently
  • Initiates and processes the ordering for materials, treats invoices for payment
  • Other duties as required or delegated
  • Efficient collaboration with all internal and external partners of the organization.
  • Achieve and main high service levels and quality.

Required Education and Experience:

  • High School graduation plus specific courses.
  • 2 to 3 years of experience in similar role.
  • Self-starting and able to adapt work priorities in response to complex or changing environment.
  • Analytical skills to identify root-causes quickly resolve problems.
  • Excellence in local language and English (both written and spoken).

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Abbott est un chef de file mondial dans le domaine des soins de santé qui aide les gens à profiter pleinement de la vie, à chaque étape. Nous offrons des technologies révolutionnaires qui touchent l’ensemble des soins de santé, avec des unités commerciales dans les secteurs des produits diagnostiques, des appareils médicaux, des produits nutritionnels et des médicaments génériques de marque. Nos 109 000 employés répondent aux besoins de la population dans plus de 160 pays.

Statut : Régulier, à temps plein

Aperçu du poste :

Le (La) titulaire de ce poste a pour principale responsabilité de fournir des services de secrétariat et de soutien administratif au directeur de l’usine. Il (Elle) s’emploiera également à communiquer les renseignements commerciaux et les remaniements organisationnels d’une manière qui vise à maintenir une image positive de l’usine et d’Abbott.

Responsabilités :

  • Offrir des services de secrétariat et de soutien administratif (Microsoft Office, MS TEAMS, télécopie, photocopie, distribution du courrier, transcription, etc.).
  • Préparer la correspondance; assurer la rédaction de la correspondance professionnelle pour signature.
  • Créer et proposer des messages, des présentations, des notes de service, des formulaires et des bulletins; préparer les interactions avec la direction et traiter des renseignements de nature sensible et confidentielle, comme les questions commerciales et les décisions de la direction; assurer la liaison avec la haute direction interne et externe.
  • Établir la priorité des tâches à accomplir et coordonner le travail après consultation avec le directeur de l’usine ou son représentant.
  • Aider la direction à établir les besoins administratifs.
  • Concevoir et mettre en place des systèmes d’archivage, d’acheminement de la correspondance, etc.
  • Assurer la coordination des dispositions en matière de déplacement et d’hébergement lors des ateliers et/ou réunions de groupe auxquels participent des tiers internes et externes et impliquant souvent des membres de la haute direction, de manière autonome.
  • Passer et faire le suivi des commandes de fournitures; traiter le paiement des factures.
  • Effectuer d’autres tâches ponctuelles ou déléguées.
  • Collaborer efficacement avec les partenaires internes et externes de l’entreprise.
  • Atteindre et maintenir un niveau élevé de qualité des services.

Éducation et expérience requise :

  • Diplôme d’études secondaires avec cours spécialisés
  • 2 ou 3 années d’expérience dans un poste similaire
  • Capacité de travailler de manière autonome et d’adapter les priorités dans un environnement de travail complexe et changeant
  • Compétences analytiques pour identifier les causes profondes d’un problème et le résoudre rapidement
  • Excellente maîtrise écrite et orale du français et de l’anglais

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