Compensation Pay Range:

$25.26-$31.04

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.

Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY
The Kids Come First Health Team is a provincial leader in mobilizing partners to develop and implement innovative services and programs to meet the needs of children and youth in Eastern Ontario. Our team includes over 60 hospital- and community-based organizations; youth and family/caregiver partners, nearly 1,100 physicians; and many other individuals. Our vision is to provide high-quality, connected care for children and youth and simplify their healthcare journey across the health and social system.

CHEO is the host organization for the Kids Come First Health Team. The Patient Service Clerk for Kids Come First Health Team provides information and referrals and demonstrates a high level of client service to CHEO staff and physicians, families, service providers and the general public ensuring that they feel heard, understood and are confident of follow-up.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Receives and initiates incoming and outgoing telephone calls
• Communicates with members of the team to ensure information is distributed and obtained appropriately, including collecting, sorting and distributing mail, courier packages, forms lists and documents, to and from staff and agencies and photocopying and faxing/scanning documents and forms as required.
• Maintains an efficient, current and secure Epic client record, in accordance with established guidelines including completing entry of all required information (i.e. scanning and data entry), documenting all actions taken in the client file, ensuring file availability when required by Nurse and/or Care Facilitator, assigning new and transferred client files to the appropriate Care Coordinator, uploading documents to Epic Chart, accessing the client information system for information as required, processing files for all discharges
• Update and maintain provider templates for scheduling
• Monitors unit voicemail and, in accordance with established guidelines, takes and relays messages and refers calls to appropriate personnel
• Processes requisitions, prepares related documents and form letters, monitors inventory of and orders supplies, in accordance with established guidelines.
• Updates client files by entering information which corresponds to standardized pathways or as per Nurse and/or Care Facilitator direction
• Liaises with staff, care providers, families and pharmacies regarding confirmation of dates, deliveries, discrepancies and delays of supplies, increases, decreases and discharges in service and takes appropriate clerical action, in accordance with established guidelines.
• Books routine patient home visit appointments and patient/family conferences, prepares agenda, and reserves meeting rooms/books online meetings, as directed by Nurse and/or Care Facilitator
• Arranges patient transportation by taxi or ambulance, in accordance with established guidelines and as authorized by Nurse and/or Care Facilitator
• Assists with projects or initiatives related to job responsibilities, participates in orientation and committees, and performs other related duties, as requested by their Manager.
• Acts as a resource for CHEO employees, service providers, school personnel, and community.
• Attends and participates actively in team meetings and general staff meetings.
• Assumes responsibility for maintaining professional knowledge and updated skills.
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)
• One (1) year Community College diploma in Office Administration, Business, Health Administration or equivalent program (Preferred)
• A minimum of six (6) months of related professional experience in a clinical administrative setting (Essential)
• Two (2) years of related professional experience (Preferred)
• Demonstrated knowledge of office procedures including filing and record maintenance and operation of telephone systems and office equipment (Essential)
• Strong skills related to word processing, and advanced proficiency with Microsoft Office Suite (including Excel, PowerPoint, Word) (Essential)
• Awareness of and sensitivity to the needs of a culturally diverse population (Essential)
• Flexible and adaptable with effective problem-solving skills (Essential)
• Communicates effectively, orally and in writing in both official languages (Essential)
• Demonstrates excellent interpersonal skills (Essential)
• Excellent time management and organizational skills, with the demonstrated ability to perform efficiently with attention to detail (Essential)
• Works effectively in both a team environment and independently as required (Essential)
• Diplomacy in dealing with sensitive and/or confidential issues (Essential).
• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Essential)

This assignment may be extended or shortened based on operational needs

• Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants.

Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’Équipe santé Enfants avant tout est un chef de file provincial dans la mobilisation des partenaires pour élaborer et mettre en œuvre des services et des programmes novateurs pour répondre aux besoins des enfants et des jeunes de l’est de l’Ontario. Notre équipe comprend plus de 60 organismes hospitaliers et communautaires, des jeunes, des familles, des aidantes et aidants partenaires, presque 1 000 médecins et plusieurs autres personnes. Notre vision consiste à fournir des soins connectés de grande qualité aux enfants et aux jeunes et à simplifier leur cheminement en soins de santé dans l’ensemble des systèmes sociaux et de santé.

Le CHEO est l’organisme hôte de l’Équipe santé Enfants avant tout. Les préposées et préposés aux services aux patientes et patients de l’équipe santé Enfants avant tout fournissent de l’information et des références, en plus d’offrir un service à la clientèle de haut niveau au personnel du CHEO et aux médecins, aux familles, aux fournisseurs de services et au grand public en veillant à ce que ces gens se sentent écoutés, compris et assurés d’un suivi.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Recevoir et lancer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Communiquer avec les membres de l’équipe pour s’assurer que l’information est distribuée et obtenue de façon appropriée, y compris la collecte, le tri et la distribution du courrier, des trousses de messagerie, des listes de formulaires et des documents à destination et en provenance du personnel et des organismes. Photocopier et télécopier/numériser les documents et les formulaires, au besoin.
• Tenir un dossier de client Epic efficace, à jour et sécurisé, conformément aux lignes directrices établies, y compris la saisie de tous les renseignements requis (p. ex., numérisation et saisie des données), la documentation de toutes les mesures prises dans le dossier du client, l’assurance de la disponibilité des dossiers lorsque le personnel infirmer ou la personne responsable de faciliter les soins en fait la demande, l’attribution des dossiers nouveaux et transférés à la coordinatrice ou au coordonnateur de soins approprié, le téléchargement des documents dans le dossier Epic, l’accès au système d’information du client pour obtenir des renseignements, et, au besoin, le traitement des dossiers pour tous les congés.
• Mettre et tenir à jour les modèles de fournisseurs pour l’établissement des horaires.
• Surveiller la messagerie vocale de l’unité et, conformément aux lignes directrices établies, prendre et transmettre les messages et acheminer les appels au personnel approprié.
• Traiter les demandes, préparer les documents connexes et les lettres types, surveiller l’inventaire des fournitures et commander les fournitures conformément aux lignes directrices établies.
• Mettre à jour les dossiers des clients en entrant l’information qui correspond aux cheminements normalisés ou selon les directives du personnel infirmier ou de la personne responsable de faciliter les soins.
• Assurer la liaison avec le personnel, les fournisseurs de soins, les familles et les pharmacies au sujet de la confirmation des dates, des livraisons, des écarts et des retards dans les fournitures, des augmentations, des diminutions et des congés en service et prendre les mesures administratives appropriées, conformément aux lignes directrices établies.
• Prendre des rendez-vous de routine à domicile avec les patientes et patients et organiser des conférences pour les patientes et patients et leur famille, préparer l’ordre du jour et réserver des salles de réunion ou des livres pour les réunions en ligne, selon les directives du personnel infirmier ou de la personne responsable de faciliter les soins.
• Organiser le transport des patientes et patients en taxi ou en ambulance, conformément aux directives établies et avec l’autorisation du personnel infirmier ou de la personne responsable de faciliter les soins.
• Aider à la réalisation de projets ou d’initiatives liés aux responsabilités du poste, participer à des séances d’orientation et à des comités, et accomplir d’autres tâches connexes, à la demande de sa directrice ou son directeur.
• Agir à titre de ressource pour le personnel du CHEO, les prestataires de services, le personnel scolaire et la collectivité.
• Assister aux réunions d’équipe et aux réunions générales du personnel et y participer activement.
• Assumer la responsabilité du maintien des connaissances professionnelles et de la mise à jour des compétences.
• Exécuter le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité au travail de la direction et des différents services du CHEO.
• Effectuer des tâches connexes assignées par la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études secondaires (essentiel).
• Diplôme d’un (1) an du collège communautaire en administration de bureau, administration des affaires, administration de la santé ou programme équivalent (souhaitable).
• Au moins six (6) mois d’expérience professionnelle connexe dans un contexte administratif clinique (essentiel).
• Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle connexe (Préférable).
• Connaissance démontrée des procédures de bureau, y compris l’entretien et le fonctionnement des systèmes téléphoniques et du matériel de bureau (essentiel).
• Solides compétences en traitement de texte; maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (notamment Excel, PowerPoint et Word) (essentiel)
• Connaissance des besoins d’une population culturellement diversifiée et sensibilité à cet égard (essentiel).
• Souplesse et capacité d’adaptation avec des compétences efficaces en résolution de problèmes (essentiel).
• Capacité de communiquer de façon efficace, de vive voix et par écrit dans les deux langues officielles (essentiel)
• Excellentes aptitudes éprouvées en relations interpersonnelles (essentiel).
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et d’organisation, capacité avérée à travailler efficacement avec le souci du détail (essentiel).
• Capacité de travailler efficacement dans un environnement d’équipe et de manière autonome, au besoin (essentiel).
• Diplomatie dans le traitement de questions sensibles ou confidentielles (essentiel).
• Vérification du casier judiciaire de niveau 1 (essentiel).
• Bilinguisme (français-anglais) (essentiel).

Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

• Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs.

Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.