Jobs.ca
Jobs.ca
Language
Totem logo

Adjointe exécutive bilingue - VP aux Opérations -est de Montréal

Totem9 days ago
Urgently Hiring
Verified
Rivière des Prairies, QC
CA$70,000 - CA$80,000/year
Mid Level
Full-time

About the role

Relevant directement de la vice-présidente exécutive , l’adjoint·e agit comme un pilier stratégique en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel de haut niveau. Le rôle vise à optimiser l’efficacité et l’impact de la vice-présidente dans ses fonctions exécutives quotidiennes.

Responsabilités principales

  • Organiser l’agenda, gérer les demandes de rencontres et les déplacements en fonction des priorités stratégiques.
  • Préparer les documents requis pour le conseil d’administration, les comités de direction et autres rencontres de gouvernance.
  • Rédiger ou mettre en forme divers documents, mémos, communications internes ou présentations.
  • Coordonner les déplacements et veiller à l’optimisation du temps et des coûts associés.
  • Soutenir la planification, la collecte d’information et la documentation de projets spéciaux.
  • Agir comme personne-ressource auprès des membres de la direction et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
  • Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.
  • Effectuer diverses tâches administratives : production des comptes de dépenses, gestion des vacances, mise à jour des dossiers, etc.
  • Apporter un soutien aux membres de l’équipe relevant de la vice-présidente, sur demande.
  • Collaborer avec les autres adjointes exécutives pour assurer une répartition équitable des tâches en cas de surcharge ou d’absence.
  • Effectuer toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement du bureau exécutif.

Formation et expérience :

  • DEP en secrétariat
  • 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction

Compétences techniques :

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Bilinguisme français–anglais essentiel, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail
  • Capacité à apprendre de nouveaux outils, y compris ceux liés à l’intelligence artificielle (IA)

Savoir-être et aptitudes interpersonnelles :

  • Forte capacité d’organisation et de gestion du temps
  • Discrétion, diplomatie et grand professionnalisme
  • Débrouillardise, autonomie et esprit d’initiative
  • Capacité à travailler sous pression et à interagir efficacement avec des intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques
  • Engagement envers un service de haute qualité

Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste; pour postuler, envoyez votre CV par courriel à l’adresse h.llorca@totemtalent.ca

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

About Totem

Staffing and Recruiting

Totem is a recruitment agency specializing in connecting candidates with job opportunities across various sectors, including finance, engineering, marketing, and human resources. With over 22 years of experience, Totem operates under the Groupe Adéquat and has a global reach with local expertise, helping over 600 candidates monthly in their career development.