Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches administratives de nature relativement complexe selon des directives ou des procédures établies. Elle effectue la réservation et attribue les différents locaux et salles pour l’Université et les organismes externes en respect des règlements en vigueur. Elle assure l’organisation matérielle des locaux et des salles réservées excluant l’audiovisuel.

Exigences minimales du poste :

Scolarité

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Expérience pertinente souhaitable

Autres exigences du poste :

• Habiletés pour les communications interpersonnelles ;

• Savoir transmettre de l’information ;

• Autonomie et souci du détail ;

• Être organisé ;

• Orienté vers la clientèle ;

• Bonne connaissance du français (oral et écrit) ;

• Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant.

Tâches et responsabilités principales :

• La personne salariée reçoit des demandes de réservations internes et externes, détermine les meilleures solutions afin de maximiser l’utilisation des locaux, les attribue en tenant compte des contraintes et des disponibilités et établit des contacts avec les personnes concernées, le cas échéant.

• Elle procède à l’analyse et répartit l’utilisation des locaux d’activités d’enseignement en fonction des besoins exprimés.

• Elle prépare et achemine des requêtes de travail lors de l’attribution de locaux qui nécessite des aménagements et de l'entretien.

• Elle fait la liaison avec la sécurité afin de s’assurer que les réservations sont bien coordonnées quant à l’accès et la fermeture des locaux et émets des cartes d’accès.

• Elle tient à jour les fichiers d’utilisation et réservation des locaux, prépare différentes données et compile des statistiques. Elle effectue la saisie de données nécessaires à la mise à jour des systèmes d’information reliés à son unité.

• Elle complète des contrats pour la location des salles et du mobilier et transmet les données nécessaires à la facturation.

• Elle effectue des visites sur les lieux, afin de vérifier si l’état des locaux est conforme à ses demandes.

• Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.

• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.

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L’UQO invite les femmes, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’UQO souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi.

L’Université du Québec en Outaouais communiquera seulement avec les personnes retenues dans le cadre du présent processus de sélection. Si vous êtes invité.e à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptation particulières.