Alphanumeric recrute un assistant administratif pour travailler sur site à Sainte-Foy , au Québec, pour l'une des plus grandes entreprises pharmaceutiques au monde.

Veuillez noter que nous ne pouvons embaucher que des personnes déjà basées au Canada et disposant de documents légaux et valides pour travailler au Canada.

Veuillez postuler avec votre CV en anglais, car certains responsables du recrutement ne parlent pas français. Ce poste exige la maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit, car il implique de rendre compte à des parties prenantes, des responsables et des clients situés en dehors du Québec, où l'environnement exige de communiquer dans les deux langues.

Conditions :

-Salaire : 36,50 $ CA par heure -Emploi : 6 mois, possibilité de prolongation jusqu'à 12 mois -Heures de travail : Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l'Est) -Type de travail : Sur place à Sainte-Foy -Adresse : 2323, boulevard du Parc Technologique, Sainte-Foy, Québec -Date de début : entre fin mars et avril

• Il est obligatoire d'être basé au Canada et de disposer de documents valides (permis de séjour permanent ou permis de travail valide + numéro d'assurance sociale valide).

Exigences :

• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Plus de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
• Diplôme d'études collégiales en bureautique ou en secrétariat, ou dans toute autre discipline pertinente.
• Expérience avec SAP-HR, Workday et Ariba souhaitée.
• Expérience de travail avec des équipes internationales et étrangères, et d'assistance à des postes de direction.

Principales tâches et responsabilités:

• Gère et tient à jour l'agenda de son responsable ainsi que celui du responsable principal de la communication du site.
• Gère la communication à l'aide de certains outils : écrans plasma, Workplace, magazine, etc.
• Traite les appels, le courrier et veille à ce que les informations soient filtrées, hiérarchisées et évalue leur niveau de confidentialité.
• Coordonne diverses réunions (invitations, ordres du jour, planification en fonction de la disponibilité des participants, réservation de salles et d'équipements, organisation des déplacements, etc.
• Répond aux demandes d'informations provenant d'autres services ou de contacts externes.
• Assiste le responsable dans ses tâches administratives (correspondance, rapports, présentations PowerPoint, mise en forme de documents, traduction, etc.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers, ainsi que le système de classement des documents actuels.
• Planifie et organise des événements (par exemple, réunions, activités hors site, déplacements, visites d'invités, repas, hébergement à l'hôtel, transport, diverses formations, téléconférences, vidéoconférences) pour ses responsables, ainsi que pour deux directeurs relevant de la direction générale.
• Gère les registres de congés des employés et le système SAP-HR pour les personnes relevant de son responsable.
• Vérifie et traite les factures et les notes de frais pour ses responsables et trois directeurs relevant de lui à l'échelle mondiale (Approvisionnement, FluLaval LCM/TLCM et Commercial Flu).
• Remplit les demandes d'achat dans le système Ariba pour ses responsables.
• Gère la carte Amex (P-Card) du site, effectue les achats et procède aux rapprochements dans le système Fiori.
• Gère et assure le suivi des dossiers confidentiels (par exemple, organigramme, Workday, RH, etc.).
• Fait partie de l'équipe de direction et fournit un soutien logistique.