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Description du poste

Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) est à la recherche d’un spécialiste, Centre de production de documents (DocPro). Ce poste à distance à temps plein est offert aux candidats de toutes les régions et l’horaire sera déterminé en fonction des heures d’ouverture et des besoins du cabinet.

L'horaire de travail est du lundi au vendredi de 12h00 à 20h00. Veuillez noter que ces heures sont flexibles.

Il incombera au titulaire du poste d’offrir aux professionnels du droit ainsi qu’aux membres des Services à l’entreprise et des Services de soutien juridique des services sans faille, professionnels, minutieux et efficients pour ce qui touche la production de documents. Le candidat retenu devra connaître tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, en particulier les produits de la suite Microsoft Office comme Word, PowerPoint et Excel. Chargé de donner des conseils sur la présentation des documents et les possibilités de reformatage, le candidat sélectionné sera également appelé à maintenir la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style BLG et mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. En tant que membre de l’équipe du Centre DocPro, il veillera à ce que les exigences de chaque groupe soient remplies et le travail, effectué et offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Production de documents

• Gérer et traiter les demandes de production de documents et utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
• Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d’autres textes qui proviennent de diverses sources et voir à ce que le style BLG y soit appliqué uniformément à ces textes dans le respect des systèmes et procédures du cabinet
• Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour publipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
• S’assurer de l’exactitude des documents et de leur conformité au style BLG et, s’il y a lieu, indiquer les éléments à confirmer avant de les transmettre aux demandeurs
• Communiquer avec les demandeurs relativement aux documents à produire
• Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
• Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis et selon les normes de qualité les plus élevées
• Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives des responsable d’équipes du Centre National DocPro
• Aider à répondre aux demandes de soutien logiciel

Autres fonctions et responsabilités

• Vérifier régulièrement les charges de travail au Centre DocPro; aider ses collègues et revoir au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard
• Au besoin, aider les autres spécialistes à s’acquitter de leurs tâches, à l’échelle nationale
• Veiller à ce que les niveaux de service soient maintenus au sein de l’équipe, quel que soit le quart de travail
• Participer aux séances de formation régulières pour être parfaitement au fait des systèmes
• S’acquitter de toute autre fonction selon les demandes formulées par les responsables d’équipe du Centre DocPro

Principales exigences

• Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente
• Connaissance pratique de la terminologie figurant dans les documents de nature juridique et des procédures en matière de litige, un atout
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office; certification Microsoft Office Specialist (MOS), un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
• Capacité à repérer et à régler les problèmes rencontrés dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
• Solides compétences pour ce qui touche la transcription de dictées
• Excellentes compétences pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps; capacité à établir des priorités et à respecter les échéances moyennant peu de supervision
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite et capacité à interagir avec des membres de tous les échelons du cabinet
• Faculté de s’adapter à de nouvelles technologies
• Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler sous pression
• Disposition à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail

Nous remercions l’ensemble des candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG doit remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

• Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte*. Veuillez noter que les membres de la famille des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles.*

Purpose of the Role

The offices of Borden Ladner Gervais LLP (BLG) are looking for a Specialist for its Document Production (DocPro) Centre. This full-time remote opportunity is available in all regions and the schedule will be determined to support core business hours and needs.

Hours of work are from Monday to Friday from 12h00PM to 8h00PM. Please note that these hours are flexible.

The Specialist, Document Production will be expected to provide Legal Professionals, Business Services and Legal Services Support members with a seamless, professional, accurate and efficient document production service. The Specialist will be familiar with all software packages required to produce the firm’s documents, especially with Microsoft Office products such as Word, PowerPoint and Excel. The Specialist will be required to advise on document layout and reformatting options and will also assist to preserve the firm’s precedent bank to ensure all documents are maintained in the firm’s style and are consistently updated upon instruction from the legal departments. The Document Production Team will take an active interest in the workload and requirements of each department and will provide flexible services to ensure deadlines are consistently met.

Key Responsibilities

The key responsibilities of this role are:

Document Production

• Managing and responding to document production requests effectively using systems to prioritize and complete incoming work
• Producing, formatting and amending correspondence, documents, reports, attachments etc. from a variety of sources, in house style and in line with the firm’s specific systems/procedures
• Producing and amending PowerPoint presentations, organizational charts, mail merges, Excel spreadsheets and graphs
• Checking documents to ensure they are correct, in line with house style and, where applicable, the information to be confirmed has been highlighted to service users
• Liaising with service users in relation to document production
• Keeping service users updated on the progress of their work
• Ensuring documents are produced within the required timeline and to the highest standards
• Working to define service level under the instruction of the Team Leads of the National DocPro team
• Assisting with Helpline Software Support inquiries

Other duties and responsibilities

• Regularly checking workloads within the Centre and assisting/reprioritizing whenever possible to avoid backlogs of work
• Assisting fellow Specialists nationally with workload as required
• Ensuring service levels are maintained in the team throughout full schedule
• Participating in regular scheduled training sessions to maintain optimum systems knowledge
• Performing any other duties as reasonably requested by DocPro Team Leads

Key Competencies

• Minimum 3 years of relevant experience
• Working knowledge of legal documents terms and litigation procedures, an asset
• Advanced knowledge of MS Office products; MOS Certification an asset, but not required
• Fully bilingual (French and English), spoken and written
• Ability to troubleshoot and repair problem documents either on one’s own or with support from IT
• Strong dictation transcription skills
• Excellent organizational and time management skills to effectively prioritize and meet deadlines with minimal supervision
• Strong interpersonal skills with the ability to work well independently and collaboratively within a team environment
• Excellent communication skills (verbal and written) with the ability to interact with individuals at all levels within the organization
• Ability to adapt and learn new technology
• Exceptional attention to detail and proofreading abilities
• Ability to be proactive and take initiative
• Ability to work in a high-pressure environment
• Flexibility to occasionally work hours outside of scheduled shift

We thank all applicants for their interest in this position, however, only applicants selected for an interview will be contacted.

Everyone at BLG is required to carry out the duties of their role while upholding the important principles of our respectful workplace policies, and treating everyone with respect, regardless of position. At BLG, valuing diversity and inclusion is key to a respectful workplace.

• Please note that relatives of current BLG employees and partners are not eligible for consideration.

The expected salary range for this position is $53,339 - $80,009, depending on level of experience, region/location, and other factors.

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.