About the AFN:

The Assembly of First Nations (AFN) is an advocacy organization, taking direction and fulfilling mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development policy, public education and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

Position Overview:

The AFN is currently seeking a highly organized and personable Receptionist to join our team.

The Receptionist takes direction from and reports to the Manager, Operations and Records.The Receptionist is to: answer and refer inbound telephone calls; greet people entering the office; screen visitors; direct individuals to appropriate contacts or services; and provide basic information.

The successful candidate would be responsible for a wide variety of administrative support services to facilitate the efficient operation of the organization and includes secretarial; clerical; data entry; customer services; and other office support functions.

Other responsibilities include: coordinating and communicating office activities; booking boardrooms; administrating AFN correspondence; and scanning correspondence into Laserfiche and/or Dropbox.

Specific Accountabilities:

• As a front-line worker, presents a positive and professional image of the AFN to all visitors, suppliers, inquiries, and other interactions.

• Prepares simple written messages on behalf of various AFN staff members and in response to general enquiries.

• Incorporates hardcopy documentation into Laserfiche and creates subsequent folders for filing and transfers electronic holdings (drives) into Laserfische.

• Creates workflows for the processing of daily correspondence including Dropbox.

• Assists in organizing meetings/events by making boardroom bookings and maintaining boardroom(s) after meetings; and

• Maintains office supply inventories by recording page counts of copiers, postage machine and supply log to create a monthly report for finance sector so that they may assign appropriate costs for each respective sector

Knowledge, Experience, Skills & Abilities

• Post-graduate degree in a related field of study and 3 to 5 years of directly relevant experience, or an equivalent combination of education and experience.

• Experience with First Nations organizations and communities.

• Demonstrated superior verbal and written communication skills.

• Proven successful experience working with federal, provincial, territorial, northern, urban, and international governments and officials.

• Superior interpersonal and negotiation skills, management ability, leadership, teamwork, and judgment.

• Diplomacy, tact, and decision-making ability.

• Strong planning and organizational skills.

**Diversity Statement:**Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act.

Salary Range: AFN offers a competitive salary, attractive benefits, and pension plans.

What can we offer you?

• Paid time off for December holiday break

• 100% employer paid group insurance, including extended health coverage, dental, a health spending account, short-/long-term disability, and life insurance

• Pension plan, with 8% employee contribution matched by employer

• Annual amount towards participation in physical fitness programs

• Annual professional development amount

• Three (3) weeks of paid vacation per year, progressively increasing after years of service

• Three (3) weeks of paid sick leave per year

• Nine (9) days of special leave per year

• Employee Assistance Program (EAP)

• Maternity and parental leave top-up

Accommodation Statement:
The AFN is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Closing Date: November 5th, 2025

À propos de l’APN

L’APN est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.

Aperçu du poste

L’APN cherche actuellement un(e) réceptionniste très organisé(e) et aimable pour travailler au sein de son équipe.

Le ou la réceptionniste reçoit des directives et relève du directeur, Opérations et archives. Le(la) titulaire sera chargé(e) de répondre aux appels téléphoniques entrants et de les transférer, d’accueillir les personnes qui entrent dans les bureaux, de filtrer les visiteurs, d’orienter les personnes vers les personnes ou services appropriés et de fournir des renseignements généraux.

La personne retenue sera chargée d’assurer un vaste éventail de services de soutien administratif pour faciliter le fonctionnement efficace de l’organisation, notamment des tâches de secrétariat, de bureau, de saisie de données et de service à la clientèle, ainsi que d’autres fonctions de soutien.

Ses autres responsabilités comprennent la coordination et la communication des activités du bureau, la réservation des salles de conférence, la gestion de la correspondance de l’APN et la numérisation de celle-ci dans Laserfiche et/ou Dropbox.

Responsabilités particulières

• En tant que travailleur ou travailleuse de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l’APN aux visiteurs, aux fournisseurs, aux demandeurs de renseignements et aux autres interlocuteurs.

• Rédiger des messages simples au nom de divers membres du personnel de l’APN et en réponse à des demandes de renseignements généraux.

• Intégrer les documents papier dans Laserfiche, créer subséquemment des dossiers à des fins de classement et transférer les fichiers électroniques (lecteurs) dans Laserfische.

• Créer des flux de travail pour la gestion de la correspondance quotidienne, y compris Dropbox.

• Aider à l’organisation de réunions ou événements en réservant des salles de conférence et en les entretenant après l’activité.

• Gérer les stocks de fournitures de bureau en consignant le nombre de pages photocopiées et en gérant la machine d’affranchissement postal et le journal des fournitures afin de créer un rapport mensuel pour le secteur des finances, qui pourra ainsi attribuer les coûts appropriés à chaque secteur.

Connaissances, expérience, compétences et aptitudes

• Diplôme d’études supérieures dans un domaine connexe et 3 à 5 années d’expérience directement pertinente, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Au moins 3 années d’expérience dans le domaine de la politique et des politiques des Premières Nations.

• Connaissance et compréhension approfondies des questions stratégiques des communautés des Premières Nations.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

• Expérience réussie et avérée de travail en collaborations avec des gouvernements et des fonctionnaires fédéraux, provinciaux, territoriaux, nordiques, urbains et internationaux.

• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en négociation, capacités de gestion, leadership, esprit d’équipe et jugement.

• Diplomatie, tact et capacité de décider.

• Solides compétences en planification et organisation.

Énoncé relatif à la diversité – La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d’ascendance des Premières Nations, conformément à l’article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Échelle salariale : L’APN offre un salaire compétitif, des avantages sociaux attrayants et des régimes de retraite.

Que pouvons-nous vous offrir?

• Congé payé pour les vacances des Fêtes en décembre

• Assurance collective entièrement prise en charge par l’employeur, comprenant une couverture santé étendue, les soins dentaires, un compte de dépenses de santé, une assurance invalidité de courte et longue durée et une assurance vie

• Régime de retraite, comprenant une contribution de 8 % de l’employé et une contribution équivalente de l’employeur

• Montant annuel pour suivre des programmes de conditionnement physique

• Montant annuel pour le développement professionnel

• Trois (3) semaines de congé payé par an; cette durée augmentera progressivement en fonction des années de service

• Trois (3) semaines de congé maladie payé par an

• Neuf (9) jours de congé spécial par an

• Programme d’aide aux employés (PAE)

• Complément salarial pendant le congé de maternité et le congé parental

Énoncé relatif à l’accommodement
L’APN s’engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer le représentant des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé concernant la présente offre d’emploi.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes présélectionnées en vue d’une entrevue.

L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser les offres d’emploi à tout moment.

Date limite: le 5 novembre 2025