Incidence du poste :

Aider un certain nombre de membres de la direction relativement à des tâches administratives comme traiter des factures, gérer un système de dossiers, taper de la correspondance, préparer et distribuer des documents et des rapports, répondre au téléphone, fixer des rendez-vous et des réunions, s’occuper de préparatifs de voyage et établir la priorité de la charge de travail rapidement et avec précision afin que la direction ait accès aux documents essentiels à l’exercice de leurs fonctions au sein de l’entreprise.

Les résultats que vous produirez :

• Traiter toutes les factures du service en les recevant, en les ouvrant, en les triant et en les distribuant au membre du personnel du service approprié; vérifier que le code approprié est appliqué à toutes les factures et les envoyer au niveau d’approbation approprié;

• Préparer en temps opportun et avec précision toute la documentation écrite, entre autres la correspondance, les rapports, les déclarations et les ententes, en transcrivant les notes dictées ou manuscrites et en utilisant les logiciels appropriés et les formats courants afin que la direction dispose de toute la documentation nécessaire à la réalisation de ses projets.

• Coordonner les réunions selon l’information transmise par le directeur, ce qui implique de communiquer avec les personnes concernées pour fixer l’heure des réunions, de réserver les salles, de préparer le matériel à cet effet et de prévoir l’équipement audiovisuel, les tableaux à feuilles mobiles, les rafraîchissements, etc. pour que les participants possèdent l’information et le matériel nécessaires à la tenue d’une réunion efficace et productive.

• Traiter au quotidien tout le courrier (poste, services de messagerie et télécopieur), ce qui comporte de recevoir, d’ouvrir, de trier et de distribuer le courrier et les télécopies reçus; de confirmer l’adresse et l’affranchissement postal du courrier expédié et de l’acheminer à temps à la salle de courrier et de coordonner au besoin les envois le jour même ou le service de messagerie de 24 h afin d’assurer la distribution à temps et exacte de la correspondance du service.

• Organiser et mettre à jour le système d’archivage du service. Veiller à ce que tous les documents soient classés de manière sûre, précise et opportune, et à ce qu’ils soient faciles à consulter et à récupérer au besoin.

• Gérer les fournitures du service, ce qui nécessite de faire l’inventaire de l’armoire des fournitures chaque mois, d’examiner les demandes de fournitures et de commander les articles nécessaires, afin que le personnel du service dispose de l’équipement et des outils essentiels pour travailler.

• Assurer un service courtois, professionnel et efficace auprès des clients internes et externes et des partenaires d’affaires en répondant aux demandes de renseignements et en réacheminant celles qui dépassent ses compétences, afin de préserver la qualité du service à la clientèle;

• Répondre aux appels, vous occuper des réservations pour des groupes et accueillir les visiteurs de l’entreprise dans les meilleurs délais, avec courtoisie et professionnalisme et leur venir en aide ou rediriger les appels à la personne concernée afin que tous les appels de l’entreprise soient traités avec rapidité, professionnalisme et courtoisie, dans le respect de l’image que souhaite projeter CF.

• Recommander et appliquer aux procédures courantes les améliorations en matière d’efficacité opérationnelle.

• Assumer les autres responsabilités attribuées.

Vos forces :

• Esprit d’équipe et solides compétences interpersonnelles

• Excellentes aptitudes pour la communication à l’oral et à l’écrit

• Souci du détail et de la précision

• Capacité à mener plusieurs tâches de front, à apprendre rapidement et à travailler de façon autonome dans un environnement dynamique

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps

• Esprit d’analyse et bonnes compétences en résolution de problèmes

• Souci de la qualité du service à la clientèle

• Capacité à interagir avec tous les niveaux hiérarchiques avec tact et diplomatie

Ce dont vous avez besoin pour réussir :

• Cinquième secondaire ou l’équivalent

• Certificat/diplôme en administration de bureau, un atout

• Au moins trois à cinq ans d’expérience pertinente

• Expérience dans le domaine de la gestion immobilière, un atout

• Connaissance de l’informatique et maîtrise de Word, d’Excel et de PowerPoint

• Aptitudes solides pour l’organisation et l’établissement des priorités

• Solide capacité de recherche et d’analyse

Pourquoi vous joindre à nous :

Chez Cadillac Fairview, nous transformons les communautés depuis plus de 50 ans. Nous sommes beaucoup plus que nos propriétés. Nous bâtissons des leaders à tous les échelons de l’entreprise. Nous vous offrons la possibilité de relever des défis professionnels intéressants, de faire partie d’une culture exceptionnelle, de collaborer avec les meilleurs de notre secteur d’activité et d’être soutenu dans le cadre de votre croissance et de votre perfectionnement. Nous récompensons les comportements axés sur les valeurs et les résultats supérieurs en offrant un programme de rémunération globale qui comprend des avantages et un régime de retraite sans pareils. Imaginez un endroit où vous pouvez changer les choses!

Chez CF, nos actions quotidiennes et nos importantes décisions d’affaires sont guidées par les valeurs de CF. Bien entendu, atteindre des résultats compte pour nous et nous y parvenons en adoptant des comportements qui cadrent avec les valeurs de CF.

Croyez-vous en nos valeurs?

-Viser plus haut– nous aspirons à dépasser les attentes. -Reconnaître notre expertise– nous nous valorisons mutuellement. -Collaborer efficacement– nous amenons les bonnes personnes à travailler ensemble afin d’obtenir les résultats voulus. -Mener chaque interaction avec empathie– nous tenons compte des besoins d’autrui de façon objective. -Privilégier le changement– nous favorisons le changement, nous nous y adaptons et nous en tirons des apprentissages.

Chez CF, vous vous joindrez à une équipe diversifiée et primée, au sein de laquelle votre talent et votre engagement envers l’excellence seront encouragés, appréciés et respectés.On s’y retrouve… êtes-vous prêt?

CFadhère à des principes d’égalité des chanceset s’est engagée à créer un environnement de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation raisonnables au cours du processus de recrutement, d’évaluation ou de sélection, veuillez en aviser votre personne-ressource de CF ou envoyer un courriel à cfcareers@cadillacfairview.com.