Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Bureau des études de premier cycle, Faculté de génie

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Échelle salariale :

$90,987.00 - $114,932.00A propos de la faculté de génie
La faculté de génie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique éthique et la responsabilité envers la société. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera à donner le meilleur de vous-même tout en vous offrant des possibilités d'évolution et de développement professionnel. Notre travail créé un réel impact dans la vie de nos étudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre société. Nous travaillons au sein d’une communauté dédiée à concevoir des innovations qui contribueront non seulement à l'avancement de la technologie, mais aussi à des solutions qui révolutionneront l'industrie. Venez façonner l'avenir AVEC NOUS !

• Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d’être du poste :

Planifier, organiser, contrôler et évaluer les processus administratifs et scolaires du Bureau des études supérieures en vue d’offrir un service d’accueil, d’information et de gestion des dossiers qui va du recrutement à la diplomation des étudiants diplômés, incluant l'admission, l'évaluation des thèses, l'horaire... Mettre en oeuvre des méthodes de travail afin d’améliorer le travail d’équipe et la qualité des services offerts.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

1. Analyser les implications opérationnelles des changements de procédures administratives, de règlements scolaires et de programmes scolaires sur le BES. Recommander des changements à l’administrateur, afin d’accroître la qualité et l’efficacité des services scolaires.

2. Gérer les processus scolaires, du recrutement à la diplomation, de façon à atteindre et à maintenir les objectifs d’admission, de temps à la diplomation et de rétention de la Faculté tout en visant un bassin d’étudiants de haute qualité. Responsable d'assurer l'intégrité des processus.

3. Gérer le processus opérationnel d'admission. Responsable de générer les offres d’admission et des bourses d'admission (contrat légal entre l’étudiant et l’Université) et s’assurer du contenu de celles-ci afin de respecter les normes de la Faculté et de l'Université.

4. Gérer les processus opérationnels du cheminement scolaire pour la Faculté, tels l’évaluation des thèses de maîtrise et de doctorat, l’horaire (cours et examen), l’inscription, l’évaluation des cours, la diplomation, l’évaluation du rendement scolaire (rapport de progrès)…

5. Responsable d’opérationnaliser les ententes internationales et les échanges internationaux. Superviser le processus d’évaluation des demandes d’étudiants dans le cadre de ces ententes. Agir comme expert en ce qui a trait à l’évaluation des candidatures internationales dans le cadre du processus d’admission.

6. Participer aux processus d’amélioration des systèmes informatiques scolaires et au développement des outils de travail (tels CRM, Curriculum Manager, Portail, Web Xtender, uoCampus), afin d’assurer l’efficience des opérations. Autoriser les accès des systèmes informatiques au personnel de la Faculté. Agir comme point de contact pour les rapports de problèmes reliés à ces systèmes.

7. Participer à la dotation et responsable de la formation, de la supervision et de l’établissement des objectifs de rendement pour le personnel du Bureau des études supérieures, ainsi que l’évaluation des employés selon les normes et règlements de l’Université. Responsable de veiller au bon fonctionnement des processus scolaires. Informer l’administratrice des enjeux ou des cas problématiques.

Ce que vous apportez:

• Connaissance des principes de gestion normalement acquise par des études universitaire ou une expérience équivalente.
• ➢ Connaissances des programmes d’études supérieures et des règlements facultaires et universitaires.
• ➢ Expérience en gestion d’opérations scolaires (inscriptions, admissions, bourses, etc.).
• ➢ Expérience dans l’analyse de dossiers scolaires, dans l’interprétation et l’application des règlements et de méthodes ainsi que dans l'élaboration et la mise en vigueur de règles et procédures administratives.
• ➢ Expérience en gestion des ressources humaines.
• ➢ Expérience en gestion de projets.
• ➢ Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés de l’Université (uoCampus, Xtender,
• Calculateur, Talisma) et des logiciels (Windows, traitement de textes, chiffrier électronique, base de données).
• ➢ Expérience du service à la clientèle dans un contexte de relation d’aide scolaire.
• ➢ Aptitude en communication et en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes.
• ➢ Fortes aptitudes organisationnelles, à travailler sous pression, en équipe et à rencontrer des échéanciers stricts.
• ➢ Rédaction administrative complexe dans les deux langues officielles. Bilinguisme oral et écrit.

#LI-Hybrid

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.