Poste temporaire à temps plein

Mandat d’environ 17 mois

Letko, Brosseau & Associés compte parmi les principaux gestionnaires de placements mondiaux indépendants du Canada. Fondée en 1987, la société offre une gamme diversifiée de solutions de placement à une clientèle canadienne et internationale. Nous croyons que notre vision des affaires jumelée à une approche de recherche fondamentale, une culture reposant sur des bases éthiques solides et un engagement fiduciaire prioritaire envers nos clients expliquent notre croissance et notre réussite à long terme. Par des interventions actives et soutenues auprès des sociétés dans lesquelles nous investissons, nous tâchons de contribuer à des changements positifs tout en procurant un rendement élevé à nos clients.

À titre de premier contact avec nos clients et visiteurs, la réceptionniste a pour responsabilités de maintenir une image professionnelle et positive de la firme et d’offrir un service agréable.

Responsabilités :

• Accueillir avec courtoisie les visiteurs, prêter attention à leurs besoins et informer les personnes concernées ;

• Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques;

• Recueillir les messages dans la boîte vocale, répondre aux demandes et communiquer des renseignements d’usage ;

• Gérer la disponibilité des salles de réunions et faire les réservations de celles-ci ;

• Recevoir, trier et distribuer le courrier et les livraisons quotidiennes;

• Coordonner les envois avec les services de messagerie (colis, lettres recommandées, etc.);

• Gérer la boîte de courrier électronique de la réception ;

• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau;

• Agir à titre de point de contact avec l’édifice, pour toutes demandes relatives aux espaces de bureau (réparation, éclairage, chauffage, etc.) ;

• Responsable des cartes d’accès (nouveaux employés, départs, problèmes d’accès et visiteurs); et

• Assurer la gestion de la petite caisse.

• Archivage, Publipostage, Timbrage;

• Livraison et collecte de documents chez/pour nos partenaires d’affaires;

• Traitement et dépôt de chèques;

• Soutien général aux divers départements;

• Entretien des espaces communs; Autres tâches connexes.

Les exigences et compétences requises :

• Diplôme en secrétariat, bureautique, ou domaine connexe, un atout;

• De trois (3) à cinq (5) ans d’expérience professionnelle en tant que réceptionniste/adj. administrative et/ou autre rôle similaire ;

• Présentation professionnelle, discrétion et diplomatie ;

• Excellente capacité à travailler avec une clientèle de haut niveau;

• Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative ;

• Fortes aptitudes relationnelles et communicationnelles.

• Autonomie, ponctualité, débrouillardise et sens de l’initiative ;

• Honnête et intègre;

• Bonne gestion du temps et des priorités ;

• Capacité à travailler en équipe ;

• Bonne maîtrise de la suite Office; Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La personne sera en contact avec nos clients canadiens et internationaux au téléphone et sur place ainsi qu’avec des fournisseurs ou intermédiaires situés à l'extérieur du Québec. Enfin, elle sera aussi en contact avec les employés localisés dans les différents bureaux canadiens (Montréal, Toronto et Calgary).

Salaire et avantages sociaux :

• Salaire de base, plus programme de boni annuel ;
• Accès dès le premier jour à une couverture d’assurances médicale, dentaire et vie, ainsi que d’assurance invalidité de longue durée
• Contribution de l’employeur à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)
• Rabais corporatif applicable à un abonnement dans un centre de conditionnement physique
• Travail du bureau à 100%; Nos bureaux sont situés au centre-ville de Montréal, facilement accessibles en transports en commun.

Notre mission est de créer un environnement favorable et inclusif où chacun peut réaliser son plein potentiel.

Nous remercions tous les candidats qui auront postulé, mais ne communiquerons qu’avec ceux retenus pour une entrevue.

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Full-time Temporary Position
Approximately 17-month mandate

Letko, Brosseau & Associates is one of Canada’s leading independent global investment managers. Founded in 1987, the firm offers a diverse set of investment solutions to a domestic and international customer base. We believe our business-minded, fundamental research approach, strong ethical culture and client-first fiduciary commitment have been key to our long-term growth and success. Through ongoing, active engagement with the companies we invest in, we seek to contribute to positive change, while earning superior returns for our clients.

As the first point of contact for our clients and visitors, the receptionist is responsible for maintaining a professional and positive image of the firm and providing courteous service.

Main responsibilities:

• Greet visitors courteously, attend to their needs, and inform the appropriate staff;

• Receive, screen, and forward phone calls;

• Retrieve voicemail messages, respond to inquiries, and provide general information;

• Manage the availability and booking of meeting rooms;

• Receive, sort, and distribute daily mail and deliveries;

• Coordinate shipments with courier services (parcels, registered letters, etc.);

• Manage the reception email inbox;

• Monitor office supply inventory;

• Act as the primary contact with building management for office-related requests (repairs, lighting, heating, etc.);

• Manage access cards (new employees, departures, access issues, and visitors);

• Manage the petty cash account;

• Filing, mail merges, stamping;

• Delivery and collection of documents to/from business partners;

• Processing and depositing checks;

• Provide general support to various departments;

• Maintain common areas; Perform other related tasks.

Required profile:

• Diploma in secretarial studies, office administration, or a related field, an asset;

• Three (3) to five (5) years of professional experience as a receptionist, administrative assistant, or in a similar role;

• Professional appearance, discretion, and diplomacy;

• Strong ability to work with high-level clientele;

• Self-motivated, resourceful, and proactive;

• Strong interpersonal and communication skills;

• Punctual, honest, and trustworthy;

• Excellent time management and organizational skills;

• Ability to work effectively as part of a team;

• Proficiency in Microsoft Office Suite; Excellent command of both French and English, spoken and written. This position involves contact with our Canadian and international clients both by phone and in person, as well as with suppliers or intermediaries located outside Quebec. The role also requires communication with employees located in our Canadian offices (Montreal, Toronto, and Calgary).

Salary and benefits:

• Base salary plus annual bonus program;

• Access from day one to medical, dental, life, and long-term disability insurance coverage;

• Employer contribution to a Deferred Profit Sharing Plan (DPSP);

• Corporate discount on gym membership;

• 100% in-office position; Our offices are located in downtown Montreal, easily accessible by public transit.

Our mission is to foster an inclusive and supportive environment where everyone can reach their full potential.

We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.