Overview

Affichage 25-48 (Poste régulier à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un adjoint.e administratif.ve – Juridique et Approvisionnement pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant à la directrice des services juridiques, le/la titulaire du poste joue un rôle clé en soutenant le département juridique et d’approvisionnement en fournissant une assistance administrative et opérationnelle complète. Ce poste combine des tâches administratives générales avec des responsabilités spécifiques à l’approvisionnement, assurant des processus efficaces, la conformité réglementaire et une communication fluide avec les partenaires internes et externes. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles

Nature des tâches

Soutien administratif (Juridique et Approvisionnement) :

• Coordonner les réunions du département, y compris la préparation des ordres du jour et les suivis.
• Aider à la préparation, au suivi et à la production de rapports budgétaires du département.
• Maintenir des systèmes de classement numérique organisés pour les documents d’approvisionnement, les contrats et les rapports.
• Traduire et résumer les documents liés au juridique et à l’approvisionnement (anglais et français).
• Préparer des rapports internes, des présentations et des résumés statistiques.
• Fournir un soutien administratif général : classement, numérisation, gestion de calendrier et suivi de la correspondance.
• Compiler des données et générer des rapports internes au besoin.
• Surveiller et gérer les budgets de manière ponctuelle, mensuelle et annuelle.
• Soutenir des projets spéciaux et accomplir d’autres tâches selon les besoins.

Opérations d’approvisionnement :

• Émettre des bons de commande et autres documents liés à l’approvisionnement ; gérer les circuits de signature.
• Préparer des rapports conformes aux règlements gouvernementaux (ex. : reddition de comptes).
• Coordonner les demandes de courtier en douane et gérer la documentation de dédouanement.
• Maintenir des dossiers d’approvisionnement précis et soutenir les processus d’audit et de conformité.
• Coordonner les approbations pour les achats aux États-Unis et en ligne.
• Gérer les activités d’achats groupés et assurer la liaison avec les groupes d’achat.
• Gérer les exigences de rapports gouvernemental liés à l’approvisionnement.

Tâches financières et transactionnelles :

• Traiter les factures et les approbations pour les comptes fournisseurs.
• Suivre et rapprocher les dépenses liées à l’approvisionnement.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

• Diplôme universitaire de premier cycle;
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans l’approvisionnement du secteur public;
• Bilinguisme en anglais et en français (oral et écrit);
• Maîtrise de Microsoft Office 365 ; expérience avec les logiciels SEAO et LAC;
• Solides compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome;
• Grande attention aux détails, précision et sens des responsabilités;
• Esprit d’équipe et collaboration;
• Fait preuve de confidentialité, d’intégrité, de professionnalisme et de tact en tout temps;
• Expérience en budgétisation et en suivi financier.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

• un programme d’assurance collective qui comprend : l’assurance médicament et soins médicaux , les soins de la vue et l’assistance-voyage;
• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;
• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile;
• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;
• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;
• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être:
• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Classification: Classe 12 28.87$ à 37.70$ de l’heure ( poste non syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidate.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca. Le poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

____________________________________________________________________________________

POSTING 25-48 (Regular full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant –Legal & Procurement for a regular full-time position. Reporting to General Counsel the incumbent plays a key role in supporting the Legal & Procurement Department by providing comprehensive administrative and operational assistance. This position combines general administrative duties with procurement-specific responsibilities, ensuring efficient processes, regulatory compliance, and effective communication with both internal and external stakeholders. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of duties and responsibilities

Administrative Support (Legal & Procurement):

• Coordinate departmental meetings, including agenda preparation and follow-ups.
• Assist in preparing, tracking, and reporting departmental budgets.
• Maintain organized digital filing systems for procurement documents, contracts, and reports.
• Translate and summarize legal and procurement-related documents (English and French).
• Prepare internal reports, presentations, and statistical summaries.
• Provide general administrative support: filing, scanning, calendar management, and correspondence follow-ups.
• Compile data and generate internal reports as needed.
• Monitor and manage budgets on an ad hoc, monthly, and annual basis.
• Support special projects and perform other duties as assigned.

Procurement Operations**:**

• Issue purchase orders and other procurement-related documents; manage signature workflows.
• Prepare reports in compliance with government regulations (e.g., reddition de comptes).
• Coordinate customs broker requests and manage customs clearance documentation.
• Maintain accurate procurement records and support audit and compliance processes.
• Coordinate approvals for U.S. and online purchases.
• Manage group purchasing activities and liaise with buying groups.
• Handle external procurement reporting requirements to the government.

Financial and Transactional Tasks**:**

• Process invoices and approvals for accounts payable.
• Track and reconcile procurement-related expenditures.
• Perform additional related tasks as required.

Qualifications and Requirements

• Bachelor’s degree;
• Minimum of 5 years of relevant experience in public sector procurement;
• Bilingual in English and French (oral and written);
• Proficient in Microsoft Office 365; experience with SEAO and LAC software;
• Strong organizational skills and ability to work independently;
• High attention to detail, accuracy, and accountability;
• Collaborative team player;
• Maintains confidentiality, integrity, professionalism, and tact at all times;
• Experience in budgeting and financial tracking.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer – Employees benefit from:

• Medical, vision, health and travel insurance;
• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;
• flexible scheduling and work from home possibility;
• employee discounts to our sports center and Golf course;
• defined benefit and/or simplified pension plan;
• Employee Family Assistance Plan (EFAP);
• Sustainable development and Wellness initiatives;
• Access to ongoing cultural and educational events.

Classification: Class 12 $28.87 to $37.70 per hour ( non-unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca. This position will remain open until filled.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca