Finance Assistant

Finance

Temporary assignment 12 months

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members, and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Controller, Finance, the Finance Assistant will be responsible to:

• Communicate directly with Fellows and candidates to obtain payment information and respond to account inquiries.
• Update customer accounts in Microsoft CRM platform
• Process, prepare and balance cheques, and credit card deposits.
• Review and enter invoices, travel claims and reimbursements, ensuring compliance with policies, proper approvals and GL coding.
• Respond to volunteer inquiries on travel claims and payment status; research and resolve discrepancies and disputes.
• Provide administrative support including mail sorting and updating finance forms.
• Perform other duties as assigned by the Controller.

Does this sound like you?

• Level of education, training and experience equivalent to a college diploma/certificate in Finance, Accounting and/or Mathematics. A minimum of 1-2 years of related experience.
• Excellent interpersonal and communication skills for daily interaction with internal teams and external stakeholders.
• Strong attention to detail, judgement, and high level of accuracy.
• Proficient in Outlook, PowerPoint, database applications, word processing, and spreadsheet functions.
• Excellent time management skills and proven organizational skills to coordinate activities, prioritize work, and manage day-to-day tasks.

How to get noticed?

Please forward your résumé, covering letter and salary expectations by January 4, 2026, to careers@royalcollege.ca To ensure the hiring committee reviews your application, quote posting JD208-0986, last name, first name in the email subject line.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Band 3 - Hourly rate ranges from $23.08 to $28.87

Adjointe ou adjoint aux finances

Services financiers

Affectation temporaire de 12 mois

Brève description

Vous avez des connaissances et de l’expérience en matière de comptes créditeurs, de comptes débiteurs et de tâches administratives? Nous sommes à la recherche d’une personne professionnelle ayant une approche coopérative, qui se démarque par ses excellentes aptitudes en communication, son grand souci du détail et son sens de l’initiative. Dans le cadre de ce rôle, vous collaborerez avec les Associées et Associés, ainsi qu’avec les candidates et candidats aux examens pour leur offrir un soutien relatif au paiement des cotisations annuelles, répondre à leurs questions sur les frais, et vérifier l’exactitude des dépenses soumises.

Date limite : 4 janvier 2026

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patients, les patientes, les médecins en formation et toute la communauté des soins de santé pour être un chef de file de la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

Relevant de la contrôleuse, Services financiers, la personne retenue sera chargée des tâches suivantes :

• Assurer le traitement, la préparation et l’équilibre des dépôts de chèques et de cartes de crédit.
• Communiquer directement avec les Associées et Associés, ainsi qu’avec les candidates et candidats, pour obtenir des renseignements sur les paiements, et répondre aux demandes relatives aux comptes.
• Mettre à jour les comptes clients dans la plateforme de gestion de la relation client (GRC) d’Adobe.
• Vérifier et consigner les factures, les demandes et les remboursements de frais de déplacement, en s’assurant du respect des politiques et des codes du grand livre, de même que de l’obtention des approbations requises.
• Consigner les demandes de remboursement de frais de déplacement dans le système de comptabilité Business Central, et traiter les décaissements hebdomadaires.
• Répondre aux questions des membres-conseils relatives aux demandes de remboursement de frais de déplacement et au statut des paiements; rechercher et résoudre les écarts et les différends.
• Fournir un soutien administratif, notamment pour le tri du courrier et la mise à jour des formulaires financiers.

Offrir du soutien au personnel des comptes créditeurs et aux administratrices et administrateurs des Services financiers au besoin, et s’acquitter d’autres tâches confiées par la contrôleuse.

Ce profil vous correspond?

• Niveau de scolarité, de formation et d’expérience équivalent à un diplôme d’études collégiales ou un certificat en finances, en comptabilité et/ou en mathématiques. D’une à deux années d’expérience en lien avec le poste.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle avec le personnel interne et les partenaires externes au quotidien.
• Grande minutie, jugement sûr et souci de l’exactitude.
• Connaissance approfondie des logiciels Outlook et PowerPoint, des bases de données, du traitement de texte et des fonctions des tableurs.
• Excellentes compétences en gestion du temps et sens de l’organisation reconnu pour la coordination des activités, l’établissement des priorités du travail et la gestion des tâches quotidiennes.

Pour postuler

Veuillez envoyer votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 4 janvier 2026 à careers@collegeroyal.ca. Pour vous assurer que le comité de recrutement examine votre demande, veuillez inscrire le numéro de référence du poste, JD208-0986, ainsi que vos nom et prénom à la ligne de l’objet du courriel.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Échelon 3 – Taux horaire 23,08 $ à 28,87 $