Job Description SOMMAIRE Un coordonnateur des pièces est la personne qui traite les tâches liées aux stocks dans un entrepôt d’une organisation. Son rôle consiste notamment à tenir à jour les niveaux des stocks, à produire des rapports mensuels sur les stocks, à consigner et à étiqueter les articles en stock à utiliser à l’avenir et à tenir des dossiers exacts.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES Contrôle de l’inventaire

• Préparation quotidienne des pièces requises pour le ramassage quotidien/matinal des techniciens pour les bons de travail attribués et/ou le réapprovisionnement des camions.
• Faire le suivi et gérer l’inventaire des stocks dans les camions des techniciens et remplir les pièces de façon proactive en fonction des rapports minimaux et maximaux prédéterminés.
• Transférer les pièces de l’entrepôt aux camions dans le système de gestion des stocks.
• Surveiller régulièrement le niveau des stocks et signaler les exceptions au besoin.
• Communiquer avec le gestionnaire national des pièces, le gestionnaire des opérations, le gestionnaire administratif et les techniciens à propos de tous les problèmes d’inventaire, y compris, mais sans s’y limiter : le rapport d’inventaire, les exigences relatives aux pièces non stockées et les problèmes liés aux pièces de retour.
• Superviser l’audit annuel des stocks pour l’entrepôt régional concerné et tous les camions en collaboration avec l’équipe NPM et administration.
• Gérer les retours de pièces sous garantie/délégation de pouvoir pour s’assurer que la procédure de crédit est mise en œuvre. Traiter les retours de pièces des techniciens. Vérifier et traiter les retours de pièces/centres de garantie. Mettre à jour les feuilles de suivi pour les pièces sous garantie.
• Coordonner les retours de garantie avec le gestionnaire national des pièces pour s’assurer que les crédits/remboursements sont suivis et reçus.
• Emballer, expédier et faire le suivi des pièces de retour sous garantie au fournisseur de garantie et à l’équipe d’administration du soutien pour s’assurer que les crédits/remboursements sont reçus.
• Coordonner la démolition du distributeur appartenant au client avec la répartition et la gestion. Recueillir toutes les pièces utilisées et les transférer au système d’inventaire en vue d’un redéploiement futur.

Approvisionnement

• Créer et passer un bon de commande à des fournisseurs pour toutes les pièces de travail standard ou non.
• Négocier le prix d’achat des pièces au besoin pour obtenir le meilleur prix de la part des fournisseurs.
• Soutenir le gestionnaire national des pièces, sauf pour les commandes de stocks.
• Gestion des fournisseurs, notamment, mais sans s’y limiter; approvisionnement de nouveaux fournisseurs et établissement de relations pour élargir la base de fournisseurs; maintien d’une relation d’affaires efficace avec les fournisseurs actuels pour réduire les délais de commande.
• Surveiller les commandes de pièces et fournir des directives aux fournisseurs pour respecter les obligations en matière de niveau de service des bons de travail. Mettre à jour de façon proactive la gestion des exceptions.

Gestion de l’entrepôt

• Collaborer avec le service SSE de l’entreprise pour s’assurer que tout le monde s’est conformé aux exigences de sécurité. Gérer l’équipement de sécurité, y compris les essais ponctuels mensuels des moniteurs de gaz.
• Inspecter régulièrement l’équipement de sécurité pour s’assurer qu’il est sécuritaire et approprié pour les opérations. S’assurer qu’il est conservé dans les casiers/bacs désignés. Y compris les trébuchements, treuils, harnais, appareils de levage, ventilateurs, détecteurs de gaz, combinaisons de CRM.
• Organiser les étagères de l’entrepôt ainsi que l’équipement et les outils pour maintenir une zone de travail propre et ordonnée. Étiquetage et étiquetage des stocks sélectionnés.
• Entretien général de l’atelier. Garder l’entrepôt propre avec les pièces, outils et équipements dans les espaces désignés, les planchers propres, clairs et bien rangés pour éliminer les dangers de trébuchement, les déchets et le recyclage retirés chaque jour et les composants électroniques séparés pour le recyclage/élimination.
• Effectuer régulièrement des audits de sécurité aléatoires sur les véhicules des techniciens.
• Surveiller et gérer l’élimination des déchets d’huile, des tampons absorbants, de la ferraille, etc.

Envoi et réception

• Recevoir les nouveaux envois de pièces. Confirmer la réception de toutes les pièces reçues. Confirmer l’état/l’absence de dommages. Confirmer que le montant facturé correspond au bon de commande.
• Gérer le transfert numérique des pièces à l’entrepôt, au camion ou au bureau, le cas échéant. Déplacer les pièces vers l’emplacement d’entreposage désigné dans l’entrepôt ou le bac du technicien aux fins de chargement dans le camion.
• Gérer les expéditions de pièces vers d’autres ateliers régionaux et sur les sites des clients.
• Au besoin, transporter les pièces/outils/équipement aux techniciens sur place.

Comptes recevables

• Gérer la réception des factures des fournisseurs pour les pièces détachées au besoin pour dépasser les IRC du calendrier de facturation. Examiner et approuver les factures des fournisseurs et les envoyer aux comptes fournisseurs aux fins de traitement.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Études postsecondaires pertinentes
• Gestion de la chaîne logistique. (Plus de deux ans d’expérience pratique dans la chaîne logistique ou les pratiques d’inventaire)
• Gestion d’entrepôts. (Plus de deux ans d’expérience de l’exploitation d’entrepôts)
• Connaissances de l’industrie des combustibles. (Plus de deux ans d’expérience du service à la clientèle ou des opérations de première ligne dans le secteur des services relatifs aux combustibles)
• Expérience du bureau (compétences avancées en utilisation de logiciels de gestion)
• Gestion du temps. (Capacité à établir des priorités, à planifier et à planifier des tâches urgentes dans un environnement à rythme rapide)

Licences et/ou accréditations professionnels Non requis.

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