VOTRE MISSION

Axelys a pour mission de valoriser la recherche publique en assurant le transfert des innovations issues des laboratoires collégiaux et universitaires vers des applications concrètes, notamment par le biais de programmes de financement structurants.

Dans ce contexte, la personne titulaire du poste de coordination administrative, programmes de financement assure un rôle central de coordination et de soutien opérationnel. Elle veille à la rigueur administrative, à la fluidité des processus et à la qualité du suivi des projets financés, tout en soutenant les équipes dans la mise en œuvre des initiatives de valorisation.

Au-delà de la coordination, elle contribue activement à l’amélioration continue des outils et des pratiques, en apportant un regard critique et en formulant des recommandations concrètes visant à renforcer l’efficacité et l’impact des programmes de financement.

Ce poste peut être comblé à Montréal ou à Québec.

VOS RESPONSABILITÉS

Coordination administrative et opérationnelle : Assurer un rôle central de coordination administrative et opérationnelle des programmes ; Veiller à la circulation efficace de l’information et la fluidité des opérations ; Soutenir la planification et la tenue des comités d’évaluations et d’investissements.

Gestion des dossiers et conformité : Veiller à la complétude et contribuer à la conformité et la cohérence des dossiers en fonction des programmes ciblés ; Assurer le respect des échéanciers pour la reddition de comptes ; Contribuer à l’archivage de la documentation officielle et des courriels.

Données, suivi et reddition : Compiler, valider et consolider les données administratives pour les rapports internes et gouvernementaux ; Produire et maintenir à jour les bases de données et les tableaux de bord de suivi (projets, statuts, indicateurs) ; Assurer le suivi de la facturation liée aux programmes de financement.

Amélioration continue des outils : Participer à la création et à la mise à jour d’outils, gabarits et formulaires ; Identifier de manière proactive des pistes d’optimisation visant à améliorer l’efficacité opérationnelle.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience Diplôme d’études universitaire ; Minimum 5 années d’expérience en coordination administrative ; Expérience en structuration et amélioration des processus opérationnels ; Expérience en milieu scientifique (atout).

Compétences et connaissances Rigueur et sens du détail (gestion et conformité des données) ; Capacité à prendre en charge les dossiers avec autonomie ; Aptitude à s’organiser et gérer les priorités dans un contexte multidossiers et un environnement dynamique ; Excellentes habiletés de coordination et de suivi ; Aisance avec les outils (Excel avancé, bases de données, tableaux croisés dynamiques, suivi budgétaire, consolidation de données multisources…) ; Aisance à communiquer avec une équipe multidisciplinaire interne et à l’externe ; Connaissance des programmes de financement gouvernementaux (un atout). Bonne maitrise du français (oral et écrit).

Aptitudes Attitude positive et collaborative, orientée vers l’amélioration continue ; Capacité d’analyse permettant de formuler des recommandations concrètes et à valeur ajoutée ; Fort intérêt pour l’innovation.

Axelys offre une rémunération concurrentielle, un régime d’assurance collective et un régime d’épargne-retraite.

Axelys souscrit à l’équité en matière d’emploi.