Description du poste

Métier

ASSISTANAT - Assistant

Intitulé du poste

Coordonnateur.trice administratif F/H

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Description de la mission

Administratif Et Finance

• Gestion de la flotte automobile comprenant : les assurances, l’organisation entre les collaborateurs, les leasings, le suivi des cartes essences, l’entretien des véhicules, les sinistres.
• Réservations des véhicules, hôtels, trains, avions, restaurants, traiteurs, salles de réceptions/événements.
• Rédaction de Requisition Order, Purchase Order et suivi des livraisons, ainsi que le maintien des tableaux recensant tous les documents d'achat.
• Rédaction de procédures internes et externes.
• Gestion de l’Informatique : Inventaire des ordinateurs, inventaire des téléphones, commande de matériel, interactions avec les fournisseurs, mastérisation des ordinateurs
• Préparation des comptes utilisateurs pour les nouveaux arrivants et de la clôture des comptes pour les départs
• Réinitialisation des téléphones, changement SIM, ajustements avec l’opérateur
• Gestion des systèmes d’accès et d’alarmes de l’agence : paramétrage cartes pour les collaborateurs, actualisation des changements, échange avec le locateur pour paramétrer les puces électroniques, création de codes d’alarmes.

Ressources Humaines

• Préparation à l’onboarding des nouveaux collaborateurs avec : gestion du fonctionnement informatique, préparation téléphone, préparation des goodies.
• Préparation à l’offboarding des collaborateurs qui s’en vont : réquisition des appareils IT, mastérisation, réinitialisations, actualisation des tableaux sur le Sharepoint et SIRH.
• Organisation et coordination d’événements saisonniers avec le service RH tels que repas, sorties, soirée de Noël, formations…

Communication

• Rédaction de communications internes pour les collaborateurs : événements, nouvelles procédures, démarches à entreprendre, nouveaux arrivants, départs, deadlines.
• Création de contenu imagés/design pour les plateformes SIRH, LinkedIn et le site internet Janin Atlas.
• Rédaction de la Newsletter comprenant une dizaine de sujets et une dizaine de collaborateurs à interviewer/sonder pour obtenir les informations et effectuer en binôme toute la mise en page et la rédaction chaque deux mois
• Gestion des pages LinkedIn.

Réception

• Accueil des visiteurs et des employés.
• Gestion du courrier et des colis, entrant et sortant.
• Gestion de l’inventaire de l’entrepôt.
• Dépôt de chèque en banque.

Profil

• Vous maitrisez le pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Bilingue FR/ENG ;
• Team-player, vous êtes aussi capable d’avancer sur vos dossiers en toute autonomie ;
• Vous faites preuve d’organisation et de rigueur.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération annuelle brute à partir de 55 000 $ CAD selon l’expérience et le profil;
• 4 semaines de congés payés par an et une 5ème semaine à partir de 3 ans d'ancienneté ;
• Bonus annuel et intéressement ;
• 3 jours payés pour maladie/urgence ;
• Assurance Santé incluant la télémédecine ainsi qu’un Programme d’Aide aux Employés ;
• Régime de retraite avec une contribution de 50 % prise en charge par l’entreprise
• Un accord de télétravail qui favorise votre équilibre (1 jour par semaine)
• La possibilité de devenir actionnaire VINCI grâce à un plan d'épargne
• Entreprise (conditions avantageuses, actions gratuites) ;
• Compte bien-être (financement annuel pour des activités de votre choix)
• Prise en charge partielle de l'abonnement de transport en commun ;
• Opportunités de développement de carrière et de mobilité internationale au sein du Groupe VINCI
• Environnement de travail inclusif et multiculturel.

Localisation du poste

Localisation du poste

Amérique du Nord, Canada, Québec, Montréal

OUI = j'exclus l'adresse NON = je n'exclus pas l'adresse

Non

Adresse & Ville

3500 de maisonneuve