Chez Trane TechnologiesMC et à travers nos entreprises, y compris Trane® et Thermo King®, nous créons des solutions climatiques innovantes pour les bâtiments, les maisons et le transport qui défient ce qui est possible pour un monde durable. Nous sommes une équipe qui regarde les défis du monde et y voit de nouvelles possibilités. Nous croyons en un avenir meilleur lorsque nous élevons les autres et permettons à nos employés de s'épanouir au travail et à la maison. Nous avançons avec audace.

Le rôle de gestionnaire de bureau et d'adjoint exécutif est un poste hybride qui offre un soutien à l'équipe de direction de BrainBox AI tout en assurant le bon fonctionnement de notre bureau. Relevant du vice-président du marketing et des relations publiques, ce poste est essentiel pour relier les activités de leadership, la culture d'entreprise et les opérations quotidiennes.

Ce que nous vous offrons : Faites partie de notre mission! Un avenir durable exige une avancée numérique continue. Notre équipe de solutions numériques mène le développement de technologies climatiques de nouvelle génération axées sur la réduction de la consommation d'énergie et des émissions du côté de la demande. À travers nos marques, y compris BrainBox AI, Nuvolo, Thermo King, Trane et plus encore, nos équipes combinent une expertise technique approfondie avec des analyses avancées pour créer des solutions basées sur les données qui apportent une réelle valeur aux clients, aux communautés et à la planète. Nous investissons dans les possibilités de demain - et dans nos employés - en offrant un apprentissage continu, du mentorat et des opportunités de travailler avec des technologies de pointe. Que vous fassiez avancer l'IA dans le HVAC ou que vous conduisiez des analyses pour une plus grande efficacité, vos idées aideront à concevoir des solutions pour des communautés plus fortes et un monde durable.

S'épanouir Au Travail Et à La Maison

• Les avantages commencent dès le PREMIER JOUR pour vous et votre famille, y compris les soins de santé étendus (EHC) qui incluent la couverture de la fertilité, un compte de dépenses de soins de santé (HCSA) financé par l'entreprise et des programmes de bien-être global – NOUS OSONS PRENDRE SOIN !
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec une contribution de base de 2 % de l'entreprise et jusqu'à 3 % de contrepartie de l'entreprise sur vos contributions = jusqu'à 5 % de contribution de l'entreprise.
• Congés payés, y compris une journée de congé pour du bénévolat afin de soutenir vos efforts de bénévolat dans votre communauté.
• Opportunités de développement professionnel et de formation par le biais des programmes de l'entreprise ainsi qu'une aide aux frais de scolarité.
• En savoir plus sur nos avantages ici !

Lieu de travail : Sur place (4 jours)

• Du lundi au jeudi, travaillez sur place avec vos collègues. Le vendredi, choisissez votre lieu de travail, en équilibrant les exigences de votre travail
• Priorisez l'engagement avec les clients. Lorsque vous n'interagissez pas directement avec les clients, collaborez avec vos collègues dans votre bureau

Ce Que Vous Ferez

• Fournir une assistance exécutive directe, y compris la coordination des voyages, la gestion des dépenses et la préparation de documents exécutifs.
• Soutenir l'équipe de direction exécutive dans la planification, la coordination et le suivi des initiatives stratégiques.
• Aider à la création de présentations, de rapports et de communications.
• Soutenir les initiatives de communication interne.
• Coordonner les assemblées générales de l'entreprise, de la conception de l'ordre du jour à la logistique, en veillant à l'alignement avec les messages exécutifs.
• Soutenir les projets stratégiques directement assignés par l'équipe de direction exécutive, en suivant les échéances et les livrables.
• Organiser les visites du showroom et du laboratoire d'IA pour Trane Technologies, les clients, les investisseurs et les cadres supérieurs.
• Superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris les fournitures, la restauration et la coordination des fournisseurs.
• Coordonner toutes les demandes et avis de gestion de bâtiment via le portail des locataires.
• Veiller à ce que l'environnement de bureau reflète le professionnalisme et l'innovation de BrainBox AI.
• Coordonner les ensembles de bienvenue et de départ pour les employés, en collaboration avec les ressources humaines et le marketing.
• Soutenir les initiatives de culture d'entreprise et l'engagement interne en collaboration avec les ressources humaines et le comité social.
• Assurer une expérience cohérente et de haute qualité pour les visiteurs, y compris les cadres de Trane Technologies, les investisseurs et les partenaires stratégiques.
• Représenter l'équipe de direction exécutive et BrainBox AI avec professionnalisme dans toutes les communications et interactions.

Ce Que Vous Apporterez

• Plus de 7 ans d'expérience en tant qu'adjoint exécutif ou gestionnaire de bureau soutenant des cadres supérieurs.
• Solides compétences en gestion de projet et en organisation, avec la capacité de prioriser sous pression.
• Compétences exceptionnelles en communication (écrite et orale) en anglais et en français.
• Grande maîtrise de Microsoft Office 365, Teams, Concur et autres outils de productivité.
• Capacité avérée à préparer et diffuser des communications internes.
• Discrétion, intégrité et professionnalisme dans la gestion de questions sensibles.

Impact Du Rôle

• Ce poste permet à l'équipe de direction exécutive de se concentrer sur la stratégie, la croissance et l'innovation en :
• Allégeant les charges administratives, opérationnelles et de coordination.
• Garantissant une exécution impeccable des communications, des réunions et des événements.
• Renforçant la culture de l'entreprise et l'engagement des employés.
• Représentant le leadership de BrainBox AI avec professionnalisme auprès des parties prenantes internes et externes.

Égalité Des Chances En Matière D'emploi Nous offrons une rémunération compétitive ainsi que des avantages et des programmes complets. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances; tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, la grossesse, l'âge, l'état matrimonial, le handicap, le statut de vétéran protégé ou tout autre statut légalement protégé.

At Trane TechnologiesTM and through our businesses including Trane® and Thermo King®, we create innovative climate solutions for buildings, homes, and transportation that challenge what’s possible for a sustainable world. We're a team that dares to look at the world's challenges and see impactful possibilities. We believe in a better future when we uplift others and enable our people to thrive at work and at home. We boldly go.

The Office Manager & Executive Assistant is a hybrid role that provides support to BrainBox AI’s Executive Leadership Team while ensuring the smooth operations of our office Reporting to the Vice-President of Marketing & Public Relations, the position is pivotal in bridging leadership activities, company culture, and day-to-day operations.

What’s In It For You Be a part of our mission! A sustainable future demands ongoing digital advancement. Our digital solutions team leads the way in developing next-generation climate technology focused on reducing demand-side energy consumption and emissions. Across our brands—including BrainBox AI, Nuvolo, Thermo King, Trane, and more—our teams combine deep technical expertise with advanced analytics to create data-driven solutions that add real value for customers, communities, and the planet.

We invest in tomorrow’s possibilities—and in our people—by providing ongoing learning, mentorship, and opportunities to work with industry-leading technology. Whether you're advancing AI in HVAC or driving analytics for greater efficiency, your ideas will help engineer solutions for stronger communities and a sustainable world.

Thrive At Work And At Home

• Benefits kick in on DAY ONE for you and your family, including Extended Health Care (EHC) that includes fertility coverage, Company-funded Health Care Spending Account (HCSA), and holistic wellness programs – WE DARE TO CARE!
• Defined Contribution Pension Plan with a 2% Basic Company contribution and up to a 3% Company match on your contributions = up to a 5% Company contribution.
• Paid Time off, including volunteer time off to support your volunteer efforts in your community.
• Educational and training opportunities through company programs along with tuition assistance
• Learn more about our benefits here!

Where is the work: On-Site (4 days)

• From Monday to Thursday, work onsite with your colleagues. On Fridays, choose your work location, balancing what your work requires
• Prioritize engaging with customers. When not directly interacting with customers; collaborate with colleagues in your office

What You Will Do

• Provide direct executive assistance including travel coordination, expense reporting, and preparation of executive materials.
• Support the Executive Leadership Team with scheduling, coordination, and follow-up of strategic initiatives.
• Support in the development of presentations, reports, and communications.
• Support internal communications initiatives
• Coordinate company Townhalls, from agenda design to logistics, ensuring alignment with executive messages.
• Support strategic projects directly assigned by the Executive Leadership Team, tracking deadlines and deliverables.
• Organize AI Showroom & Lab visits for Trane Technologies, clients, investors, and senior executives.
• Oversee daily office operations, including supplies, catering, and vendor coordination.
• Coordinate all building management requests and advisories through tenant portal
• Ensure the office environment reflects the professionalism and innovation of BrainBox AI.
• Coordinate welcome and farewell packages for employees, in alignment with HR and Marketing.
• Support company culture initiatives and internal engagement in collaboration with HR and the social committee.
• Ensure a consistent, high-quality experience for visitors, including executives from Trane Technologies, investors, and strategic partners.
• Represent the Executive Leadership Team and BrainBox AI with professionalism in all communications and interactions.

What You Will Bring

• 7+ years’ experience as an Executive Assistant, or Office Manager supporting senior executives.
• Strong project management and organizational skills, with the ability to prioritize under pressure.
• Exceptional communication skills (written and spoken) in English and French.
• High proficiency in Microsoft Office 365, Teams, Concur, and other productivity tools.
• Proven ability to prepare and disseminate internal communications
• Discretion, integrity, and professionalism in handling sensitive matters.

Impact Of The Role This position ensures that the Executive Leadership Team can focus on strategy, growth, and innovation by:

• Relieving administrative, operational, and coordination burdens.
• Guaranteeing flawless execution of communications, meetings, and events.
• Strengthening the company’s culture and employee engagement.
• Representing BrainBox AI’s leadership with professionalism to both internal and external stakeholders.

Equal Employment Opportunity We offer competitive compensation and comprehensive benefits and programs. We are an equal opportunity employer; all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, pregnancy, age, marital status, disability, status as a protected veteran, or any legally protected status.