Pourquoi se joindre à l’équipe Ryan?

• Options de travail hybride et à distance
• Culture primée
• Allocation de vacances généreuse
• 20 semaines de congé parental supplémentaires (adoption incluse)
• Abonnement mensuel à une salle de sport OU remboursement de l'équipement de gym
• Admissibilité aux prestations de soins de santé et de soins dentaires dès le premier jour
• REER avec contrepartie de l'employeur
• Remboursement des frais de scolarité après un an de service

Fonctions et responsabilités, en lien avec les résultats clés de Ryan :
Personnel :
Créer une expérience positive au sein de l'équipe.
Agir à titre d'administrateur du site et de principal point de contact pour toutes les tâches administratives du bureau de Montréal.

Clients :
Utiliser ses solides compétences en grammaire, en orthographe et en révision pour relire la correspondance rédigée en français et en anglais et adressée aux clients existants, aux autorités fiscales et aux clients potentiels.
Communiquer avec les clients par écrit et verbalement au sujet des missions à venir.
Coordonner les activités liées aux séminaires organisés dans la province de Québec, notamment la réservation des salles, l'organisation de la restauration et des autres fournitures, le traitement des invitations et des inscriptions des participants, l'impression et l'envoi des certificats de participation, la gestion des commentaires des clients sur les séminaires, la mise à jour des bases de données sur les activités liées aux séminaires et la préparation des rapports.
Remplir les factures et les rapports pour les clients.
Identifier les problèmes existants et potentiels, les goulots d'étranglement en matière d'efficacité et les lacunes dans le service à la clientèle, et recommander des améliorations afin de mieux soutenir les collègues et les clients.
Collaborer avec les autres services de Ryan afin de garantir le respect des politiques et des procédures et d'assurer la haute qualité du service à la clientèle.

Valeur :
Veiller à ce que la qualité, la cohérence et la grammaire des communications en français soient toujours respectées.
Aider le personnel du bureau en effectuant des recherches de base, en créant des feuilles de calcul Excel et en réalisant tout autre projet nécessaire.
Traiter et protéger les informations confidentielles et les documents sensibles.
Organiser et hiérarchiser plusieurs tâches afin d'aider les employés du bureau de Montréal.
Travailler en collaboration avec le responsable du site sur des projets spécifiques, selon les besoins.
Accomplir d'autres tâches qui lui sont assignées.

Formation et expérience :
Diplôme collégial (CEGEP) ou universitaire ou équivalent requis, avec au moins deux ans d'expérience dans le domaine.

Compétences informatiques :
Pour mener à bien cette fonction, le candidat doit avoir des connaissances intermédiaires à avancées de Microsoft® Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, ainsi que de la navigation et de la recherche sur Internet.

Responsabilités de supervision :
Ce poste n'implique aucune responsabilité de supervision.

Environnement de travail :
Environnement de travail intérieur standard.
Longues périodes occasionnelles en position assise devant un ordinateur.
Longues périodes occasionnelles en position debout pour effectuer des photocopies.
Capacité à soulever, porter, pousser ou tirer des charges pouvant atteindre 30 livres.
Le poste nécessite des interactions régulières avec les employés à tous les niveaux de l'entreprise ; interaction avec les clients et les fournisseurs externes si nécessaire.
Déplacements indépendants requis : 0 à 10 %.
Semaine de travail standard de 40 heures requise.

Employeur garantissant l'égalité des chances : handicap/anciens combattants

Why Ryan?

• Hybrid and Remote Work Options
• Award-Winning Culture
• Generous Personal Time Off (PTO) Benefits
• Up to 20 Weeks of Parental Leave Top-up (Adoption Included
• Monthly Gym Membership OR Gym Equipment Reimbursement
• Health and Dental Benefit Eligibility Effective Day One
• RRSP with Employer Match
• Tuition Reimbursement After One Year of Service

The Senior Coordinator uses experience and professionalism to support and assist the team with internal and external communications and translation from English to French, in addition to providing a full suite of administrative support to the entire team. The position’s primary focus is to provide outstanding communication and administrative support, while representing the Firm in a professional manner, maintaining a positive attitude, and functioning as a team player.

Duties and Responsibilities, as they align to Ryan’s Key Results:

People:

• Create a positive team experience.
• Act as the site administrator and the main point of contact for all administrative tasks for the Montreal Office.

Client:

• Utilizes strong grammar, spelling, and proofreading skills to review correspondence issued in French, and in English, addressed to existing clients, tax authorities and prospective clients.
• Communicate with clients in writing and verbally regarding upcoming engagements.
• Coordinate seminar activities that are held within the province of Quebec, including booking seminar facilities, arranging catering and other supplies, processing invitations and participant registrations, printing and sending out certificates of completion, managing client seminar feedback, updating seminar activity databases and preparing reports.
• Complete invoices and reports for clients.
• Identifies existing and potential issues, efficiency bottlenecks, and customer-service deficiencies, and recommends improvements to better support co-workers and clients.
• Work with Ryan’s other Departments to ensure policies and procedures are followed and ensure the high quality of client service.

Value:

• Ensure that quality, consistency, and grammar of French communications are always maintained.
• Assists office personal by performing basic research, creation of Excel spreadsheets, and any other projects as needed.
• Handles and safeguards confidential information and sensitive material.
• Organizes and prioritizes multiple tasks to support Montreal Office employees.
• Works in cooperation with Site Leader on specific projects, as required.
• Performs other duties as assigned.

Education and Experience:

College (CEGEP) diploma or University degree or equivalent required with at least two years related experience.

Computer Skills:

To perform this job successfully, an individual must have intermediate to advance knowledge of Microsoft® Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, and Internet navigation and research.

Supervisory Responsibilities:

This position has no supervisory responsibilities.

Work Environment:

• Standard indoor working environment.
• Occasional long periods of sitting while working at computer.
• Occasional long periods of standing while copying.
• Must be able to lift, carry, push, or pull up to 30 lbs.
• Position requires regular interaction with employees at all levels of the Firm; interface with clients and external vendors as necessary.
• Independent travel requirement: 0 to 10%.
• 40 hour standard workweek requirement.

Equal Opportunity Employer: disability/veteran