Category

Professional

City

Ottawa, Ontario, Canada

Job Description

Senior Project Coordinator - Education

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Senior Project Coordinator is responsible for the project management support of Education Department projects, quarterly corporate portfolio reporting, maintenance of the Education project repository, and support key Education objectives as directed by the Manager, Education and Team Leads. Tasks will generally include: the development and monitoring of program/project plans; supporting annual and quarterly planning; preparation of meeting notes, status reports; and collaborating and liaising with a variety of internal staff to administer the education delivery schedule.

What you'll do

1. Develops and monitors program/project plans, including the development of project plans/charters and progress reports. Regularly monitors the overall progress and provides status updates and recommendations to management to ensure timelines and deliverables are on track.

2. Maintains the education project repository including keeping updates on all education artefacts, developing, and maintaining the Project Management Application and maintaining overall education planning processes. Audits the Project Management Application to ensure all education deliverables are on track and up to date.

3. Coordinates operational and logistical aspects related to the project/program, including, but not limited to, organizing and facilitating meetings, drafting, developing pertinent documentation and obtaining required approvals.

4. Leads the collection process of status metrics on projects and development for the education leadership team, highlight variances and project issues and recommends solutions.

5. Supports the annual and ad-hoc project intake process, supports Program Area Content Owners with questions on submission process, updates to education inventory and anticipated requirements for working with education.

6. Identifies process gaps, provides recommendations for process improvement and develops and implements changes to departmental process documentation (e.g. standard operating procedures, processes, procedures, tools, techniques).

7. Leads internal Education improvement initiatives.

8. Coordinates and liaises with external jurisdictional partners on custom education delivery product development and scheduling.

9. Coordinates department activities including retreats, planning sessions, and development of service standards and related tools.

10. Supports a positive client learning experience by overseeing product quality assurance activities and working with colleagues as needed to ensure accurate and timely learner support.

11. Provides guidance and direction to colleagues involved in the processing and coordination of logistics and registrations for education sessions, mentors junior staff and monitors workload.

12. Performs other related duties as required.

What you'll bring to the table

• Undergraduate degree in Business Management or Administration or related field, Project Management training or certification or equivalent combination of education/experience.

• 3 to 5 years of related experience in coordinating multiple initiatives with competing deadlines.

• Must be able to work with minimal direction and be flexible to coordinate complex activities that are subject to rapid changes.

• Demonstrated ability to work within interdisciplinary project teams and/or multi-manager/matrix environment; facilitating discussion and building consensus with different management levels.

• Experience in and understanding project management principles, the project management and systems development lifecycles including risk management, resource and contingency planning.

• Demonstrated critical thinking skills in the assessment and evaluation of an issue in order to identify potential impacts and proposed recommendations.

• Knowledge and experience with production planning of education products or services is an asset.

• Strong organizational, communication (written and verbal), and interpersonal skills.

• Proficiency in the use of Word, Excel, Access, and Client Relationship Management systems, project management tools.

• Fluency in both official languages is an asset.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur de projet principal, Formation - Éducation

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Le coordonnateur de projet principal est responsable d’appuyer la gestion des projets de la Division de la formation, de la production des rapports trimestriels du portefeuille organisationnel et de la gestion du répertoire de projets de la Division. De plus, il est appelé à contribuer à l’atteinte des objectifs clés de la Division selon les directives du gestionnaire et des chefs d’équipe. Ses tâches comprennent notamment l’élaboration et la surveillance des plans de programme et de projet, la participation à la planification annuelle et trimestrielle, la préparation des notes d’information et des rapports d’étape, ainsi que la collaboration et l’établissement de liens avec divers membres du personnel de l’ICIS en vue de gérer le calendrier de formation.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Élaborer des plans de programme et de projet et en faire le suivi. Pour ce faire, élaborer des plans et chartes de projets et des rapports d’étape. Surveiller régulièrement l’évolution des projets, et fournir des comptes rendus et des recommandations à la direction afin de veiller au respect des délais et à la réalisation des livrables.

2. Gérer le répertoire de projets de la Division de la formation, ce qui comprend la tenue à jour des artefacts de formation, l’élaboration et le maintien de l’application de gestion de projets et le maintien des processus généraux de planification liés aux formations. Vérifier l’application de gestion de projets afin de s’assurer que la préparation des produits livrables de formation va bon train et que les produits existants sont à jour.

3. Coordonner les aspects opérationnels et logistiques des projets et programmes, notamment en organisant et en animant des réunions, en rédigeant la documentation pertinente et en obtenant les approbations nécessaires.

4. Diriger le processus de collecte des mesures de l’état d’avancement des projets pour l’équipe de direction de la Division de la formation, mettre en relief les principaux écarts et les problèmes rencontrés et proposer des solutions.

5. Contribuer aux processus de demande de projets ponctuels et annuels, aider les responsables du contenu des sections de l’ICIS qui ont des questions concernant le processus de soumission, mettre à jour l’inventaire des formations et les exigences pour les travaux en lien avec les formations.

6. Mettre en évidence les problèmes de processus, fournir des recommandations pour l’amélioration des processus, et élaborer et mettre en œuvre des changements dans la documentation sur les processus de la Division (p. ex. processus normalisés d’exploitation, procédures, outils et techniques).

7. Diriger des initiatives d’amélioration de la Division de la formation.

8. Coordonner et assurer la liaison avec les partenaires externes des provinces et territoires pour l’élaboration et la planification de produits de formation sur mesure.

9. Coordonner les activités de la Section, dont les séances de réflexion, les activités de planification, ainsi que l’élaboration de normes de service et d’outils connexes.

10. Veiller à ce que l’expérience d’apprentissage des clients soit positive en supervisant les activités d’assurance de la qualité des produits et en collaborant avec des collègues, au besoin, afin d’offrir rapidement le soutien approprié aux apprenants.

11. Fournir orientation et conseils aux collègues qui participent au traitement et à la coordination de la logistique et des inscriptions aux séances de formation; encadrer les nouveaux employés et surveiller la charge de travail.

12. Effectuer d’autres tâches, au besoin.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme universitaire de premier cycle en gestion ou en administration des affaires ou dans un domaine connexe, formation ou certification en gestion de projets, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• 3 à 5 ans d’expérience de la coordination de multiples initiatives dans des délais serrés.

• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et souplesse nécessaire pour coordonner des activités complexes qui pourraient faire l’objet de changements rapides.

• Aptitude manifeste à travailler au sein d’équipes de projets ou de programmes multidisciplinaires et dans un environnement matriciel; aptitude pour la facilitation et l’obtention de consensus à divers niveaux de gestion.

• Expérience et compréhension des principes de gestion de projets, du cycle de vie des projets et de l’élaboration des systèmes, y compris la gestion des risques, la planification des ressources et la planification d’urgence.

• Pensée critique dans l’évaluation de problèmes en vue de cerner les éventuelles répercussions et de formuler des recommandations.

• Connaissance et expérience de la planification des produits ou services de formation, un atout.

• Excellentes aptitudes pour l’organisation et la communication (écrite et verbale), et entregent.

• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Access, des systèmes de gestion des relations avec la clientèle et des outils de gestion de projets.

• Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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