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Notre organisation Pour que votre humanité s’exprime pleinement.

Au CISSSMO , nous partageons une mission commune. Elle consiste à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.

AVANTAGES Pourquoi vous joindre à nous?

• Notre rémunération globale concurrentielle : 4 semaines de vacances après 1 an, fonds de pension (RREGOP), assurances complètes, rabais corporatifs, etc.
• Notre reconnaissance envers chaque employé·e.
• La vaste étendue de notre territoire qui permet la diversité des pratiques et de la clientèle.
• Vous épanouir autant dans votre vie personnelle que professionnelle.

Le profil recherché

• CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024**

Type de poste : Personnel non syndiqué

Direction : Direction de l’accessibilité et de la coordination extrahospitalìères des soins et services (DACESS)

Télétravail : À déterminer

Description Sous la responsabilité de la directrice, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction. Elle soutient la directrice dans la planification et la gestion de son temps (agenda). Elle assure la préparation et le suivi des dossiers de la directrice pour les comités auxquels elle participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande de la directrice, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Elle est responsable du fonctionnement administratif et de membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités cléricales de la direction, à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’au développement de leurs compétences. Pour cette catégorie de personnel, elle autorise des relevés de présence, des périodes de vacances et diverses demandes de congés en s’assurant de la couverture des besoins de la direction.

En qualité de technicien·ne en administration (attaché de direction), elle exerce des fonctions de support à la directrice et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.

En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.

Fonctions générales et spécifiques

• Participe au comité de soutien de la haute direction ayant pour mandats principaux l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif de sa direction
• Participe au comité de gestion de sa direction
• Participe, le cas échéant, aux sous-comités découlants du plan d’établissement dont sa direction est responsable
• Assiste à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
• Collabore à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assure le contrôle, l’application et la mise à jour
• Conseille et apporte son support au personnel de la direction par rapport à l’application du programme d’identification visuelle et assure la conformité des documents produits par le personnel de la direction
• Effectue des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
• Assure le montage de présentations et la documentation requise nécessaires à sa directrice lors de présentations internes et externes
• Complète les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de la directrice
• Place les requêtes d’achats sur les formulaires et dans le logiciel GRM, les autorise et vérifie l’inventaire de la papeterie
• Émet, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction
• Représente, à la demande de sa supérieure, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
• Assure l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
• S’assure du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers
• S’assure de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandats

Formation Détenir un DEC en bureautique

OU Détenir une (AEC) en bureautique (de huit cents heures et plus) combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat

Exigences spécifiques Détenir le titre d’emploi dans l’organisation OU avoir réussi les tests suivants :

• Connaissance du français écrit (75%)
• Connaissance du logiciel Word (75%)
• Connaissance du logiciel Excel (75%)
• Test de rédaction (70%)

Profil de compétences

• Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes informatiques requis pour l’exécution des tâches, tels que la suite Microsoft 365 (Word, Excel, One Drive, Copilot, etc.), Logibec, SICHELD, etc.
• Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Habiletés relationnelles
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Responsable, sens de l’organisation
• Autonomie et rigueur
• Discrétion, devoir de réserve et loyauté

En apprendre plus sur le CISSSMO ( emplois-cisssmo.ca )

Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Zoé Laplante au 450 373 0163, poste 1067.

Vous avez jusqu’au 30 octobre pour déposer votre candidature.

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Votre candidature Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour faire le processus de sélection. Le CISSS de la Montérégie-Ouest applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature. En soumettant votre candidature par le biais de la plateforme ou par tout autre moyen de communication, vous consentez au traitement des informations personnelles vous concernant et autorisez le CISSS de la Montérégie-Ouest , en qualité de responsable de traitement, à collecter et traiter des informations personnelles vous concernant dans sa base de données, à savoir, vos noms, prénoms, adresse personnelle, numéro de téléphone, formation, expérience professionnelle, diplômes, distinctions, compte-rendu d'entretiens, etc. et plus largement toutes informations et données personnelles que vous communiquerez spontanément dans le cadre de votre candidature. Pour plus d'information, veuillez consulter l'avis de confidentialité à l'intention des candidats : https://carriere.emplois-cisssmo.ca/fr\_CA/legal