Category

Communications

City

Ottawa, Ontario, Canada

Job Description

Coordinator, Translation

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Coordinator, Translation coordinates and plans all stages of the translation process, from initial client request to final delivery of translated documents, ensuring work is produced according to established processes, schedules and timelines. The Coordinator is the key primary liaison with clients, translators and revisers and advises on all matters pertaining to the translation process. They also act as a corporate resource and provides guidance for questions related to translation processes.

What you'll do

1. Coordinates, maintains and monitors all submitted translation requests, including scoping size of project (determining word counts) and communicates with internal clients to verify requirements and clarify instructions when necessary.

2. Establishes timelines for all translation and revision tasks as well as contributes to the development of schedules for important publishing projects. Provides updates to the Team Leads on timelines and deliverables including making recommendations for the resolution of issues.

3. Allocates work to the translators and revisors and monitors workload and works with the Team Lead to ensure deliverables are met. This includes coordinating and organizing all supporting documents, materials and instructions including doing pre-translations using translation memory software.

4. Supports the Team Lead in identifying, evaluating and prioritizing translation requests for outsourcing. Coordinates the process for outsourcing translations which includes organizing and transferring working files, instructions and reference materials to external vendors as well as obtaining quotations, purchase orders and processing invoices.

5. Establishes and maintains strong working relationships with internal and external clients along with other team members.

6. Responsible for maintaining the Purchase Order (PO) Chart by accurately entering the cost details received from the main vendor. Ensures that the delivery dates provided match the dates originally requested and follow up as needed to resolve any discrepancies.

7. Provides support to the Team Lead and Manager with the annual operational plans and the evaluation of workload and priorities. Acts as a corporate resource to provide advice and guidance related to translation timelines and processes.

8. Participates in the development of standard operating procedures for the translation team, helps maintain the documentation and ensures appropriate internal processes are followed.

What you'll bring to the table

• University degree/college diploma in a related field or equivalent combination of education and experience.

• Minimum 3 years of experience in project coordination.

• Professional knowledge of Microsoft Office Suite; experience with translation software an asset.

• Outstanding organizational skills and attention to detail.

• Ability to work under pressure with minimal supervision.

• Ability to maintains a calm and supportive attitude in high-pressure situations, fostering a respectful and stress-mitigating environment for the team.

• Ability to efficiently coordinate and prioritize several projects to meet deadlines.

• Experience with work allocation.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Fluency in English required, proficiency in both official languages is strongly preferred.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur, Traduction

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Le coordonnateur, Traduction, est responsable de la coordination et de la planification de toutes les étapes du processus de traduction, de la demande initiale du client à la livraison finale des documents traduits, en veillant à ce que le travail soit effectué conformément aux processus, aux calendriers et aux délais établis. Il assure la liaison entre les clients, les traducteurs et les réviseurs et fournit des conseils sur toutes les questions relatives au processus de traduction. Le coordonnateur fait également office de personne-ressource au sein de l’organisme.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Coordonner, gérer et superviser toutes les demandes de traduction soumises, ce qui comprend l’évaluation de l’envergure des projets (nombre de mots), et communiquer avec les clients internes afin de vérifier les exigences et de clarifier les instructions, au besoin.

2. Établir les échéanciers pour toutes les tâches de traduction et de révision, et contribuer à l’élaboration de calendriers pour les projets de publication importants. Informer les chefs d’équipe des délais et des livrables, ce qui comprend la formulation de recommandations pour la résolution des problèmes.

3. Répartir le travail entre les traducteurs et les réviseurs, surveiller la charge de travail et collaborer avec le chef d’équipe afin de veiller à la réalisation des livrables. Cela comprend la coordination et l’organisation des documents d’accompagnement, des ressources et des instructions, ainsi que la prétraduction des documents à l’aide de la mémoire de traduction.

4. Aider le chef d’équipe à évaluer et à prioriser les demandes de traduction à externaliser. Coordonner le processus d’externalisation des traductions, qui comprend l’organisation des fichiers de travail, des instructions et des documents de référence et leur transfert aux fournisseurs externes, l’obtention des devis et des bons de commande, de même que le traitement des factures.

5. Cultiver des relations de travail solides avec les clients internes et externes, ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe.

6. Tenir à jour le tableau des bons de commande en consignant avec précision les détails des coûts reçus du fournisseur principal. Veiller à ce que les dates de livraison fournies correspondent aux dates initialement demandées et assurer un suivi pour résoudre tout écart, au besoin.

7. Offrir un soutien au chef d’équipe et au gestionnaire dans l’élaboration des plans opérationnels annuels et l’évaluation de la charge de travail et des priorités. À titre de personne-ressource au sein de l’organisme, donner des conseils sur les échéanciers et les processus de traduction.

8. Participer à l’élaboration de procédures opérationnelles standards pour l’équipe de traduction ainsi qu’à la mise à jour de la documentation, et veiller au respect des processus internes appropriés.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine connexe ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Minimum de 3 ans d’expérience de la coordination de projets.

• Connaissance professionnelle de la suite Microsoft Office; expérience de travail avec des logiciels de traduction, un atout.

• Excellent sens de l’organisation et souci du détail.

• Capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision.

• Attitude calme et positive dans les situations stressantes en vue de favoriser un environnement respectueux et apaisant pour l’équipe.

• Capacité de coordonner plusieurs projets et d’établir des priorités avec efficacité en vue de respecter les échéances.

• Expérience de la répartition de tâches.

• Excellentes aptitudes pour la communication et entregent.

• Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout certain.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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