SECRÉTAIRE ADMISTRATIF – BUREAU DE LA DIRECTION GÉNÉRALE
About the role
POSTE PROBATOIRE À TEMPS PARTIEL (17,5H/SEMAINE)
École : Siège social FrancoSud
Entrée en poste : 29 août 2025
Date limite pour postuler : 20 août 2025
Numéro du concours : 268-20256020
NATURE DU TRAVAIL ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Le Conseil scolaire FrancoSud dessert les communautés francophones du sud de l’Alberta au sein d’un réseau d’écoles publiques et catholiques. La réussite des élèves, la collaboration et la qualité des services sont au cœur de sa mission. La personne retenue appuiera directement la Directrice générale pour optimiser l’efficacité du bureau de la direction générale.
Relevant directement de la Directrice générale, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif stratégique, confidentiel et proactif au quotidien. Elle agit comme point de convergence des communications et des suivis du bureau de la direction générale, en collaboration étroite avec l’équipe de gestion et la secrétaire corporative.
Soutien exécutif à la Directrice générale
- Gérer l'agenda de la Directrice générale: priorisation, coordination de réunions, préparetion de dossiers, notes d'allocution et comptes rendus d'actions;
- Assurer la gestion de la boîte courriels, la filtration des demandes et le suivi des échéances, avec jugement et discrétion;
- Préparer, réviser et mettre en page les correspondences, présentations, rapports et gabarits en assurant la qualité linguistique en anglais et en français
Collaboration avec la secrétaire corporative
- Soutenir la circulation des documents de gouvernance et le respect des processus internes (politiques, directives, approbations).
Relation internes et externes
- Planifier et coordoner des rencontres avec les directions d'école et les partenaires externes (ministères, municipalités, organisme communautaires) et assurer les suivis;
- Organiser les déplacements, réservations, évévements et accueils VIP;
- Gestion de l'information et amélioration continue;
- Tenir à jour les systèmes de classement et de gestion documentaire (papier et numérique) en conformité avec les exigences de confidentialité (FOIP).
- Mettre à jour modèles, procédures et outils de travail pour optimiser l'efficacité du bureau de la Directrice générale;
- Effectuer au besoin une veille de dossiers et compiler de l'information pour appuyer la prise de décision.
Appui général et tâches connexes
- Offrir à l'occasion, un appui ponctuel à l'accueil et à la logistique interne lors des périodes de pointe;
- Exécuter toute autre tâches connexes liées aux besoins du bureau de la Directrice générale.
EXIGENCES DU POSTE
- Détenir un diplôme collégial en technique de bureautique ou une autre formation pertinente;
- La combinaison d'un diplôme secondaire et d'une expérience pertinente pourrait être considérée;
- Avoir 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Présence occasionnelle en soirée ou fin de semaine lors d’événements ou de réunions, selon les besoins de la direction générale.
- Aptitudes supérieures en rédaction, synthèse, mise en page et présentation visuelle de l’information.
- Maîtriser la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Powerpoint et Outlook, de même que la suite Google;
- Posséder un excellent français et anglais écrit, tant au niveau de l’orthographe que de la rédaction, être capable de réviser et de corriger des textes;
- Posséder des aptitudes supérieures en matière de rédaction, de synthèse et de présentation visuelle de l’information;
- Avoir la capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution;
- Démontrer une aptitude pour la compréhension rapide des enjeux, des situations;
- Avoir le sens de l’organisation et de la priorisation, de la polyvalence et un grand souci du détail;
- Posséder des aptitudes relationnelles et de communication, notamment pouvoir travailler en équipe et sous pression, être en mesure de s’adapter à la méthode de travail de plusieurs collègues différents, se rendre disponible, faire preuve de dynamisme, d’ouverture, adopter une attitude positive et faire preuve de respect envers les autres;
- Exécuter les tâches demandées avec efficacité, discrétion, confidentialité, diplomatie et autonomie, faire preuve d’initiative;
- Démontrer de la motivation, avoir le désir de faire partie d’une équipe dynamique et de contribuer à faire de son secteur un modèle d’organisation administrative.
SECRÉTAIRE ADMISTRATIF – BUREAU DE LA DIRECTION GÉNÉRALE
About the role
POSTE PROBATOIRE À TEMPS PARTIEL (17,5H/SEMAINE)
École : Siège social FrancoSud
Entrée en poste : 29 août 2025
Date limite pour postuler : 20 août 2025
Numéro du concours : 268-20256020
NATURE DU TRAVAIL ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Le Conseil scolaire FrancoSud dessert les communautés francophones du sud de l’Alberta au sein d’un réseau d’écoles publiques et catholiques. La réussite des élèves, la collaboration et la qualité des services sont au cœur de sa mission. La personne retenue appuiera directement la Directrice générale pour optimiser l’efficacité du bureau de la direction générale.
Relevant directement de la Directrice générale, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif stratégique, confidentiel et proactif au quotidien. Elle agit comme point de convergence des communications et des suivis du bureau de la direction générale, en collaboration étroite avec l’équipe de gestion et la secrétaire corporative.
Soutien exécutif à la Directrice générale
- Gérer l'agenda de la Directrice générale: priorisation, coordination de réunions, préparetion de dossiers, notes d'allocution et comptes rendus d'actions;
- Assurer la gestion de la boîte courriels, la filtration des demandes et le suivi des échéances, avec jugement et discrétion;
- Préparer, réviser et mettre en page les correspondences, présentations, rapports et gabarits en assurant la qualité linguistique en anglais et en français
Collaboration avec la secrétaire corporative
- Soutenir la circulation des documents de gouvernance et le respect des processus internes (politiques, directives, approbations).
Relation internes et externes
- Planifier et coordoner des rencontres avec les directions d'école et les partenaires externes (ministères, municipalités, organisme communautaires) et assurer les suivis;
- Organiser les déplacements, réservations, évévements et accueils VIP;
- Gestion de l'information et amélioration continue;
- Tenir à jour les systèmes de classement et de gestion documentaire (papier et numérique) en conformité avec les exigences de confidentialité (FOIP).
- Mettre à jour modèles, procédures et outils de travail pour optimiser l'efficacité du bureau de la Directrice générale;
- Effectuer au besoin une veille de dossiers et compiler de l'information pour appuyer la prise de décision.
Appui général et tâches connexes
- Offrir à l'occasion, un appui ponctuel à l'accueil et à la logistique interne lors des périodes de pointe;
- Exécuter toute autre tâches connexes liées aux besoins du bureau de la Directrice générale.
EXIGENCES DU POSTE
- Détenir un diplôme collégial en technique de bureautique ou une autre formation pertinente;
- La combinaison d'un diplôme secondaire et d'une expérience pertinente pourrait être considérée;
- Avoir 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Présence occasionnelle en soirée ou fin de semaine lors d’événements ou de réunions, selon les besoins de la direction générale.
- Aptitudes supérieures en rédaction, synthèse, mise en page et présentation visuelle de l’information.
- Maîtriser la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Powerpoint et Outlook, de même que la suite Google;
- Posséder un excellent français et anglais écrit, tant au niveau de l’orthographe que de la rédaction, être capable de réviser et de corriger des textes;
- Posséder des aptitudes supérieures en matière de rédaction, de synthèse et de présentation visuelle de l’information;
- Avoir la capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution;
- Démontrer une aptitude pour la compréhension rapide des enjeux, des situations;
- Avoir le sens de l’organisation et de la priorisation, de la polyvalence et un grand souci du détail;
- Posséder des aptitudes relationnelles et de communication, notamment pouvoir travailler en équipe et sous pression, être en mesure de s’adapter à la méthode de travail de plusieurs collègues différents, se rendre disponible, faire preuve de dynamisme, d’ouverture, adopter une attitude positive et faire preuve de respect envers les autres;
- Exécuter les tâches demandées avec efficacité, discrétion, confidentialité, diplomatie et autonomie, faire preuve d’initiative;
- Démontrer de la motivation, avoir le désir de faire partie d’une équipe dynamique et de contribuer à faire de son secteur un modèle d’organisation administrative.