L'équipe Évaluation et Gestion des risques de chez JLL rassemble un réseau mondial de plus de 1 700 professionnels présents dans 44 pays, offrant une expertise complète sur l'ensemble du spectre immobilier commercial. Notre plateforme évalue annuellement plus de 3,5 billions USD d'actifs à l'échelle internationale. Nous sommes convaincus qu'une équipe diverse et inclusive constitue la clé de notre capacité à offrir des perspectives uniques et innovantes.

Présente dans quatre provinces clés (Colombie-Britannique, Ontario, Québec et Alberta), notre équipe canadienne constitue une plateforme nationale d'évaluation de référence. Nous servons les plus grands fonds de pension, FPI, gestionnaires d'actifs et institutions financières du pays. Notre expertise couvre les quatre secteurs immobiliers fondamentaux - commerce de détail, bureaux, industriel et résidentiel - tout en développant une spécialisation pointue dans les actifs alternatifs et le conseil fiscal.

Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Support aux Opérations des risques qui relèvera directement de la direction de Montréal – mais avec l'opportunité d'interagir et de travailler avec des professionnels à travers le pays. Le(la) candidat(e) retenu(e) aura l'expérience et les connaissances pour contribuer à tous les aspects des missions d'évaluation, et la capacité d'interagir avec les clients au besoin.

CE QUE VOUS FEREZ

• Rédaction et révision des lettres de mandat et rapports
• Envoi de documentation pour signature client via Adobe Sign
• Maintien et chargement d'informations dans la Base de données/Suivi de dossiers
• Gestion et organisation des contrats et documentation dans le système de classement d'équipe
• Travail étroit avec l'autre soutien administratif et le(la) gestionnaire des Opérations pour assurer l'exactitude des processus d'Évaluation
• Création d'une Configuration de projet, incluant la communication avec l'équipe de finances concernant les factures et paiements. Ceci inclura l'organisation des affaires urgentes
• Gestion des dépenses liées aux projets et feuilles de temps, incluant la soumission dans le système Peoplesoft
• Gestion des dates d'échéance des dossiers et rappels en cascade aux évaluateurs
• Communication avec les clients incluant les soumissions de factures, suivis des comptes recevables et autres questions liées aux projets
• Coordination avec les évaluateurs pour assurer le traitement rapide des remboursements de dépenses
• Assistance avec la traduction de documents/communications vers le français
• Toute autre tâche et responsabilité raisonnable qui pourrait être assignée

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• 2+ années d'expérience comme Assistant(e) Administratif(ve) ou expérience similaire
• L'expérience immobilière est un atout
• Éducation post-secondaire
• Compétence démontrée avec tous les logiciels applicables incluant mais non limité à : MS Windows; MS Office, incluant Teams, MS Word, Excel, Outlook, et PowerPoint; Adobe Standard

CE QUE VOUS APPORTEZ

• Excellentes compétences de communication verbale, écrite et interpersonnelle
• Excellentes compétences de gestion du temps et d'organisation
• Capacité de s'adapter et prioriser, respectant les échéanciers, dans un environnement au rythme rapide
• Opérer avec un sentiment d'urgence, répondant rapidement aux Parties prenantes
• Orienté(e) vers les détails avec de fortes compétences analytiques
• Capacité de bien travailler de manière indépendante avec une capacité de travailler en collaboration avec les autres
• Doit être proactif(ve) et prendre des initiatives
• Doit être capable de maintenir la confidentialité, utiliser son jugement, et travailler avec une supervision minimale

CE QUI VOUS ATTEND

• Rejoignez un leader de l'industrie et façonnez l'avenir de l'immobilier commercial
• Investissement profond dans une technologie de pointe pour alimenter votre travail
• Plan d'avantages sociaux complet et compétitif
• Un environnement de travail de soutien, bienveillant et diversifié conçu pour votre croissance et bien-être
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

___ Value and Risk Advisory at JLL is a global network of more than 1,700 professionals, operating from 44 countries, to deliver expertise across the commercial real estate spectrum. Globally, the platform appraises more than USD$3.5 trillion annually, and we believe that a diverse and inclusive team of professionals is critical to our ability to provide unique and innovative perspective.

With local professionals in British Columbia, Ontario, Quebec and Alberta, our Canadian team is a ‘Best-in-Class’ national valuation platform, servicing the needs of many of the nation’s largest Pension Funds, REITs, Asset Managers and major Institutions. At this time, the group focuses on valuation assignments of ‘Core 4’ real estate assets (Retail, Office, Industrial and Residential), with some localized specialization in ‘alternative’ assets as well as tax consulting.

We are currently seeking an individual for the role of Operations Support Assistant. This role would report directly to Montreal Leadership – but with the opportunity to interact and work with professionals across the country. The successful candidate will have the experience and knowledge to contribute to all aspects of appraisal assignments, and the ability to interact with clients when needed.

What You’ll Be Doing

• Drafting and reviewing engagement letters and reports
• Sending documentation for client signature through Adobe Sign
• Maintaining and loading information into the Database/ File Tracker
• Management and organization of the contracts and documentation within the team filing system
• Working closely with the other administrative support and the Operations manager to ensure accuracy of Valuation processes
• Creation of a Project Setup, including communication with the Finance team regarding invoices and payments. This will include the organization of time sensitive matters.
• Management of project related expenses and timesheets, including submission into Peoplesoft system
• Managing file due dates and cascading reminders to appraisers
• Communication with clients including invoice submissions, accounts receivable follow-ups and other project related questions
• Coordinate with appraisers to ensure timely processing of expense reimbursement
• Assisting with the translation of documents/communications to French
• Any other reasonable duties and responsibilities that may be assigned

What We’re Looking For

• 2+ years of experience as an Administrative Assistant or similar experience
• Real estate experience is an asset
• Post-secondary education
• Demonstrated proficiency with all applicable software packages including but not limited to: MS Windows; MS Office, including Teams, MS Word, Excel, Outlook, and PowerPoint; Adobe Standard

What You Bring

• Excellent verbal and written, and interpersonal communication skills
• Excellent time management and organizational skills
• Able to adapt and prioritize, meeting deadlines, in a fast-paced environment
• Operate with a sense of urgency, quickly responding to Stakeholders
• Detail oriented with strong analytical skills
• Ability to work well independently with an ability to work collaboratively with others
• Must be proactive and take initiative
• Must be able to maintain confidentiality, utilize judgment, and work with minimal supervision

What’s In It For You

• Join an industry leader and shape the future of commercial real estate
• Deep investment in cutting-edge technology to power your work
• Comprehensive and competitive benefits plan
• A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being
• Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)