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Le Service de vie sur le campus et engagement étudiant soutient tous les étudiants de McGill en leur permettant d’accéder à des ressources et à des possibilités intéressantes de mobilisation. Il oriente les étudiants au sein de l’expérience étudiante de McGill en mettant en place des programmes d’orientation et de transition ainsi qu’en offrant des possibilités de vie étudiante sur le campus afin que les étudiants puissent développer leurs intérêts et perfectionner leurs compétence

Résumé du poste

Sous la supervision de la direction adjointe, Expérience des nouveaux étudiants de l’unité Vie de campus et engagement étudiant, veiller au bon déroulement des activités quotidiennes de l’unité en coordonnant les tâches administratives, la planification et la logistique des événements, ainsi que les mises à jour. Gérer les sites Web, les calendriers des événements et les outils de planification de l’unité, recueillir des informations aux fins de préparation des événements et coordonner la réservation des lieux, l’aménagement des salles, les besoins technologiques et la logistique des événements le jour même. Préparer les rapports statistiques et aider à la rédaction des procès-verbaux des réunions de l’unité. S’acquitter de tâches connexes au besoin.

Fonctions et responsabilités

• Organiser des activités assurant le bon fonctionnement au quotidien de l’unité Vie de campus et engagement étudiant, et veiller à ce que les fonctions administratives soient exercées conformément aux buts et objectifs de l’unité et des sous-unités.
• En consultation avec le personnel de Vie de campus et engagement étudiant, élaborer et tenir à jour un calendrier des événements de l’unité, et veiller à ce que les statistiques de l’unité soient mises à jour en temps utile avec les informations pertinentes concernant le soutien, la planification et la logistique d’événements.
• Faire le suivi des inscriptions et de la participation aux événements, et aider à la consolidation des données statistiques mensuelles de l’unité.
• Aider à la création de rapports et de présentations de données.
• Coordonner les aspects logistiques des événements (par exemple, formations, présentations, ateliers, réunions, conférences, séminaires, invitation d’experts, etc.), y compris la réservation des lieux, l’aménagement des salles, les besoins technologiques, les inscriptions et le suivi.
• Préparer les comptes rendus de réunions et de présentations (par exemple, les réunions du Groupe de planification de la semaine d’accueil).
• Superviser l’administration de la logistique des événements le jour même, y compris les problèmes logistiques ou techniques courants (par exemple, projecteurs, présentations, etc.), la coordination avec le personnel et la liaison avec les fournisseurs.
• Soutenir la mise en œuvre du plan de communication annuel et le travail de l’adjoint(e) aux communications. Assurer la mise à jour régulière des sites Web de l’unité.
• Nouer et entretenir des relations de travail avec le personnel des lieux où les événements sont organisés et servir de point de contact principal en ce qui concerne les réservations d’espaces, y compris ceux de la semaine d’intégration et de la semaine d’accueil.
• Tenir à jour les instructions, les lignes directrices et les protocoles relatifs à la réservation des espaces, en collaboration avec l’équipe Vie de campus et engagement étudiant.
• Pour les activités préalables à l’arrivée, gérer, en collaboration avec le personnel de Vie de campus et engagement étudiant, les invitations (c’est-à-dire pour les webinaires, etc.), et aider à la gestion des outils d’inscription aux activités d’accueil et aux webinaires destinés aux nouveaux étudiants. Au besoin, accomplir des tâches de communication, notamment en préparant des courriels et des bulletins d’information à l’intention des nouveaux étudiants, en assurant la maintenance et la mise à jour du site Web Partez du bon pied! et en envoyant des rappels d’événements aux étudiants, aux étudiantes et aux parties prenantes.
• Tenir à jour l’inventaire de la signalisation logistique et agir à titre de personne-ressource pour d’autres types de signalisation et de supports visuels.
• Rester à l’affût des nouveaux développements technologiques afin de maintenir à jour ses compétences, ses connaissances et sa compréhension des outils technologiques pertinents.
• Maîtriser les plateformes utilisées dans le cadre des activités de Vie de campus et engagement étudiant, et soutenir l’équipe selon les besoins, notamment en aidant à la formation et/ou en effectuant des tâches telles que l’extraction de rapports.
• Aider les animateurs et animatrices à configurer les systèmes et logiciels de vidéoconférence de l’Université McGill.
• Au besoin, assurer l’accueil de la clientèle de l’unité Vie de campus et engagement étudiant et du Pavillon des services aux étudiants Brown, notamment en comblant les quarts de travail inoccupés de l’unité, en remplaçant des membres de l’Équipe-conseil étudiante AskMcGill et en participant aux kiosques de promotion des Services aux étudiants.
• Assumer certaines fonctions du (de la) coordonnateur(-trice) administratif(-ive) principal(e) en cas d’absences prévues ou imprévues.
• S’acquitter de tâches connexes au besoin.

Autres habiletés et/ou aptitudes

• Diplôme d’études collégiales (DEC) et au moins 5 ans d’expérience pertinente, ou baccalauréat en administration et de 2 à 3 ans d’expérience.
• Grand souci du client et capacité de travailler efficacement auprès de l’effectif étudiant, du personnel et des parties prenantes internes.
• Capacité à communiquer de manière claire et précise, tant à l’oral qu’à l’écrit, dans les deux langues officielles.
• Solides compétences en matière d’organisation et de coordination aux fins de gestion des calendriers, de la logistique des événements, des flux de travail administratifs et des outils de planification.
• Souci du détail démontré dans la préparation de résumés, le suivi de la participation et la tenue de la documentation.
• Expérience dans la logistique d’événements, y compris l’aménagement des salles, les processus d’inscription, la configuration technique de base, la coordination sur place et la liaison avec les fournisseurs ou les partenaires internes.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique où les interruptions fréquentes, les priorités changeantes et les périodes de pointe sont courantes.
• Capacité avérée à travailler de façon collaborative au sein d’une équipe, tout en accomplissant des tâches de manière indépendante au besoin.
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles avec discrétion, tact et professionnalisme.
• Maîtrise des outils technologiques utilisés pour le soutien administratif et événementiel (par exemple, MS Office, plateformes de vidéoconférence, outils d’inscription, sites Web et calendriers).
• Capacité à maîtriser de nouveaux outils numériques et à s’adapter aux technologies et aux processus en constante évolution.
• Solides compétences interpersonnelles nécessaires à l’accueil et aux interactions avec la clientèle.
• S’acquitter de tâches connexes au besoin.
• Capacité à travailler le week-end ou le soir pour répondre aux besoins opérationnels de l’unité. Les heures de bureau normales sont de 9 h à 16 h.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
  Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Seules les candidatures retenues seront contactées après le 9 janvier 2026.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer

ici

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Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associate Director New Student Experience

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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