Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau

Lieu : Montréal (Québec)

Type: Permanent, temps plein (en présentiel)

L’équipe de Primero Amériques est actuellement à la recherche d’un(e)

Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau. Il s’agit d’une occasion unique de rejoindre une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de Primero. Fondée en Australie en 2011, Primero connaît une croissance soutenue à Montréal depuis 2016. Nous avons élargi notre présence en Amérique du Nord avec l’ouverture d’un bureau à Houston en 2022, puis à Toronto en 2023.

En tant que Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau , vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement des opérations du bureau. Vous agirez comme point de soutien central pour l’ensemble des équipes et serez responsable du fonctionnement quotidien du bureau ainsi que des services administratifs. Il s’agit d’un rôle polyvalent, allant de la coordination logistique au soutien administratif et financier. Ce poste exige de l’adaptabilité, de la débrouillardise et un fort sens du service afin de gérer efficacement de multiples priorités dans un environnement bilingue et dynamique.

Ce poste relève des Ressources humaines et entretient un lien fonctionnel (dotted line) avec les Finances.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, basé dans notre bureau de Montréal, en présentiel 5 jours par semaine, offrant un rôle varié et concret au sein d’un environnement collaboratif et dynamique.

 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Coordination du bureau

• Veiller à ce que le bureau demeure propre, accueillant et bien approvisionné (cuisine, fournitures, épicerie, etc.)

• Coordonner avec les fournisseurs et/ou la gestion de l’immeuble pour les livraisons, l’entretien et les services généraux du bureau

• Offrir un soutien lors d’événements ou de visites au bureau (préparation des salles de réunion, matériel, traiteur, etc.)

Soutien Administratif

• Apporter un soutien à l’équipe Finance pour des tâches telles que les comptes fournisseurs (AP), les comptes clients (AR), la réconciliation de factures et autres tâches connexes

• Appuyer les activités de recrutement, notamment la préparation et la publication des affichages de postes, ainsi que la coordination des horaires d’entrevues.

• Contribuer au processus d’intégration des nouveaux employés (préparer les cartes d’accès, trousses de bienvenue, etc.)

• Rédiger, mettre en forme, réviser, finaliser et/ou traduire divers documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF) tels que des infolettres, documents techniques, propositions, présentations, etc.

Soutien aux voyages

• Créer et gérer les profils des employés dans la plateforme de gestion des voyages d’affaires (Melon)

• Offrir du soutien aux employés en les redirigeant vers le/la gestionnaire de voyages de Corporate Traveller au besoin et en renvoyant leurs accès/informations de connexion

• Assister avec les réservations de voyages corporatifs lorsque requis, notamment pour les invités ou des arrangements spéciaux

Réunions et soutien à la relocalisation

• Coordonner les réunions internes et externes (invitations calendrier, liens Teams, ordres du jour, comptes rendus)

• Appuyer l’équipe de direction pour la logistique des réunions et le suivi de l’horaire

• Organiser les logements corporatifs et/ou aider avec la réservation de vols lors de relocalisation du personnel

• Faciliter l’arrivée des employés relocalisés en leur fournissant de l’information à l’avance, en préparant des essentiels de bienvenue (comme l’épicerie) et en veillant à une transition harmonieuse à Montréal

Soutien communication et marketing

• Coordonner les articles promotionnels de Primero (approbations de design, commandes, inventaire, expéditions)

• Contribuer à certaines communications internes (mémos, annonces, infolettres, etc.)

• Contribuer à la préparation du matériel pour les salons ou conférences (inscriptions, logistique, envois)

• Effectuer toute autre tâche connexe ou assignée, selon les besoins

PROFIL RECHERCHÉ:

• Expérience en administration de bureau (3 à 5 ans et plus)
• Expérience en coordination ou en soutien administratif auprès de plusieurs équipes
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité à interagir de façon professionnelle avec des fournisseurs et prestataires de services externes
• Compétence démontrée dans la rédaction, la mise en forme et la révision de documents administratifs
• Diplôme ou certificat en administration, communications ou domaine connexe (atout)
• Débrouillardise et adaptabilité dans un contexte à multiples priorités
• Fort sens de l’organisation et de la priorisation
• Grande attention aux détails et rigueur dans l’exécution des tâches
• Esprit de collaboration et approche orientée service (véritable rôle de “service client interne”)
• Proactivité et autonomie, tout en sachant quand consulter ou demander du soutien
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique et bilingue
• Attitude positive, professionnelle et accueillante

Détails du poste :

• 40h par semaine – en présentiel
• Les candidats doivent avoir l’autorisation légale de travailler au Canada
• Salaire compétitif adapté à vos compétences et à votre expérience
• Assurance complète payée par Primero dès le premier jour
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur
• Jusqu’à 10 jours de congé de maladie payés par an
• Code vestimentaire décontracté et environnement professionnel amical, détendu et convivial
• Superbe ambiance de travail – conviviale, solidaire et collaborative
• Bureaux récemment rénovés au cœur du centre-ville de Montréal, facilement accessibles en transport en commun
• Gym (accès gratuit) et terrasse sur place
• Café, thé, fruits frais et collations offerts gratuitement tous les jours
• Horaire flexible – une certaine adaptabilité des heures pour favoriser l’équilibre travail-vie personnelle
• Comité social actif

Si vous aimez la variété dans vos journées, appréciez être la personne-ressource en coulisses et êtes fier(ère) de créer un milieu de travail bien organisé et accueillant, nous aimerions vous rencontrer.

Envoyez votre demande à  : RH@primero.ca

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

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Office Coordinator / Administrator

Location: Montreal, QC 

Type: Permanent Full-time (On-site)

 

Primero America’s team is currently looking for an Office Coordinator / Administrator

 This is a unique opportunity to join our talented team and be part of Primero’s growth and success. Primero is an Australian-founded company, established in 2011 and growing consistently in Montreal since 2016. We expanded into Houston in 2022 and Toronto in 2023, strengthening our North American presence. We specialize in the design, procurement, and construction management of mineral processing plants.

As an Office Administrator / Coordinator you’ll play a key role in keeping our office operations running smoothly. You will act as a central support point for all teams and be responsible for the daily smooth operation of the office and administrative services. This role is versatile, ranging from logistical coordination to administrative and financial support. It requires adaptability, resourcefulness, and a strong service mindset to effectively manage multiple priorities in a fast-paced, bilingual environment.

This position reports to Human Resources and has a functional (dotted-line) reporting relationship with Finance.

This is a permanent, full-time position based in our Montreal office, on-site 5 days per week, offering a varied and hands-on role within a collaborative and fast-paced environment.

KEY RESPONSIBILITIES

Office Coordination

• Ensure the office remains tidy, welcoming, and well-stocked (kitchen, supplies, groceries, etc.)
• Coordinate with vendors and/or building management for deliveries, maintenance, and general office services
• Provide support during office events and visits (meeting room setup, materials, catering, etc.)

 

Administrative Support

• Provide support to the Finance team with tasks such as accounts payable (AP), accounts receivable (AR), invoice reconciliation, and related duties.
• Assist with recruitment activities, including preparing and posting job advertisements, coordinating interview scheduled, etc.
• Support the onboarding process for new employees
• Draft, format, proofread, finalize, and/or translate various documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF) such as newsletters, technical documents, proposals, presentations, etc.

Travel Support

• Create and manage employee profiles in the corporate travel management platform
• Provide support to employees by redirecting them to the Travel Manager when needed and re-sending access/log-in information
• Assist with corporate travel bookings when required, particularly for guests or special arrangements

Meetings & Relocation Support

• Coordinate internal and external meetings (calendar invites, Teams links, agendas, minutes)

• Support leadership team with meeting logistics and scheduling follow-ups

• Arrange corporate housing and/or assist with flight bookings during staff relocation

• Facilitate the arrival of relocated employees by providing information in advance, arranging welcome essentials, and ensuring a smooth transition to Montreal

Communication & Brand Support

• Coordinate Primero promotional items (design approvals, orders, inventory, shipments)
• Contribute to certain internal communications (memos, announcements, newsletters, etc.)
• Assist with the preparation of materials for trade shows or conferences (registrations, logistics, shipments)

 

Pitch in on ad hoc tasks and administrative projects that help the team function effectively

 

Desired profile:

• Experience in office administration (3–5 years or more)
• Experience in coordination or administrative support across multiple teams
• Excellent verbal and written communication skills in French and English
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Ability to interact professionally with external suppliers and service providers
• Proven ability to draft, format, and proofread administrative documents
• Diploma or certificate in administration, communications, or a related field (asset)
• Resourcefulness and adaptability in a context of multiple priorities
• Strong organizational and prioritization skills
• High attention to detail and rigor in task execution
• Collaborative mindset and service-oriented approach (true “internal customer service” role)
• Proactivity and autonomy, while knowing when to consult or ask for support
• Ability to handle multiple requests simultaneously in a dynamic, bilingual environment
• Positive, professional, and welcoming attitude

Position details:

• 40h per week – on site
• Applicants must have legal authorization to work in Canada
• Competitive salary tailored to your skills and experience
• Full insurance coverage paid by Primero from day one
• Retirement plan with employer matching
• Up to 10 Paid sick days per year
• Casual dress code and a laid-back, friendly and professional environment
• Modern offices in downtown Montreal, easily accessible by public transit
• On-site gym (free) and terrace
• Daily access to fresh fruit, coffee, tea, and snacks
• Flexible schedule – some adaptability in hours to support work-life balance
• Active social committee

 

If you love variety in your day, enjoy being the go-to person behind the scenes, and take pride in creating a well-organized, welcoming workplace — we’d love to meet you. 

Send your resume at   HR@primero.ca

 

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted.