Coordinateur/ice des affaires étudiantes
Top Benefits
About the role
**Veuillez référer au guide****Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)**pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste
Sous la direction de son supérieur hiérarchique direct, le ou la titulaire du poste assure un soutien administratif aux activités liées aux affaires étudiantes concernant les personnes inscrites au programme de formation linguistique (le « programme ») de Dialogue McGill, basé à la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill (https://www.dialoguemcgill.ca/fr/programme-formation-linguistique). Il ou elle coordonne les activités liées aux inscriptions et aux notes. Il ou elle conseille les participants au programme qui suivent des cours et résout les problèmes liés à leur dossier. Il ou elle produit et coordonne la distribution des documents.
Principales fonctions et responsabilités
- Répondre aux appels et aux courriels concernant les affaires étudiantes de manière professionnelle et dans les meilleurs délais.
- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant et le personnel administratif. Fournir des explications sur les règlements de l'établissement, les dossiers des étudiants, les programmes et les calendriers.
- Mener et organiser des activités visant à soutenir le fonctionnement quotidien du programme en veillant à ce que les services aux étudiants soient assurés conformément aux buts et objectifs fixés.
- Planifier et participer aux réunions et aux événements spéciaux. Rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier.
- Collaborer avec le supérieur hiérarchique pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et veiller à la bonne mise en œuvre des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Gerer, surveiller et assurer le dépannage de la plateforme en ligne de gestion des dossiers des étudiants. Cela comprend la configuration du système pour permettre la réalisation de tests de niveau et de séances d'orientation en ligne, ainsi que l'admission aux programmes, l'inscription et l'achèvement des programmes, conformément aux politiques, pratiques et procédures en vigueur.
- Pendant la période d'inscription : surveille et contrôle les inscriptions effectives, les places disponibles et la liste d'attente.
- Examiner et vérifier les informations d'inscription relatives aux ateliers asynchrones et aux ateliers de conversation.
- Informer les apprenants sur le choix des programmes proposés.
- Aider les apprenants pour les questions administratives concernant l’inscription, les procédures d’abandon et de retrait, etc.
- Veiller à la tenue précise du registre des présences et à la documentation exhaustive des résultats de tous les apprenants (les informations sont transmises aux responsables des apprenants au sein des établissements de santé publique).
- Télécharger et compiler les résultats de l’évaluation des programmes pour examen par le superviseur.
- Mettre à jour le contenu pertinent du site web de Dialogue McGill.
- Accomplir d’autres tâches liées aux affaires étudiantes, selon les besoins.
La liste des fonctions et responsabilités décrite ci-dessus est indicative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
- Au moins 2 ans d'expérience dans un poste en contact avec les étudiants ou les clients ;
- Un diplôme universitaire de 1 cycle est un atout ;
- Excellentes compétences en communication en anglais et en français, à l'oral comme à l'écrit ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement dynamique ;
- Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles ;
- Souci du détail et capacité avérée à apporter un soutien à différents niveaux de l'administration ;
- Capacité à mener de front plusieurs projets dans un même laps de temps et excellentes compétences en gestion du temps ;
- Maîtrise des logiciels informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et Adobe Pro ;
- La connaissance des politiques et procédures administratives de l’Université McGill constitue un atout.
Ce poste s’inscrit dans le cadre du programme de formation linguistique de Dialogue McGill, basé à la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill (https://www.dialoguemcgill.ca/fr/programme-formation-linguistique), et est rémunéré par des fonds de recherche. Le contrat est d’une durée d’un an, mais peut être renouvelé.
En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Régime d’avantages sociaux concurrentiel (assurance maladie, dentaire et vie) (si admissible)
- Régime de retraite à cotisation déterminée (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10 %) (si admissible)
- Régime collectif d’épargne-retraite (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
- Politique de vacances concurrentielle
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés mobiles
- Neuf (9) « vendredis d’été » — journées payées entre la fête nationale (Saint-Jean-Baptiste) et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des Fêtes en décembre
- Exonération des droits de scolarité pour les employées et employés réguliers et leurs personnes à charge
- Jusqu’à une (1) journée de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
Avant de poser votre candidature, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter la communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau #4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Dialogue McGill
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-05-17
Date limite pour postuler :
2026-05-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***
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About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Sous la direction de son supérieur hiérarchique direct, le ou la titulaire du poste assure un soutien administratif aux activités liées aux affaires étudiantes concernant les personnes inscrites au programme de formation linguistique (le « programme ») de Dialogue McGill, basé à la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill (https://www.dialoguemcgill.ca/fr/programme-formation-linguistique). Il ou elle coordonne les activités liées aux inscriptions et aux notes. Il ou elle conseille les participants au programme qui suivent des cours et résout les problèmes liés à leur dossier. Il ou elle produit et coordonne la distribution des documents.
Principales fonctions et responsabilités
- Répondre aux appels et aux courriels concernant les affaires étudiantes de manière professionnelle et dans les meilleurs délais.
- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant et le personnel administratif. Fournir des explications sur les règlements de l'établissement, les dossiers des étudiants, les programmes et les calendriers.
- Mener et organiser des activités visant à soutenir le fonctionnement quotidien du programme en veillant à ce que les services aux étudiants soient assurés conformément aux buts et objectifs fixés.
- Planifier et participer aux réunions et aux événements spéciaux. Rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier.
- Collaborer avec le supérieur hiérarchique pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et veiller à la bonne mise en œuvre des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Gerer, surveiller et assurer le dépannage de la plateforme en ligne de gestion des dossiers des étudiants. Cela comprend la configuration du système pour permettre la réalisation de tests de niveau et de séances d'orientation en ligne, ainsi que l'admission aux programmes, l'inscription et l'achèvement des programmes, conformément aux politiques, pratiques et procédures en vigueur.
- Pendant la période d'inscription : surveille et contrôle les inscriptions effectives, les places disponibles et la liste d'attente.
- Examiner et vérifier les informations d'inscription relatives aux ateliers asynchrones et aux ateliers de conversation.
- Informer les apprenants sur le choix des programmes proposés.
- Aider les apprenants pour les questions administratives concernant l’inscription, les procédures d’abandon et de retrait, etc.
- Veiller à la tenue précise du registre des présences et à la documentation exhaustive des résultats de tous les apprenants (les informations sont transmises aux responsables des apprenants au sein des établissements de santé publique).
- Télécharger et compiler les résultats de l’évaluation des programmes pour examen par le superviseur.
- Mettre à jour le contenu pertinent du site web de Dialogue McGill.
- Accomplir d’autres tâches liées aux affaires étudiantes, selon les besoins.
La liste des fonctions et responsabilités décrite ci-dessus est indicative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
- Au moins 2 ans d'expérience dans un poste en contact avec les étudiants ou les clients ;
- Un diplôme universitaire de 1 cycle est un atout ;
- Excellentes compétences en communication en anglais et en français, à l'oral comme à l'écrit ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement dynamique ;
- Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles ;
- Souci du détail et capacité avérée à apporter un soutien à différents niveaux de l'administration ;
- Capacité à mener de front plusieurs projets dans un même laps de temps et excellentes compétences en gestion du temps ;
- Maîtrise des logiciels informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et Adobe Pro ;
- La connaissance des politiques et procédures administratives de l’Université McGill constitue un atout.
Ce poste s’inscrit dans le cadre du programme de formation linguistique de Dialogue McGill, basé à la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill (https://www.dialoguemcgill.ca/fr/programme-formation-linguistique), et est rémunéré par des fonds de recherche. Le contrat est d’une durée d’un an, mais peut être renouvelé.
En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Régime d’avantages sociaux concurrentiel (assurance maladie, dentaire et vie) (si admissible)
- Régime de retraite à cotisation déterminée (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10 %) (si admissible)
- Régime collectif d’épargne-retraite (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
- Politique de vacances concurrentielle
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés mobiles
- Neuf (9) « vendredis d’été » — journées payées entre la fête nationale (Saint-Jean-Baptiste) et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des Fêtes en décembre
- Exonération des droits de scolarité pour les employées et employés réguliers et leurs personnes à charge
- Jusqu’à une (1) journée de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
Avant de poser votre candidature, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter la communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau #4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Dialogue McGill
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-05-17
Date limite pour postuler :
2026-05-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***
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