Assistant(e) aux communications B
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Resume du poste:
Le MCVD est un centre de recherche de l’Université McGill qui accueille des chercheurs et des stagiaires intéressés par l’étude des maladies virales. Notre mission est de proposer des solutions aux maladies virales qui menacent la santé publique, en faisant progresser la recherche, l’éducation et les soins aux patients grâce à des efforts interdisciplinaires.
Sous la direction du directeur, la personne apportera un soutien administratif, en communication et dans l’organisation d’événements afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien du MCVD et à la tenue d’événements de grande qualité, tels que des retraites, des symposiums et des séminaires. Les tâches incluent la coordination logistique, le soutien aux événements, la préparation de documents et de notes de briefing, la mise à jour du site web et des contenus sur les réseaux sociaux du centre, le suivi des tâches ainsi que la liaison professionnelle avec les étudiants, le personnel et les membres du centre.
Responsabilités principales :
Coordination administrative
- Rédiger des réponses aux courriels reçus et acheminer les demandes de renseignements.
- Planifier les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger et diffuser les procès-verbaux, et assurer le suivi des mesures à prendre.
- Préparer des documents simples (lettres, documents d’une page, badges nominatifs, feuilles de présence) et organiser les dossiers partagés.
- Traiter les demandes de bourses du centre.
Assistance au lancement et aux événements
- Réserver les salles, commander la restauration, assurer l’installation audiovisuelle/Zoom, préparer les diapositives et le déroulement de l’événement, ainsi que gérer les hôtels et billets d’avion pour les intervenants.
- Assurer la présence sur place (bureau d’inscription, assistance aux intervenants) et gérer les réponses ainsi que les listes d’invités.
- Collecter les biographies et diapositives des intervenants, compiler et distribuer les documents relatifs à l’événement, et contribuer au suivi après l’événement (remerciements, formulaires d’évaluation).
Communications et web
- Ajouter du nouveau contenu au site web et publier des actualités ou mises à jour.
- Préparer et diffuser les bulletins d’information du Centre.
- Élaborer une stratégie pour les réseaux sociaux, rédiger et programmer des publications, et contribuer à la création de visuels simples (ex. : Canva).
- Participer à la rédaction et à la mise en forme des mises à jour périodiques par e-mail, ainsi qu’à la gestion des listes de diffusion.
Assistance pour les webinaires et événements hybrides (selon les besoins)
- Contribuer au lancement de la série de webinaires, assister les intervenants avec Zoom (enregistrement, partage d’écran, salles de discussion) et effectuer un dépannage audiovisuel de base.
- Gérer les demandes de renseignements et assurer le suivi auprès des participants.
Données et suivi
- Tenir à jour les listes de contacts, les feuilles de calcul RSVP et les tableaux de tâches.
- Compiler des indicateurs simples de participation et de performance des événements.
Assistance administrative générale
- Participer aux tâches urgentes afin d’assurer le bon fonctionnement du laboratoire.
Compétences et aptitudes requises
- Être actuellement étudiant à McGill et acvoir été approuvé pour le programme travail-études.
- Fiabilité et professionnalisme avérés dans des rôles administratifs ou événementiels ; grande attention aux détails.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale ; à l’aise pour correspondre avec des invités et conférenciers de haut niveau.
- Connaissance de Zoom (fonctions d’hôte/co-hôte), MS Office/Google Workspace ; Canva ou outils de conception similaires ; la publication web dans McGill WMS est un atout.
- Proactif, organisé et capable de gérer plusieurs échéances avec un minimum de supervision.
- Anglais requis ; le français constitue un atout important.
- Disponibilité occasionnelle tôt le matin ou tard le soir pendant la période de lancement.
- Environ 10 heures par semaine, sous réserve de variations.
Avant de postuler, veuillez noter : Pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et être disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une institution anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4. Pour obtenir la définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer
here
.
Formation et expérience minimales requises :
Diplôme d’études secondaires 1 An Expérience pertinente
Salaire horaire :
(SEOUM B) $16.35
Nombre estimé d’heures de travail par
semaine :
10 (Temps partiel)
Date de début de l’emploi :
2026-03-02
Date de fin de l’emploi :
2027-03-01
Date limite pour postuler :
2026-01-11
Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE.
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Assistant(e) aux communications B
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Resume du poste:
Le MCVD est un centre de recherche de l’Université McGill qui accueille des chercheurs et des stagiaires intéressés par l’étude des maladies virales. Notre mission est de proposer des solutions aux maladies virales qui menacent la santé publique, en faisant progresser la recherche, l’éducation et les soins aux patients grâce à des efforts interdisciplinaires.
Sous la direction du directeur, la personne apportera un soutien administratif, en communication et dans l’organisation d’événements afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien du MCVD et à la tenue d’événements de grande qualité, tels que des retraites, des symposiums et des séminaires. Les tâches incluent la coordination logistique, le soutien aux événements, la préparation de documents et de notes de briefing, la mise à jour du site web et des contenus sur les réseaux sociaux du centre, le suivi des tâches ainsi que la liaison professionnelle avec les étudiants, le personnel et les membres du centre.
Responsabilités principales :
Coordination administrative
- Rédiger des réponses aux courriels reçus et acheminer les demandes de renseignements.
- Planifier les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger et diffuser les procès-verbaux, et assurer le suivi des mesures à prendre.
- Préparer des documents simples (lettres, documents d’une page, badges nominatifs, feuilles de présence) et organiser les dossiers partagés.
- Traiter les demandes de bourses du centre.
Assistance au lancement et aux événements
- Réserver les salles, commander la restauration, assurer l’installation audiovisuelle/Zoom, préparer les diapositives et le déroulement de l’événement, ainsi que gérer les hôtels et billets d’avion pour les intervenants.
- Assurer la présence sur place (bureau d’inscription, assistance aux intervenants) et gérer les réponses ainsi que les listes d’invités.
- Collecter les biographies et diapositives des intervenants, compiler et distribuer les documents relatifs à l’événement, et contribuer au suivi après l’événement (remerciements, formulaires d’évaluation).
Communications et web
- Ajouter du nouveau contenu au site web et publier des actualités ou mises à jour.
- Préparer et diffuser les bulletins d’information du Centre.
- Élaborer une stratégie pour les réseaux sociaux, rédiger et programmer des publications, et contribuer à la création de visuels simples (ex. : Canva).
- Participer à la rédaction et à la mise en forme des mises à jour périodiques par e-mail, ainsi qu’à la gestion des listes de diffusion.
Assistance pour les webinaires et événements hybrides (selon les besoins)
- Contribuer au lancement de la série de webinaires, assister les intervenants avec Zoom (enregistrement, partage d’écran, salles de discussion) et effectuer un dépannage audiovisuel de base.
- Gérer les demandes de renseignements et assurer le suivi auprès des participants.
Données et suivi
- Tenir à jour les listes de contacts, les feuilles de calcul RSVP et les tableaux de tâches.
- Compiler des indicateurs simples de participation et de performance des événements.
Assistance administrative générale
- Participer aux tâches urgentes afin d’assurer le bon fonctionnement du laboratoire.
Compétences et aptitudes requises
- Être actuellement étudiant à McGill et acvoir été approuvé pour le programme travail-études.
- Fiabilité et professionnalisme avérés dans des rôles administratifs ou événementiels ; grande attention aux détails.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale ; à l’aise pour correspondre avec des invités et conférenciers de haut niveau.
- Connaissance de Zoom (fonctions d’hôte/co-hôte), MS Office/Google Workspace ; Canva ou outils de conception similaires ; la publication web dans McGill WMS est un atout.
- Proactif, organisé et capable de gérer plusieurs échéances avec un minimum de supervision.
- Anglais requis ; le français constitue un atout important.
- Disponibilité occasionnelle tôt le matin ou tard le soir pendant la période de lancement.
- Environ 10 heures par semaine, sous réserve de variations.
Avant de postuler, veuillez noter : Pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et être disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une institution anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4. Pour obtenir la définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer
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Formation et expérience minimales requises :
Diplôme d’études secondaires 1 An Expérience pertinente
Salaire horaire :
(SEOUM B) $16.35
Nombre estimé d’heures de travail par
semaine :
10 (Temps partiel)
Date de début de l’emploi :
2026-03-02
Date de fin de l’emploi :
2027-03-01
Date limite pour postuler :
2026-01-11
Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE.
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.