Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur

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Le/la coordonnateur·rice, Salles de conférence sera responsable de la gestion des activités aux étages des salles de conférence de Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour tout ce qui a trait aux salles de conférence, c’est-à-dire les espaces où nous accueillons des clients et des visiteurs. La personne choisie devra veiller au respect des normes de service propres aux salles de conférence, c’est-à-dire gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, configurer ou installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, sous la direction du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences.

Ce poste relèvera directement du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es direct·es, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes selon les directives du/de la directeur·rice national·e, du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences et de divers autres responsables.

Il ou elle devra également aider les intervenants internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.

Principales Attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

• Soutenir la prestation de service lors de réunions ou d’événements, organisés par le cabinet ou un tiers, en agissant comme principale personne-ressource aux étages des salles de conférence et en collaborant avec les équipes chargées des activités liées aux conférences, de la réception, du service traiteur, des installations, de l’audiovisuel et des événements.
• Chapeauter la planification des réunions et des événements, effectuer la mise en place et la remise en ordre des lieux rapidement et selon les normes du cabinet, et évaluer les besoins en ressources pour répondre aux attentes et aux demandes des clients en matière de service traiteur, d’audiovisuel et d’installations.
• Regarnir les salles de conférence à la mezzanine et sur les autres étages.
• Parcourir régulièrement les salles de conférence pour s’assurer du respect des normes BLG.
• Faire le suivi du flux quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements prévus à l’étage (coordonner l’usage de l’espace, gérer la capacité d’accueil, s’occuper de la logistique liée à l’audiovisuel et à l’hospitalité, etc.), et collaborer étroitement avec le service de réservation de salles pour planifier les réunions et événements, mettre à jour le calendrier, résoudre les conflits et gérer les risques.
• Produire des rapports de réservation, d’événements, d’utilisation et de suivi.
• Au besoin, aider les équipes de configuration scénique et d’audiovisuel, et participer à l’aménagement des pièces et aux mises en place du Service traiteur, en collaboration avec le/la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences et les responsables concernés (équipe Événements ou autre).
• Faire visiter les étages des salles de conférence à des parties internes et externes et présenter les caractéristiques des différents espaces (capacité d’accueil, configuration et restrictions).
• Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel à l’équipe Installations et au Service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.
• Proposer des solutions pour régler les conflits d’horaire liés aux salles de conférence à la mezzanine et aux autres étages, et donner suite aux plaintes des clients dès qu’elles sont formulées.
• Corriger les problèmes de prestation de services dans les salles de conférence, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au Service traiteur et aux installations en travaillant avec les responsables appropriés.
• Collaborer avec les membres des équipes chargées du service traiteur, de l’audiovisuel, des installations, de la réception, des événements et de la réservation de salles pour organiser des réunions et des événements qui satisfont aux besoins d’intervenants internes ou externes.
• Respecter les exigences de service aux étages des salles de conférence. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même.
• Assurer la liaison régulière avec les membres du cabinet en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements et maintenir une prestation de service pendant ces activités.
• Exécuter toute autre tâche à la demande du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences, dont soutenir l’équipe Activités liées aux conférences, au besoin.

Principales exigences

• Diplôme collégial en hôtellerie, en marketing, en administration des affaires, en communications ou en gestion d’événements, un atout.
• Au moins 3 à 4 ans d’expérience dans un poste similaire en entreprise.
• Personnalité énergique et passion pour l’expérience client et le respect des normes de service se rapportant aux réunions et aux événements.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, habiletés interpersonnelles de haut niveau, capacité à gérer des situations épineuses et bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Autonomie et capacité à travailler sous pression dans un milieu au rythme soutenu où les échéances sont multiples et parfois concurrentes.
• Discernement et aptitude à prendre de bonnes décisions et à résoudre des problèmes.
• Maîtrise des logiciels de la suite Office et de Rendezvous (ou toute autre plateforme de gestion de salles semblable).
• Souci exceptionnel du détail et de la qualité.
• Capacité à utiliser – ou à apprendre à utiliser – tous les types de matériel audiovisuel et à épauler les clients.
• Esprit d’équipe, discernement, débrouillardise, souplesse et créativité.
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires ou travailler selon un horaire flexible, y compris les soirs et les fins de semaine, au besoin.
• Capacité de lever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 14 kg (30 lb).

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.