Job Description – Administrative Assistant (Schools)

The Muslim Association of Canada (MAC) is a nationally incorporated charity with a presence in four provinces across Canada. Our private Islamic schools are registered by the Provincial Ministries of Education. The Administrative Assistant is responsible for assisting the Principal in managing the day-to-day operations of the school and fostering community relations. The incumbent will support the school’s philosophy, align with the goals and curriculum plans, adhere to the policies of the Muslim Association of Canada, and ensure compliance with Provincial legislation.

Reporting Structure: This position reports directly to the Principal/Administrator. The responsibilities of the Administrative Assistant will include, but are not limited to:

Key Responsibilities:

• Perform general secretarial duties, including drafting and revising documents, managing correspondence, maintaining both paper and digital files, making photocopies, sending faxes, and opening and following up on files.
• Maintain the school calendar, prepare minutes, and handle various administrative tasks as required.
• Collect and maintain accurate documentation, providing periodic reports to the Principal as agreed upon, and ensuring that both hard copy and electronic files are organized.
• Prepare and track student attendance for all classes, contact parents in case of absence, maintain absence records, and alert parents if a student is close to exceeding their absenteeism limit.
• Provide new parents with a tour of the school, answer queries regarding registration, admission, school curriculum, timings, staff, and fees.
• Update and maintain a substitute teacher list, and access teaching resources as directed by the Principal.
• Maintain up-to-date and accurate student, staff, vendor, and accounting records, both manually and electronically.
• Follow up on outstanding fees and dues for the school.
• Complete the monthly school fees tracker for tax purposes.
• Maintain manual staff sign-in sheets and e-files for payroll purposes, record absences, and collect required information for new staff.
• Handle petty cash, ensuring timely replenishment, and prepare supporting documentation for the Accounting Department.
• Prepare monthly online filing and claim student subsidies.
• Handle any other queries, data, or tasks requested by the head office in a timely manner.
• Submit applications for the yearly school license renewal.
• Convey messages and queries between the Principal and staff.
• Assist the Speech Therapist with student records and consent forms.
• Respond to staff queries related to students, school supplies, general school rules, student incidents, and IT concerns.
• Order and maintain sufficient washroom supplies for school use.
• Liaise with vendors and service personnel for troubleshooting and maintenance.
• Check and respond to mail and voicemail messages promptly.
• Maintain and update the school notice board; assist in planning, coordinating, and executing school events and functions.
• Schedule and reschedule requested meetings, and assist the Principal in various administrative tasks.
• Undertake other tasks as assigned by the Principal or Vice Principal.

Qualifications:

• Advanced written and spoken communication skills in English, along with strong administrative abilities and excellent telephone manners.
• Computer proficiency, including MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), experience with mail merges, and working with customer or donor databases.
• Exceptional time-management, organizational, and planning skills.
• Ability to prioritize and manage workloads efficiently.
• Strong sense of confidentiality, diplomacy, sound judgment, and discretion when interacting with various stakeholders.
• A minimum of four years of full-time work experience and/or higher education.
• High energy, self-motivation, and flexibility in approach to tasks.

Profile: The Administrative Assistant is an energetic, personable, and highly motivated professional who maintains confidentiality while providing key support to the school. This individual will work independently and collaborate with various team members and committees. As a professional in their own right, the Administrative Assistant will often be the first point of contact for parents, teachers, volunteers, and donors interacting with the organization.

Equal Opportunity Statement MAC is committed to diversity, equity, and inclusion. We provide equal employment opportunities to all, without discrimination based on race, gender, disability, or any other protected status. Accommodations are available upon request during the hiring process.

Description de Poste – Assistant Administratif (Écoles)

L'Association Musulmane du Canada (MAC) est une organisation de charité nationalement incorporée, présente dans quatre provinces à travers le Canada. Nos écoles islamiques privées sont enregistrées auprès des Ministères provinciaux de l'Éducation. L’Assistant Administratif est responsable d’assister le Directeur dans la gestion des opérations quotidiennes de l’école et dans le développement des relations avec la communauté. Le titulaire du poste soutiendra la philosophie de l’école, s'alignera sur les objectifs et les plans de programme, respectera les politiques de l’Association Musulmane du Canada et veillera à la conformité avec la législation provinciale.

Structure de Rapport : Ce poste relève directement du Directeur/Administrateur. Les responsabilités de l'Assistant Administratif incluent, mais ne se limitent pas à :

Responsabilités Clés :

• Effectuer des tâches de secrétariat général, y compris la rédaction et la révision de documents, la gestion de la correspondance, la maintenance des fichiers papier et numériques, la réalisation de photocopies, l’envoi de fax et l’ouverture et le suivi des dossiers.
• Maintenir le calendrier scolaire, rédiger des procès-verbaux et gérer diverses tâches administratives selon les besoins.
• Collecter et maintenir une documentation précise, fournir des rapports périodiques au Directeur comme convenu, et s’assurer que les fichiers papier et électroniques sont organisés.
• Préparer et suivre l’assiduité des élèves pour toutes les classes, contacter les parents en cas d'absence, maintenir des registres d'absences et avertir les parents si un élève est sur le point de dépasser sa limite d'absentéisme.
• Fournir aux nouveaux parents une visite de l'école, répondre aux questions concernant l'inscription, l'admission, le programme scolaire, les horaires, le personnel et les frais.
• Mettre à jour et maintenir une liste de suppléants et accéder aux ressources pédagogiques comme indiqué par le Directeur.
• Maintenir des dossiers à jour et précis des élèves, du personnel, des fournisseurs et des finances, à la fois manuellement et électroniquement.
• Suivre les frais impayés et les dues de l’école.
• Compléter le suivi mensuel des frais scolaires à des fins fiscales.
• Maintenir les feuilles de présence manuelles du personnel et les fichiers électroniques pour la paie, enregistrer les absences et collecter les informations nécessaires pour les nouveaux employés.
• Gérer la petite caisse, veiller à son réapprovisionnement en temps voulu et préparer la documentation de soutien pour le département comptable.
• Préparer le classement en ligne mensuel et demander les subventions pour les élèves.
• Gérer toute autre question, donnée ou tâche demandée par le siège social dans les délais impartis.
• Soumettre les demandes de renouvellement de licence annuelle de l’école.
• Transmettre les messages et les demandes entre le Directeur et le personnel.
• Assister l'Orthophoniste avec les dossiers des élèves et les formulaires de consentement.
• Répondre aux questions du personnel concernant les élèves, les fournitures scolaires, les règles générales de l’école, les incidents impliquant des élèves et les préoccupations informatiques.
• Commander et maintenir un stock suffisant de fournitures sanitaires pour l'utilisation de l'école.
• Communiquer avec les fournisseurs et le personnel de service pour le dépannage et la maintenance.
• Vérifier et répondre rapidement aux messages postaux et aux messages vocaux.
• Maintenir et mettre à jour le tableau d'affichage de l'école ; aider à la planification, la coordination et l’exécution des événements et fonctions scolaires.
• Programmer et reprogrammer les réunions demandées, et assister le Directeur dans diverses tâches administratives.
• Effectuer d’autres tâches attribuées par le Directeur ou le Directeur adjoint.

Qualifications :

• Compétences en communication écrite et orale avancées en anglais, avec de fortes capacités administratives et de bonnes manières téléphoniques.
• Maîtrise de l’informatique, y compris MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), expérience avec les publipostages et l’utilisation de bases de données de clients ou de donateurs.
• Excellentes compétences en gestion du temps, organisation et planification.
• Capacité à prioriser et à gérer efficacement les charges de travail.
• Sens de la confidentialité, diplomatie, bon jugement et discrétion dans les interactions avec divers intervenants.
• Un minimum de quatre ans d’expérience professionnelle à plein temps et/ou d’études supérieures.
• Énergie élevée, motivation personnelle et flexibilité dans l’approche des tâches.

Profil : L’Assistant Administratif est un professionnel énergique, sociable et hautement motivé, qui maintient la confidentialité tout en fournissant un soutien clé à l’école. Cette personne travaillera de manière autonome tout en collaborant avec divers membres d’équipe et comités. En tant que professionnel, l’Assistant Administratif sera souvent le premier point de contact pour les parents, enseignants, bénévoles et donateurs interagissant avec l’organisation.

Déclaration d’égalité des chances : MAC s'engage en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. Nous offrons des opportunités d’emploi égales à tous, sans discrimination fondée sur la race, le sexe, le handicap ou tout autre statut protégé. Des aménagements sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement