Titre du poste : Secrétaire de direction et de programmes d’études (SBK14)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des sciences | Département des sciences biologiques (2190)

Groupe d'emploi : Bureau
Numéro du poste : 6847
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine

CE POSTE EST PARTAGÉ À MI-TEMPS ENTRE LE DÉPARTEMENT DES SCIENCES BIOLOGIQUES ET LE DÉPARTEMENT DES SCIENCES DE L’ACTIVITÉ PHYSIQUE
Possibilité de 1 journée de télétravail par semaine
Pavillon : SB : des Sciences biologiques

EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $
Classement salarial : 6
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DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/SBK14 et au Syndicat.

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DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

• Apporte son soutien à la personne désignée, responsable de la préparation des assemblées départementales des deux départements; convoque les participants; prépare l’ordre du jour et les projets de résolution; participe aux comités exécutifs; assiste et apporte son soutien pendant les réunions; prend les notes et rédige les procès-verbaux et les extraits de résolution; assure les suivis qui en découlent;

• Accueille les personnes qui se présentent au secrétariat des départements; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;

• Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, modification budgétaire, rapport, affichage de contrats d’auxiliaires; effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production; tient à jour et compile des données nécessaires à la production de statistiques et de différentes listes telles que liste de subvention, de clients, d'employées, d'employés et en commande l'impression;

• Contrôle et tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau, liste et produits relevant des deux départements en effectue la saisie de données correspondantes; remplit le formulaire approprié, le transmet à la personne désignée aux fins de signature et l'achemine à l'unité administrative concernée; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi;

• Tient à jour le système de classement des documents papier et numériques relié à ses activités; effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au service des archives et de gestion des documents;

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.