Bilingual Administrative Assistant - ADM025429

Employment Type**:** Expression of Interest for SGEU Term less than 9 months

Location(s)****: SK-Rgna-Regina

Ministry**:** 005 Education

Salary Range**:** $24.079-$30.174 Hourly

Grade**:** SGEU.05.

About us:

The Ministry of Education provides leadership and direction to Saskatchewan’s education, early years, library and literacy sectors. The ministry is committed to providing equitable and inclusive education, early years and library systems that benefit all learners and foundationally place Indigenous knowledge systems, cultures and languages within structures, policies and curricula. The Ministry of Education is advancing reconciliation with early years, Prekindergarten to Grade 12, library, and First Nations, Métis and Inuit partners by acknowledging our shared history to build a brighter future together.

The Opportunity:

The Student Achievement and Supports Branch is seeking a highly motivated, energetic, organized and reliable individual to join our administrative team. Our candidate of choice will have excellent communication and interpersonal skills with a keen sense for detail. A strong ability to multi-task is essential.

Reporting to the Executive Coordinator, you will be responsible for:

preparing, proofreading and formatting a variety of confidential documents such as briefing materials, correspondence and presentations while managing multiple tasks and interruptions;

• Overseeing and tracking the flow of information, documents and correspondence in and out of the branch;
• Coordinating meetings and recording meeting minutes as necessary;
• Planning, scheduling and coordinating travel and logistics for meetings and other events;
• Greeting and directing telephone callers and providing them with accurate information in a professional, respectful manner;
• Provide administrative financial support for the unit’s expenses using financial government management systems such as BMO;
• Maintain filing and archiving;
• Performing other related administrative functions as needed; and,
• Providing backup support to a secondary administrative position and the Executive Coordinator.

The successful candidate will have strong computer skills and superior written and verbal communication skills. You will be thorough, conscientious and attentive to detail to ensure quality work and reliable and discreet in handling confidential material and information. You will have strong problem solving and decision-making skills and prioritize and balance diverse and conflicting workload pressures. Working in a team environment, you will bring professionalism and diplomacy to your interactions with colleagues, senior officials and clients.

The successful candidate will have knowledge of office management and administrative procedures and protocols. You will have demonstrated the ability to independently organize, schedule, coordinate and accurately complete multiple tasks. Experience using government financial and human resource management systems (MIDAS, Markview, Taleo) and knowledge of government protocols, policies and procedures is an asset.

Typically, the knowledge required for this position will have been gained through completion of an office administration certificate or equivalent and/or several years related experience providing administrative support.

What we offer:

• dynamic, challenging work for talented individuals;
• a competitive salary;
• comprehensive benefits package including pension;
• vacation, earned days off (EDO) and other types of leave; and
• inclusive work environments.

Qui nous sommes :

Le ministère de l’Éducation joue un rôle de leadership et de supervision auprès des secteurs de l’éducation, de la petite enfance, des bibliothèques ainsi que de l’alphabétisation. Le Ministère est engagé à fournir un système éducatif, de la petite enfance et de bibliothèques inclusif et équitable qui avantage tous les apprenants tout en accordant une place fondamentale aux systèmes de savoir, aux cultures et aux langues autochtones dans les structures, les politiques et les programmes d’études. Le ministère de l’Éducation progresse vers la réconciliation avec des partenaires des milieux de la petite enfance, de la prématernelle à la 12e année, avec les bibliothèques ainsi qu’avec des partenaires des Premières Nations, des Métis et des Inuits en reconnaissant notre héritage commun pour bâtir ensemble un avenir plus radieux.

Le poste à pourvoir :

La Direction de la réussite et du soutien des élèves est à la recherche d’une personne très motivée, énergique, organisée et fiable pour se joindre à notre équipe administrative. La personne candidate idéale aura de l’entregent et d’excellentes compétences en communication, en plus d’être méticuleuse. Il est essentiel que la personne retenue possède une forte capacité à mener plusieurs tâches de front.

Sous la responsabilité de la coordonnatrice administrative, vous aurez comme responsabilité :

• De faire la préparation, la relecture et le formatage d’une variété de documents confidentiels comme du matériel de breffage, de la correspondance et des présentations tout en accomplissant plusieurs tâches simultanément et en présence d’interruptions fréquentes;
• D’assurer la surveillance et le suivi du flux entrant et sortant de renseignements, de documents et de correspondance;
• De coordonner des réunions et d’enregistrer les comptes-rendus de réunions au besoin;
• De planifier, de mettre à l’horaire et de coordonner les déplacements et les voyages ainsi que la logistique pour les réunions et autres événements;
• De répondre aux appels téléphoniques, de les acheminer et de fournir aux appelants les renseignements précis de façon professionnelle et respectueuse;
• De fournir du soutien administratif de nature financière en lien avec les dépenses de l’unité à l’aide de systèmes de gestion financière du gouvernement comme BMO;
• De tenir à jour les dossiers et de gérer l’archivage des documents;
• D’accomplir d’autres fonctions administratives connexes au besoin;
• De remplacer, au besoin, l’autre adjointe ou adjoint administratif bilingue ou le coordonnateur administratif.

La personne retenue aura de solides compétences en informatique et de fortes habiletés en communication verbale et écrite. Cette personne sera rigoureuse, consciencieuse et méticuleuse pour assurer de produire du travail de qualité. Elle doit également être fiable et discrète lorsqu’elle doit travailler avec du matériel ou des renseignements confidentiels. La personne retenue aura de solides compétences en résolution de problèmes et en prise de décision. Elle doit par ailleurs établir efficacement un ordre de priorité et être en mesure de concilier des pressions diverses et conflictuelles dans sa charge de travail. Évoluant dans un environnement où le travail se fait en équipe, la personne retenue fera preuve de diplomatie et de professionnalisme dans ses interactions avec ses collègues, les hauts fonctionnaires ainsi que les clients.

La personne retenue pour occuper ce poste connaîtra les procédures et protocoles de nature administrative et en lien avec la gestion d’un bureau. Elle aura démontré sa capacité à organiser, à planifier, à coordonner et à mener à bien de multiples tâches de façon autonome. L’expérience dans l’utilisation des systèmes financiers et de gestion des ressources humaines du gouvernement de la Saskatchewan (MIDAS, Markview, Taleo) ainsi que des connaissances en matière de protocoles, de politiques et de procédures sont un atout.

En règle générale, les connaissances requises pour réussir dans ce poste s’acquièrent en obtenant un certificat d’administration de bureau ou l’équivalent ou en cumulant sept années d’expérience connexe dans un poste de soutien administratif.

Ce que nous offrons :

• Un travail dynamique et stimulant pour des personnes talentueuses;
• Un salaire compétitif;
• Un programme d’avantages sociaux complet, y compris un régime de retraite;
• Des congés annuels et jours de congés acquis (EDO) ainsi que d’autres types de congés;
• Un environnement de travail inclusif.

This position is designated for qualified equity group members who self-declare in this online application, as identified in "diversity groups" below

Hours of Work**:** A - SGEU Office 36 - one day off every two weeks

Number of Openings**:** 1

Closing Date: Aug 21, 2025, 12:59:00 AM