Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Graduate and Postdoctoral Studies Academic Services

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/23

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/11/03

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:
Sous la direction du Superviseure, Études supérieures et postdoctorales, Coordonner et exécuter les principales tâches reliées aux activités scolaires des programmes en accord avec les règlements scolaires de la Faculté et de l’Université en assurant un service courtois et rapide qui projette une image positive de l'Université d'Ottawa auprès de toute sa clientèle et contribuant à une excellente expérience étudiante.

Dans ce poste, vous:

Admissions :

• Diriger le processus d’admission aux programmes sous sa responsabilité. À cette fin, développer, évaluer et assurer les services d’accueil et les services d’information offerts aux candidats potentiels afin de cerner les besoins véritables et les conseiller au sujet des programmes d'études disponibles, des bourses d'admission, des conditions d’admission en tenant compte des antécédents scolaires et des projets de carrière.
• Analyser et préparer les dossiers d'admission selon les exigences d’admission et s’assurer que toutes les conditions d’admission soient satisfaites. Vérifier l’exactitude des listes des différents statuts des étudiants et apporter les corrections nécessaires. Déterminer l'admissibilité des candidats, préparer les dossiers pour évaluation par les comités d'admission et gérer l'entrée des recommandations du Comité d’évaluation.
• Effectuer les calculs de moyenne d’admission pour les étudiants canadiens et internationaux selon les normes établies de l'Université. Agir comme personne-ressource en ce qui a trait aux dossiers canadiens et internationaux, vérifier l'accréditation des universités et l’authenticité des documents soumis et relever les conditions d’admission au moment approprié. Déterminer l’éligibilité des candidats basés sur les moyennes calculées et refuser les dossiers qui ne rencontrent pas la moyenne minimale.

Cheminement scolaire :

• Conseiller la clientèle étudiante sur les règlements et les processus scolaires reliés aux exigences scolaires de leur programme afin de favoriser la rétention, le temps à la diplomation dans les délais requis et le succès scolaire. Coordonner les processus scolaires sous sa responsabilité tels l’inscription des étudiants, le processus d’évaluation des dossiers étudiants COOP, de rendement scolaire incluant la vérification des rapports de progrès, de listes préétablies (inscription aux activités CTN, les deux échecs, superviseur de thèse…).
• Responsable d’approuver les notes finales de cours, de la coordination de l’évaluation des cours et de la gestion des examens différés et adaptés. Participer à l’élaboration de l’offre de cours et l’horaire des cours et des examens. Faire la mise à l'horaire des cours et des examens au système informatique.
• Analyser les cas d’exception, tels que les demandes de congés, différés, prolongation, lettres de permission, inscriptions en retard, changements d’option et de programmes, etc., dans le cadre du processus de cheminement scolaire des étudiants aux études supérieures. Faire une pré-analyse des demandes d’exception exigeant l’approbation de la responsable des services scolaires selon les règlements de l'Université afin d’offrir des solutions possibles et effectuer les suivis nécessaires.

Ce que vous apportez :

• Connaissances approfondies des programmes d’éducation postsecondaire, des règlements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente
• Expérience de l’analyse, de la gestion et du contrôle de dossiers scolaires.
• Expérience en interprétation, explication et application de règlements scolaires et de méthodes.
• Expérience dans un rôle de conseiller et en service à la clientèle dans le milieu scolaire
• Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés (SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur,Document Manager) et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de données,tableurs, courriel, et Internet.
• Expérience en rédaction administrative dans les deux langues officielles.
• Forte aptitude en communication interpersonnelle, en travail d’équipe et en résolution de problèmes.
• Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail en en fonction d’échéanciers stricts
• Bilinguisme (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.