Description

The Corporate Services Representative plays a key role in supporting the operations of a high-volume corporate services business. This versatile role requires attention to detail, strong organizational skills, and the ability to balance administrative, legal, and client service responsibilities. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, ensuring accuracy, efficiency, and excellent service delivery to both internal and external clients.

Key Responsibilities

• Prepare and file corporate documents related to incorporations, amendments, dissolutions, annual returns, and other filings.
• Draft and proofread standard legal documents, including resolutions, agreements, and compliance forms.
• Conduct name searches and NUANS reports to support incorporations and name reservations.
• Assist with extra-provincial registrations, renewals, and compliance tasks.
• Maintain minute books, share registers, and corporate records.
• Coordinate production and fulfillment of corporate seals, share certificates, and minute books.
• Prepare shipments, ensuring orders are accurate and on time.
• Monitor and maintain inventory of corporate kits, seals, and supplies.
• Respond to client inquiries regarding filings, orders, and service requests.
• Provide guidance to clients on required documentation and processes.
• Troubleshoot and resolve client issues with professionalism.
• Prepare invoices and ensure accurate billing for services and supplies.
• Process payments, support reconciliation, and monitor outstanding accounts.

Skills, Knowledge and Expertise

• Bilingual in English and French
• Postsecondary diploma or degree in Business Administration, Legal Studies, or a related field (preferred).
• 2–4 years of experience in corporate services, legal support, or administrative roles (experience with corporate filings or in a law firm is an asset).
• Experience with billing, accounting processes, and client service in a high-volume environment.
• Strong knowledge of corporate filings, name searches, and extra-provincial registration processes.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and comfort with legal or corporate service platforms.
• Strong attention to detail, accuracy, and ability to manage multiple tasks under tight deadlines.
• Strong organizational and problem-solving skills.
• Ability to work independently as well as collaboratively in a team setting.

Job Benefits

At Dye & Durham we strive to be visionaries! As a leader in our field, we ensure our employees are ready for the next challenge in their journey with us by offering internal and external training opportunities. We offer competitive salaries and a whole host of benefits including healthcare, pension, company discounts, wellness programs, and paid days off to move house or volunteer for your favourite charity.

Do you share our DNA?

• We ask how tomorrow can be better than today
• We are passionate about solving our customer's challenges
• Our ideas break boundaries
• We value different perspectives and encourage dialogue
• We take ownership and celebrate together

Représentant des services généraux

Le représentant des services généraux joue un rôle clé dans le soutien des activités d’une entreprise de services généraux à volume élevé. Ce rôle polyvalent exige le souci du détail, de solides compétences organisationnelles et la capacité de concilier les responsabilités administratives, juridiques et de service à la clientèle. Le candidat retenu ou la candidate retenue s’épanouira dans un environnement au rythme rapide, en assurant l’exactitude, l’efficacité et l’excellence du service aux clients internes et externes.

Principales responsabilités

• Préparer et déposer les documents d’entreprise liés aux constitutions, aux modifications, aux dissolutions, aux déclarations annuelles et aux autres dépôts.
• Rédiger et réviser des documents juridiques courants, y compris des résolutions, des ententes et des formulaires de conformité.
• Effectuer des recherches de noms et des rapports NUANS pour appuyer les constitutions en société et les réservations de noms.
• Aider aux enregistrements, aux renouvellements et aux tâches de conformité extra-provinciaux.
• Tenir les registres des procès-verbaux, les registres des actions et les registres de la société.
• Coordonner la production et l’exécution des sceaux d’entreprise, des certificats d’actions et des registres des procès-verbaux.
• Préparer les expéditions en s’assurant que les commandes sont exactes et livrées à temps.
• Surveiller et maintenir l’inventaire des trousses d’entreprise, des sceaux et des fournitures.
• Répondre aux demandes des clients concernant les dépôts, les commandes et les demandes de service.
• Fournir des conseils aux clients sur les documents et les processus requis.
• Résoudre les problèmes des clients avec professionnalisme.
• Préparer les factures et assurer une facturation exacte des services et des fournitures.
• Traiter les paiements, appuyer le rapprochement et surveiller les comptes en souffrance.

Compétences, connaissances et expertise

• Bilingue en anglais et en français
• Diplôme ou grade postsecondaire en administration des affaires, en études juridiques ou dans un domaine connexe (préférable).
• De 2 à 4 ans d’expérience dans les services aux entreprises, le soutien juridique ou les rôles administratifs (une expérience des dépôts de documents d’entreprise ou dans un cabinet d’avocats est un atout).
• Expérience de la facturation, des processus comptables et du service à la clientèle dans un environnement à volume élevé.
• Solide connaissance des dépôts de documents d’entreprise, des recherches de noms et des processus d’enregistrement extra-provincial.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les plateformes de services juridiques ou d’entreprise.
• Grande minutie, exactitude et capacité à gérer de multiples tâches dans des délais serrés.
• Solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration en équipe.

Avantages liés à l’emploi

Chez Dye et Durham, nous nous efforçons d’être des visionnaires! En tant que chef de file dans notre domaine, nous veillons à ce que nos employés soient prêts à relever le prochain défi de leur parcours au sein de notre entreprise en leur offrant des occasions de formation internes et externes. Nous offrons des salaires concurrentiels et une foule d’avantages, y compris des soins de santé, un régime de retraite, des rabais d’entreprise, des programmes de bien-être et des jours de congé payés pour déménager ou faire du bénévolat pour votre organisme de bienfaisance préféré.

Veuillez noter que si ce poste est basé en Afrique du Sud, tous les candidats doivent avoir le droit légal de vivre et de travailler en Afrique du Sud. Une preuve sera exigée pendant le processus de recrutement.

Partagez-vous notre ADN?

• Nous nous demandons comment demain peut être meilleur qu’aujourd’hui.

• Nous sommes passionnés par la résolution des défis de nos clients.

• Nos idées repoussent les limites

• Nous valorisons les différentes perspectives et encourageons le dialogue.

• Nous prenons nos responsabilités et célébrons ensemble

About Dye & Durham

Dye & Durham is a global leader in legal technology. The company’s three categories of integrated solutions – practice management, data insights and due diligence, and client onboarding – give solicitors the essential tools they need to run their firms, from client acquisition to case management and legal accounting, and everything in between.

Trusted by thousands of legal practitioners globally, Dye & Durham helps law firms achieve more growth with less effort.