Responsabilités principales

Relevant du ou de la directeur.trice, opérations artistiques et développement international, le ou la chargé.e de projets, opérations artistiques coordonne des projets spécifiques en lien avec le secteur des opérations artistiques : tournées, opérations courantes, etc. Il ou elle réalise en outre ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

Rôles et responsabilités

• Assister le ou la directeur.trice, opérations artistiques et développement international dans ses fonctions en lien avec l’organisation et la réalisation des tournées, suivis de dossiers et les échéanciers;

• Maintenir à jour l’itinéraire de la tournée en lien avec toutes les parties prenantes internes (musiciens, Directeur Musical, solistes, personnel administratif, techniciens) et externes (agent de l’OSM, salles de concerts, agences de voyage et transporteurs, hôtels, Chambre de commerce, assureurs et autres fournisseurs, etc.);

• Gérer les listes : création et maintien de la base de données de tournée;

• Assurer le lien constant avec les musiciens et le personnel en tournée: communication générale, envoi et collecte d’informations et concevoir le livret de tournée;

• Coordonner l’obtention des visas, permis de travail et attestations CITES de tous les participants de la tournée selon les pays;

• Accompagner l’orchestre en tournée;

• Coordonner les communications auprès des musiciens que ce soit par la rédaction de notes de services, appels téléphoniques, de distribution de mémos et les communications en provenance du site internet de l’OSM;

• Peut être appelé.e à fournir du soutien administratif au ou à la directeur.trice, opérations artistiques et développement international (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, classement, bon fonctionnement du bureau, préparation des envois de courrier, dont la correspondance, les lettres, bons de commande, etc.);

• Rédiger des rapports et bilans pour les différentes activités;

• Développer une pensée archivistique pour toutes les activités de son secteur;

• Faire les états de compte et assurer un suivi budgétaire de ses projets;

• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences demandées

• Diplôme d’études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l’équivalent;

• Expérience pertinente de trois (3) à cinq (5) ans dans une fonction similaire;

• Expérience en organisation de tournées, un atout important;

• Expérience en gestion de projets;

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin de bien communiquer lors des déplacements à l’étranger;

• Disponibilité les soirs et fin de semaine;

• Disponibilité à accompagner l’orchestre en tournées.

• Excellente technique rédactionnelle;

• Connaissance du milieu culturel national et international;

• Bonne maitrise de la Suite Office;

• Connaissance de la musique classique, un atout;

Compétences et attitudes organisationnelles requises (valeurs OSM)

• Excellence : dépassement – fierté – rigueur;

• Innovation : curiosité – créativité – audace;

• Passion : engagement – authenticité – plaisir;

• Générosité : respect – collaboration – ouverture.

Compétences et attitudes organisationnelles requises

• Attitude professionnelle;
• Autonomie;
• Capacité de gérer les priorités et les événements;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Expérience de la planification stratégique, notamment dans la gestion du budget et des objectifs corporatifs;c
• Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
• Habileté à travailler en multi-dossiers;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion;
• Sens de la diplomatie;
• Sens de la planification et de l’organisation.

Avantages de travailler à l'OSM

• Assurances collectives complètes
• Programme de REER collectif
• PAE et télémédecine
• Billets de concert
• Mode de travail hybride
• Bureaux situés au coeur du dynamique Quartier des spectacles
• Allocation TI
• Horaire comprimé d'été
• Rabais sur les titres de transport collectif (STM)
• Rabais sur le stationnement disponible (PdA)