Official Internal Job Title: Administrative Assistant Status: Regular Job Description: Relevant du VP – Actuariat et produits, Assurance des entreprises, vous veillerez à anticiper ses besoins en offrant un soutien administratif proactif. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de votre sens de l’initiative. En tant que membre du comité de gestion, vous participerez à la gestion des différents événements en s’assurant de leur bon fonctionnement. Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes : Apporter un support direct à votre supérieur immédiat: Tenir à jour l’agenda et prise en charge de certains courriels. Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers. Préparer les notes de frais, les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs Préparer les lettres, les notes de service, les rapports, les présentations et tout autre document et assurer la correction ou traduction de documents, lorsque requis. Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions de la vice-présidence et des comités de gestion de la vice-présidence : Planifier le calendrier des réunions des comités de gestion, proposer l’ordre du jour, assister aux réunions des comités de gestion et dresser les comptes rendus. Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des participants ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités. Jouer un rôle proactif dans l’animation de la dynamique de la vice-présidence en contribuant aux initiatives de mobilisation, de reconnaissance et de culture organisationnelle. Coordonner la réception des invitations des différents comités auxquels le vice-président participe à l’interne et à l’externe pour s’assurer de sa disponibilité (comité d’industrie, conseils d’administration, congrès, conférences, etc.). Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses. Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels, de la correspondance avec les autorités telles que l’AMF dont il faut effectuer des dépôts trimestriels et autres. Apporter un soutien administratif aux directeurs principaux de la vice-présidence. Assurer le soutien logistique et administratif aux différents événements corporatifs initiés par le comité de gestion (rencontres de gestionnaires, rencontres d’employés, rencontres de planification quadrimestrielles, etc.) Vos talents et qualifications : Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat. Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (Word, Powerpoint) Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes Maîtrise avancée de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise #LI-Hybrid #LI-JD1 #S1 Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca English video Here, you can give meaning to your talent in a way that feels authentic to you. We welcome people for who they are and what makes them unique. Because at the end of the day, those differences help us grow together. We take care of our people by offering a competitive salary, a defined benefit pension plan, group insurance for you and your family, a flexible schedule and vacation time to make the most of your life. Also, to help you strike the proper work-life balance, we offer you the opportunity to split up your time between the office and your home which we refer to as the hybrid work mode. We like you just the way you are! That’s why we value different perspectives and ideas in an environment that promotes a sense of belonging and offers equal opportunities to all. Whether you’re an experienced professional, a student or undergoing a career change, we have an opportunity for you to discover or rediscover insurance. We offer you the means to enhance your knowledge, develop your abilities and launch your career. We want you to feel good in your mind and body. Helping you strike the right balance is important to us, which is why we have a team dedicated to the health and well-being of our employees. Plus we encourage you to get up and move which is why we're offering you a telemedicine service and an Employee Assistance Program. We want you to keep you happy. At Beneva, we're in tune with nature by undertaking several initiatives such as LEED buildings, rooftop bee hives and gardens and a paperless environment. We also respect our fellow man by being involved in many social causes. We support concrete actions to give back to the community and encourage the social engagement of our employees. We put people first. We support them through all stages of their life by giving them peace of mind and we contribute to the well-being of the community. Follow us on LinkedIn