Description du poste : Tu es reconnu(-e) pour ton sens de l'organisation, ta rigueur et ta capacité à jongler avec plusieurs priorités à la fois?

Tu souhaites jour un rôle central dans le soutien administratif et la gestion contractuelle d'une équipe technologique et financière dynamique?

Tu as un intérêt marqué pour les environnements collaboratifs et les processus d'acquisition?

Alors on a envie de te rencontrer!

Le défi qui t’attend en quelques mots:
Relevant de la Vice-Présidence Technologie de l’information et cybersécurité et de la Vice-Présidence Principal Finances et Immobilier, tu seras responsable de les appuyer ainsi que leurs équipes dans leurs activités administratives. Tu devras aussi étroitement collaborer avec la Conseillère Principale en acquisition de biens et services et contribuer à l’ensemble des activités relatives à la gestion des achats de biens et services de la SQDC. Tu agiras à titre de support auprès des départements dans les processus d’acquisition de biens et services et assurera l’application de la Politique en matière de contrats et gestion contractuelle de la SQDC. Finalement, tu contribueras à la production de documents techniques requis pour la gestion contractuelle.

Principales responsabilités : De quoi sera animé ton quotidien:

Assurer l’organisation et la coordination de différentes réunions, comités et événements spéciaux: procéder à la convocation des participants, préparer l’ordre du jour, les documents requis et les présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées;

Effectuer une gestion proactive de l’agenda et des priorités du Vice-Président Technologie de l’information et cybersécurité;

Faciliter la gestion et le suivi des communications Vice-Président Technologie de l’information et cybersécurité, incluant les appels téléphoniques et la correspondance et les courriels;

• Classer les dossiers électroniques tout en garantissant leur confidentialité;
• Effectuer toutes les autres tâches administratives liées au rôle d'adjoint administratif et de technicien/ne ABS;

Contribuer au processus d’acquisition transparent, équitable et accessible, et ce, conformément aux politiques et directives de l’organisation;

Contribuer à l’analyse et l’identification des besoins;

Contribuer à baliser, rechercher des prix, des produits et des fournisseurs sur le marché ;

Contribuer à confirmer et consolider les besoins en identifiant les opportunités;

Assurer la coordination des équipements et accessoires TI de l’organisation en établissant des suivis avec la gouvernance TI de la SAQ;

Contribuer à la mise à jour du plan d’approvisionnement (coordination administrative du portefeuille de contrats de l’organisation;

Assurer la gouvernance des contrats;

Être responsable de la conformité des factures, obtenir les approbations de paiement et effectuer avec exactitude les relâches et réception dans JDE;

Rédiger les demandes d’achat dans JDE;

Assurer les commandes des équipements et accessoires TI

Exigences : Tu es la personne qu'il nous faut si:

• Tu détiens un diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent;
• Tu possèdes un minimum de 5 années d’expérience dans un rôle similaire;
• Tu maîtrises les différents logiciels de la suite Microsoft Office;
• Tu maîtrises la langue française parlée et écrite;
• Tu as une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite. *

Compétences recherchées : Et si tu détiens les compétences et l’expérience que nous recherchons:

• Tu possèdes d’excellentes aptitudes pour la communication;
• Tu as une excellente gestion des priorités et la capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
• Tu as un bon sens de l’organisation et de la planification;
• Tu es rigoureux(-se), structuré(-e), méthodique, orienté(-e) vers les résultats et tu as un souci du service client et des suivis de dossiers;
• Tu as une capacité d’analyse, de synthèse et d’autonomie;
• Tu es en mesure de cerner les différents besoins;
• Tu fais preuve d’un haut niveau d’éthique et d’intégrité;
• Tu as un souci de la confidentialité, de l’image corporative et tu es discret(-e).

Atouts : Puis, c’est un avantage si:

• Tu as une connaissance du système intégré de gestion JD Edward d’Oracle;

Cette opportunité te parle et est alignée à tes aspirations professionnelles?

C'est le moment de postuler!

• La connaissance de l’anglais sera nécessaire, notamment, pour comprendre et interpréter la documentation bilingue. Il est aussi possible que la personne dans le poste soit appelée à échanger avec des parties prenantes anglophones.