Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

11

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

BÉS Admissions et bourses

Campus :

Pavillon Simard

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/01/05

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/01/16

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00

Raison d’être du poste:

Sous la direction du Superviseur, Administration des études, coordonner et exécuter les principales tâches reliées aux activités scolaires des programmes en accord avec les règlements scolaires de la Faculté et de l’Université en assurant un service courtois et rapide qui projette une image positive de l'Université d'Ottawa auprès de toute sa clientèle et contribuant à une excellente expérience étudiante.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Cheminement scolaire:

• Conseiller la clientèle étudiante sur les règlements et les processus scolaires reliés aux exigences scolaires de leur programme afin de favoriser la rétention, le temps à la diplomation dans les délais requis et le succès scolaire. Coordonner les processus scolaires sous sa responsabilité tels l’inscription des étudiants, le processus d’évaluation des dossiers étudiants COOP, de rendement scolaire incluant la vérification des rapports de progrès, de listes préétablies (inscription aux activités CTN, les deux échecs, superviseur de thèse…).

Thèses et diplomation :

• Coordonner le processus d’évaluation et de soutenance de thèses de maîtrise et de doctorat. Effectuer une pré analyse des listes d’évaluateurs externes afin d’assurer qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêts et faire approuver les noms des examinateurs de thèse. Évaluer les dossiers des étudiants afin de déterminer si toutes les exigences ont été remplies ; approuver le dépôt initial des thèses et démarrer le processus d’évaluation.
• Communiquer avec le comité de thèse et assurer la réception des rapports d’évaluation des thèses dans les délais prescrits. Proposer un président de jury pour la soutenance de thèse au programme. Organiser la soutenance de thèse, selon les disponibilités du comité de jury.
• Analyser et évaluer les dossiers des étudiants en vue de la diplomation pour les programmes sous sa responsabilité afin de déterminer et d’approuver leur admissibilité ; approuver ou refuser la présentation du dossier pour la diplomation. Vérifier que les candidats ont acheminé leur demande d’inscription au grade. Traiter les demandes urgentes pour l’obtention du grade et préparer la demande d’approbation pour le Sénat, en collaboration avec le Secteur de collation des grades. Résoudre les problèmes liés à la diplomation et, si nécessaire, en informer la Responsable des services scolaires.

Ce que vous apportez:

• Connaissances approfondies des programmes d’éducation postsecondaire, des règlements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente
• Expérience de l’analyse, de la gestion et du contrôle de dossiers scolaires.
• Expérience en interprétation, explication et application de règlements scolaires et de méthodes.
• Expérience dans un rôle de conseiller et en service à la clientèle dans le milieu scolaire
• Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés (SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur, Document Manager) et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de données, tableurs, courriel, et Internet.
• Expérience en rédaction administrative dans les deux langues officielles.
• Forte aptitude en communication interpersonnelle, en travail d’équipe et en résolution de problèmes.
• Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail en en fonction d’échéanciers stricts
• Bilinguisme (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.