Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

7

Famille d’emplois :

Admissions

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Évaluations des demandes

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Échelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Sous la direction du superviseur des admissions, le titulaire du poste agit à titre d’expert principal auprès de ses collègues, des partenaires en recrutement, des facultés et des services sur le campus. Il est responsable de l’évaluation des demandes d’admission aux programmes de premier cycle et aux programmes professionnels. Il gère le cycle des admissions dans son secteur, en appliquant les politiques en vigueur afin de soutenir les objectifs d’inscription. Ce poste exige une connaissance approfondie des programmes d’études nationaux et internationaux, ainsi qu’une solide expertise en politiques d’admission. Le titulaire évalue des dossiers complexes, conseille les candidats ayant des parcours non traditionnels et traite les appels à l’aide de justifications claires et fondées sur les politiques.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Appliquer un jugement avancé pour évaluer l’admissibilité des demandes, en mettant en œuvre des politiques d’admission complexes et les règlements du Sénat dans divers systèmes éducatifs nationaux et internationaux. Mener des entrevues approfondies selon une approche holistique afin d’identifier les candidats prometteurs, y compris ceux ayant un parcours académique non traditionnel ou un apprentissage expérientiel.
• Statuer sur l’admissibilité des candidats issus de systèmes nationaux et internationaux pour les programmes de premier cycle, les certificats et les programmes professionnels en éducation et en droit. Utiliser son expertise des systèmes de notation, de la reconnaissance des titres de compétences et des programmes d’études mondiaux pour assurer des évaluations justes et cohérentes.
• Agir à titre d’expert institutionnel en matière de procédures d’admission et de contrôle de la qualité des dossiers. Faire preuve de discernement pour détecter les documents frauduleux, évaluer les incohérences et analyser les tendances chez les candidats. Offrir du soutien aux agents d’information et aux parties prenantes afin d’assurer le respect des normes institutionnelles et des exigences réglementaires, en garantissant l’intégrité du processus d’admission.
• Fournir des conseils académiques stratégiques aux futurs étudiants et à leurs parents sur les exigences d’admission, les préalables, les moyennes requises et les bourses. Expliquer les raisons d’un refus et proposer des moyens d’améliorer les profils académiques, y compris des voies alternatives. Gérer les appels complexes et assurer la liaison avec le Bureau de l’Ombudsman pour les dossiers escaladés.
• Contribuer à l’élaboration des politiques d’admission de l’établissement et à l’optimisation des processus pour améliorer l’efficacité et la qualité du service. Évaluer les besoins en matière d’inscription pour soutenir les objectifs stratégiques de diversité au sein des facultés et sur les marchés internationaux ciblés. Gérer la répartition des quotas par faculté, programme et pays dans le cadre des admissions concurrentielles.
• Préparer et présenter des dossiers complexes au Comité d’admission des facultés en évaluant le potentiel académique. Soutenir les candidats confrontés à des défis personnels, familiaux ou économiques pouvant nuire à leur rendement, en mettant l’accent sur les besoins particuliers et les groupes minoritaires, et en les orientant vers les services appropriés.
• Maintenir une expertise sur les systèmes et programmes d’éducation provinciaux, nationaux et internationaux. Développer des stratégies ciblées alignées avec les objectifs d’inscription et de rayonnement. Collaborer avec les parties prenantes et les équipes de recrutement pour soutenir le développement des marchés. Participer à un développement professionnel continu par le biais de formations spécialisées et de conférences, afin d’appliquer les meilleures pratiques.
• Produire des rapports fondés sur des données afin de soutenir les objectifs d’inscription de l’université et des facultés, en tenant compte de la rétention et du rendement académique. Peut assister le gestionnaire des admissions dans l’élaboration de matériel de formation destiné aux collègues, partenaires de recrutement, facultés et services, ainsi que dans l’animation de séances de formation.
• Représenter le service des admissions lors d’événements de recrutement sur le campus et à l’extérieur, y compris en soirée et la fin de semaine. Participer à des missions de recrutement à l’échelle nationale et internationale. Collaborer avec les parties prenantes pour fournir des conseils et de la formation sur les exigences et politiques d’admission.
• Configurer les règles de décision dans le système d’information étudiant (SIS) pour soutenir l’évaluation électronique des demandes. Surveiller les soumissions de notes de l’OUAC et résoudre les anomalies. Collaborer avec le gestionnaire des admissions pour planifier les publications d’offres, examiner l’admissibilité aux bourses, évaluer les conditions, et gérer les retraits d’offres ou de bourses.
• Tester les nouvelles fonctionnalités d’admission du SIS et maintenir à jour le contenu lié aux admissions sur les sites web et dans les publications. Réaliser des projets spéciaux et effectuer d’autres tâches selon les besoins.
• Promouvoir une approche centrée sur le client en offrant un service personnalisé et exceptionnel aux futurs étudiants, aux parents, aux conseillers et aux partenaires, par téléphone ou courriel. Anticiper les besoins complexes, gérer les dossiers sensibles avec discrétion et garantir l’application cohérente des politiques, avec empathie et professionnalisme.

Ce que vous apportez :

• Diplôme de premier cycle complété, de préférence en administration des affaires, relations internationales ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être considérée.
• Minimum de quatre (4) années d’expérience dans l’application de politiques et règlements liés aux admissions et/ou aux études, idéalement dans un milieu postsecondaire.
• Au moins deux (2) années d’expérience dans l’analyse des besoins institutionnels et l’alignement du travail quotidien avec les objectifs organisationnels à long terme.
• Bilinguisme – anglais et français (parlé et écrit) requis.
• Excellent jugement, sens de l’initiative et solides compétences en résolution de problèmes.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication, avec tact et diplomatie.
• Service à la clientèle exemplaire auprès d’une clientèle diversifiée et parfois difficile; capacité à faire preuve d’empathie tout en maintenant ses décisions.
• Solides compétences en analyse, pensée critique et prise de décision.
• Excellentes aptitudes pour le conseil, l’influence et la consultation; capacité d’écoute active, de poser des questions pertinentes, de synthétiser des informations complexes et de communiquer efficacement pour appuyer la prise de décision et la résolution de problèmes.
• Connaissance approfondie des systèmes éducatifs nationaux et internationaux.
• Bonne connaissance de la structure académique, des programmes universitaires et des processus d’admission.
• Maîtrise des outils informatiques, incluant la suite Microsoft Office (niveau intermédiaire/avancé pour Excel) et capacité à s’adapter à l’évolution technologique.
• Excellente aptitude pour les calculs mathématiques et les validations de données.
• Capacité à travailler de façon autonome, sous pression, dans des délais serrés, à gérer de l’information hautement confidentielle et sensible, tout en maintenant son efficacité dans un environnement à volume élevé et à stress important.
• Disponibilité à voyager au Canada et à l’étranger, ainsi qu’à travailler en dehors des heures normales (soirées et fins de semaine).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.