Coordonnateur(trice) administratif(ve)-Services aux locataires
Top Benefits
About the role
Sous la supervision de la Directrice des services administratif, Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Services aux locatairesassure le suivi administratif des départs, des résiliations et des transferts de baux, tout en maintenant une communication efficace avec les locataires et les partenaires internes. Ce poste requiert une rigueur administrative, une bonne connaissance des processus locatifs et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Responsabilités principales
1. Gestion des communications
- Assurer la gestion de la boîte courriel et des appels téléphoniques pour le département administratif (ADMIN).
2. Traitement des départs de locataires
- Enregistrer les avis de départ conformes dans le système et Yardi.
- Informer les clients lorsque les avis de départ ne sont pas conformes.
- Vérifier que les avis de départ contiennent les informations requises.
- S’assurer que tous les locataires mentionnés au bail ont soumis un avis de départ.
- Effectuer les suivis nécessaires concernant les avis N1 et les certificats de services manquants.
3. Gestion des demandes de résiliation de bail
- Compléter les formulaires de demande de résiliation de bail.
- Informer le client de la décision et lui transmettre les procédures appropriées.
- Mettre à jour le tableau de suivi des résiliations.
4. Traitement des demandes de transfert
- Analyser les dossiers de demande de transfert.
- Remplir le formulaire de demande de transfert.
- Soumettre la demande pour préapprobation.
- Si la demande est acceptée, coordonner une inspection avec le gestionnaire.
5. Traitement des demandes d’ajout ou de retrait de nom au bail
- Recevoir et analyser les demandes d’ajout ou de retrait de nom.
- Préparer et faire signer les documents requis.
- Effectuer les suivis administratifs et mettre à jour les dossiers dans Yardi.
- Informer les parties prenantes des modifications au bail.
6. Gestion des responsabilités liées à Hydro-Québec
- Vérifier les départs à venir et indiquer dans le portail d’Hydro-Québec que l'entreprise prend la responsabilité des comptes.
- Pour les immeubles ou unités non-inscrits dans le portail, compléter le formulaire requis, le faire signer par Isabelle et envoyer un courriel à Hydro-Québec.
- Recevoir les avis de responsabilité et s’assurer qu’ils ne concernent pas des départs précipités (SKIP).
7. Rédaction de preuves de résidence
- Fournir des preuves de résidence aux locataires.
Profil
Compétences et qualifications requises
- Maîtrise du logiciel Yardi, ou capacité à apprendre rapidement.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants internes et externes.
- Bilinguisme obligatoire
Informations contractuelles
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Emploi temps plein, permanent (5 jours semaine)
Horaire 40 heures semaine
- Avantages sociaux : assurance collective, REER collectif
- Stationnement gratuit
About Brigil
Fondée en 1985 par Gilles Desjardins, la société immobilière Brigil a grandement contribué à l'essor économique de l'Outaouais. Au cours des deux dernières décennies, environ 12 500 unités d’habitation Brigil ont été érigées aux endroits mêmes où des gens comme vous ont osé rêver à une demeure à leur image. L'histoire racontera que nos leaders ont fait un choix judicieux, car les milieux de vie créés par Brigil, en plus d'être à la fine pointe de l'industrie de la construction, figurent aujourd'hui au nombre des adresses les plus prisées dans la région de la capitale nationale. Brigil a donné un chez soi à toute une génération et entend bien continuer à en bâtir pour celles à venir.
Coordonnateur(trice) administratif(ve)-Services aux locataires
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Sous la supervision de la Directrice des services administratif, Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Services aux locatairesassure le suivi administratif des départs, des résiliations et des transferts de baux, tout en maintenant une communication efficace avec les locataires et les partenaires internes. Ce poste requiert une rigueur administrative, une bonne connaissance des processus locatifs et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Responsabilités principales
1. Gestion des communications
- Assurer la gestion de la boîte courriel et des appels téléphoniques pour le département administratif (ADMIN).
2. Traitement des départs de locataires
- Enregistrer les avis de départ conformes dans le système et Yardi.
- Informer les clients lorsque les avis de départ ne sont pas conformes.
- Vérifier que les avis de départ contiennent les informations requises.
- S’assurer que tous les locataires mentionnés au bail ont soumis un avis de départ.
- Effectuer les suivis nécessaires concernant les avis N1 et les certificats de services manquants.
3. Gestion des demandes de résiliation de bail
- Compléter les formulaires de demande de résiliation de bail.
- Informer le client de la décision et lui transmettre les procédures appropriées.
- Mettre à jour le tableau de suivi des résiliations.
4. Traitement des demandes de transfert
- Analyser les dossiers de demande de transfert.
- Remplir le formulaire de demande de transfert.
- Soumettre la demande pour préapprobation.
- Si la demande est acceptée, coordonner une inspection avec le gestionnaire.
5. Traitement des demandes d’ajout ou de retrait de nom au bail
- Recevoir et analyser les demandes d’ajout ou de retrait de nom.
- Préparer et faire signer les documents requis.
- Effectuer les suivis administratifs et mettre à jour les dossiers dans Yardi.
- Informer les parties prenantes des modifications au bail.
6. Gestion des responsabilités liées à Hydro-Québec
- Vérifier les départs à venir et indiquer dans le portail d’Hydro-Québec que l'entreprise prend la responsabilité des comptes.
- Pour les immeubles ou unités non-inscrits dans le portail, compléter le formulaire requis, le faire signer par Isabelle et envoyer un courriel à Hydro-Québec.
- Recevoir les avis de responsabilité et s’assurer qu’ils ne concernent pas des départs précipités (SKIP).
7. Rédaction de preuves de résidence
- Fournir des preuves de résidence aux locataires.
Profil
Compétences et qualifications requises
- Maîtrise du logiciel Yardi, ou capacité à apprendre rapidement.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants internes et externes.
- Bilinguisme obligatoire
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CONDITIONS DE TRAVAIL
- Emploi temps plein, permanent (5 jours semaine)
Horaire 40 heures semaine
- Avantages sociaux : assurance collective, REER collectif
- Stationnement gratuit
About Brigil
Fondée en 1985 par Gilles Desjardins, la société immobilière Brigil a grandement contribué à l'essor économique de l'Outaouais. Au cours des deux dernières décennies, environ 12 500 unités d’habitation Brigil ont été érigées aux endroits mêmes où des gens comme vous ont osé rêver à une demeure à leur image. L'histoire racontera que nos leaders ont fait un choix judicieux, car les milieux de vie créés par Brigil, en plus d'être à la fine pointe de l'industrie de la construction, figurent aujourd'hui au nombre des adresses les plus prisées dans la région de la capitale nationale. Brigil a donné un chez soi à toute une génération et entend bien continuer à en bâtir pour celles à venir.