Tu recherches un poste où ta rigueur et ton sens de la structure contribuent directement à l’efficacité de l’administration municipale?

Tu souhaites soutenir la fluidité des opérations internes grâce à ton sens de l’organisation et tes capacités de gestion?

Tu veux occuper un rôle de coordination administrative qui appuie concrètement le travail quotidien de la direction générale et des équipes?

Ce poste est pour toi!

Travailler à la Ville de Boisbriand, c’est joindre une organisation municipale à taille humaine où tu peux avoir un impact réel, chaque jour. En tant qu’adjoint(e) au directeur général, ton expertise sera mise à profit au service d’une administration municipale dynamique.

Tes principales responsabilités

Sous l’autorité du directeur général, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions. Elle supervise, organise, et centralise les informations et les communications. Elle supervise différents projets spéciaux et assure l’évolution des divers mandats.

• Gère, mobilise et supervise le personnel sous sa responsabilité, participe au recrutement, prépare les évaluations du rendement, planifie, coordonne et identifie les besoins de formation, favorise le développement des compétences et le partage des informations, en assure le suivi;
• Assiste le directeur général dans ses activités quotidiennes; filtre ses appels et assure la gestion de son agenda en tenant compte des priorités, prépare la documentation et les dossiers requis, assure la gestion de ses communications écrites, les priorise et prend action;
• Agit à titre d’agent de liaison avec les membres de l’équipe de direction, assure les communications avec les différents intervenants, prépare les ordres du jour du comité de direction et assiste aux rencontres pour la prise de note;
• Coordonne les sujets à faire inscrire à l’ordre du jour de séance du conseil municipal et qui sont adressés à la Direction générale. Effectue le suivi des demandes d’inscriptions de sujets à l’ordre du jour des différents services, ajoute les notes complémentaires à l’intention du directeur général et de la mairesse et assure le suivi approprié aux différentes étapes du processus;
• Effectue le suivi administratif des dossiers en respect avec les échéanciers, achemine aux personnes concernées la correspondance pertinente et soumet, au moment opportun, les dossiers en suspens;
• Conseille et oriente l’équipe en fonctions des besoins et des échéanciers en lien avec la logistique des réunions;
• Coordonne la rédaction et la transmission des ordres du jour pour les rencontres de travail du conseil et des comités dont le directeur général est responsable et voit à la préparation des sommaires décisionnels, au besoin;
• Rédige les notes des diverses réunions, rencontres et comités et assure le suivi approprié;
• Participe étroitement avec le directeur général à l’élaboration du budget et en effectue le suivi;
• Collabore à l’élaboration et à l’application des politiques, des programmes et des procédures notamment en matière de gestion contractuelle;
• Coordonne ou procède à la rédaction de correspondances, de documents administratifs, de notes administratives, de rapports, de procédures, de communiqués et de tout autre document à l’interne et à l’externe;
• Coordonne différents projets et assure l’évolution des divers mandats en collaboration avec les autres services et en effectue le suivi;
• Participe à la mise en place et contribue à l’amélioration des systèmes et des processus administratifs, divers outils et documents de travail (classement et archivage, registres, contacts, échéanciers, répertoires).
• Entreprend les démarches ou les recherches pour compléter les données relatives à différents dossiers et pour faire avancer des projets, en assure la bonne marche et effectue le suivi auprès de l’adjointe de la Direction générale et l’adjointe au Cabinet de la mairesse, lorsque requis.

Ta future équipe :

Ton gestionnaire direct sera André Lapointe et tu seras entouré d'une équipe dynamique au service des citoyens.

Les avantages dont tu profiterais :

• Une rémunération annuelle se situant entre 82 262 $ et 102 828 $;
• Une tranquillité d’esprit grâce à un régime complet d’assurances collectives dès l’embauche;
• Un généreux fonds de pension à prestations déterminées;
• Un équilibre vie-travail possible grâce à des vacances offertes dès l’arrivée et 12 journées de congés personnels par année;
• La santé à portée de main grâce à des services de télémédecine illimités et accessibles en tout temps;
• Une vignette de stationnement gratuite directement à l’hôtel de ville;
• Un coup de pouce pour ton développement : remboursement possible de frais de formation et de scolarité;
• Une carte citoyenne gratuite te donnant accès à diverses commodités à la Ville;
• Un accès au programme d’aide aux employés et à la famille;
• Des rabais corporatifs te donnant accès à de nombreux avantages auprès de nos partenaires;
• Un temps des Fêtes en toute tranquillité, car nos bureaux sont fermés pendant deux (2) semaines;
• Des activités de santé et mieux-être diversifiées offertes sur place;
• Un horaire de 4 jours et demi : en congé le vendredi après-midi. L'horaire peut occasionnellement dépasser les heures normales; une certaine flexibilité pourrait être nécessaire selon les besoins.

Les prérequis :

• Diplôme d'études collégiales en coordination du travail de bureau ou toute autre formation jugée pertinente.
• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente, expérience en milieu municipal (un atout important).
• Niveau avancé des logiciels Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote et Teams).
• Excellente capacité en rédaction et maitrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Intégrité, jugement, discrétion et engagement envers la confidentialité des dossiers;
• Capacité d’adaptation aux priorités changeantes et réactivité face aux besoins urgents des différents services;
• Leadership et aptitude à diriger avec agilité dans des contextes complexes et en constante évolution;
• Vision orientée client et résultats, alliée à une grande rigueur dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément;
• Professionnalisme, habileté à communiquer et collaborer à tous les niveaux hiérarchiques;
• Esprit d’analyse, sens de l’organisation pour planifier, résoudre des enjeux et proposer des solutions durables;
• Excellentes aptitudes relationnelles, sens de l’écoute, diplomatie et capacité d’évoluer autour d’objectifs communs.

À la Ville de Boisbriand, nous valorisons la diversité et l’inclusion. Nous invitons donc les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Qui sommes-nous?

Avec une équipe de plus de 400 employés, la proximité est au cœur de notre quotidien à la Ville de Boisbriand. Ici, tout le monde se connait (ou presque!). À la Ville, ce que tu réalises au quotidien a un impact direct auprès des 29 000 citoyens. Ici, tes idées trouvent écho et tes actions laissent une trace concrète.

La Ville de Boisbriand est située au carrefour des autoroutes 13, 15 et 640. Le lieu de travail est facilement accessible en transport en commun, en auto ou même à vélo. À deux pas du bureau, il y a plusieurs espaces verts, une bibliothèque et l’incontournable Faubourg Boisbriand : parfait pour une marche en plein air sur l’heure du dîner, une séance d’entraînement ou pour une virée à l’épicerie avant le retour à la maison!

La Ville de Boisbriand est un milieu de travail stimulant, où tu peux conjuguer ton développement professionnel et ton bien-être personnel.

Ici, tu contribues à plus grand que toi.

Ici, ta carrière est rythmée par notre communauté.