Le ou la coordonnateur(trice) soutient l’équipe de gestion immobilière dans la coordination des opérations quotidiennes des immeubles ainsi que dans la gestion des processus d’accueil, d’occupation et de départ des locataires. Il/elle veille à offrir une expérience fluide et positive aux locataires, de la signature du bail jusqu’à leur emménagement et tout au long de leur occupation, tout en contribuant à l’efficacité opérationnelle et à la performance globale du portefeuille immobilier.

Responsabilités clés:

Gestion immobilière Coordonner les opérations quotidiennes des immeubles, incluant les demandes de service, l’entretien et les requêtes des locataires. Assurer le suivi des interventions avec les locataires, fournisseurs, entrepreneurs et équipes internes. Obtenir des soumissions, émettre les bons de commande et coordonner les travaux et services. Maintenir à jour les dossiers immobiliers, contrats de services, registres d’entretien et rapports d’inspection. Coordonner les inspections des immeubles et assurer le suivi des correctifs requis. Effectuer le suivi des factures, des bons de commande et des refacturations aux locataires. Participer aux activités de préparation aux situations d’urgence et maintenir à jour les listes de contacts d’urgence. Préparer et mettre à jour les rapports et outils de suivi liés aux opérations et à la performance des immeubles.

Coordination des locataires Coordonner les processus d’accueil et d’occupation des locataires à la suite de la signature des baux. Assurer le suivi des exigences préalables à l’occupation, incluant les assurances, les clés, les services publics, les aménagements locatifs et la signalisation. Agir comme personne-ressource auprès des locataires, entrepreneurs, fournisseurs et équipes internes. Suivre les principales échéances liées aux baux, à l’occupation des locaux et aux projets d’aménagement. Coordonner les départs des locataires, les inspections et la remise en état des locaux. Répondre aux demandes des locataires et coordonner les requêtes de service. Maintenir à jour les rapports et outils de suivi afin d’assurer le respect des échéanciers et des exigences locatives.

Profil recherché 3 à 5 ans d’expérience en immobilier commercial, en gestion immobilière ou en administration. Excellentes aptitudes organisationnelles et bonne capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement dynamique. Sens aigu du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles. Grande rigueur, souci du détail et aptitude à maintenir des dossiers précis et à jour. Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word. Bilinguisme (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit. Connaissance d’un logiciel de gestion immobilière, tel que Yardi, constitue un atout.

Description détaillée du poste sur notre page Carrières: https://www.bertone-carrieres.ca/job-post/coordonnateur-gestion-immobiliere

Chez Bertone, la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs, et nous offrons des chances égales d'emploi à tous les candidats, conformément aux lois fédérales, provinciales et territoriales en vigueur.

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The Property & Tenant Coordinator supports the Property Management team by coordinating day-to-day building operations and managing tenant onboarding and occupancy processes. This role ensures tenants receive seamless experience from lease execution through move-in, while also supporting efficient property operations across the portfolio.

Key responsibilities:

Property operations Coordinate day-to-day property operations, including service requests, maintenance activities, and tenant inquiries. Follow up on requests and work activities with tenants, vendors, contractors, and internal teams. Obtain quotations, issue purchase orders, and coordinate services and project execution. Maintain up-to-date property records, service agreements, maintenance logs, and inspection reports. Coordinate building inspections and ensure required corrective actions are completed. Track invoices, purchase orders, and tenant chargebacks. Support emergency preparedness activities and maintain current emergency contact lists. Prepare and update reports and tracking tools related to property operations and building performance.

Tenant coordination Coordinate tenant onboarding and occupancy processes following lease execution. Manage pre-occupancy requirements, including insurance documentation, key distribution, utility setup, tenant improvements, and signage. Serve as the primary point of contact for tenants, contractors, vendors, and internal teams. Monitor key lease, occupancy, and tenant improvement project milestones. Coordinate tenant move-outs, inspections, and premises restoration requirements. Respond to tenant inquiries and coordinate service requests. Maintain tenant reports and tracking tools to ensure deadlines and lease-related requirements are met.

What you bring: 3-5 years of experience in commercial real estate, property management or administration; Excellent organizational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment; High attention to detail and the ability to maintain accurate documentation and records; Proficiency with Microsoft Office, particularly Outlook, Excel, and Word; Fully bilingual, written and spoken; Familiarity with property management software (e.g., Yardi) is considered an asset.

Detailed job description on our career page: https://www.bertone-carrieres.ca/job-post/property-and-tenant-coordinator

At Bertone, diversity and inclusion are at the core of our values, and we provide equal employment opportunities to all applicants in accordance with applicable federal, provincial, and territorial legislation.