Coordonnateur(trice) administratif(ve) aux affaires étudiantes
Top Benefits
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Faculté des sciences
Département de physique
Remplacement jusqu’en janvier 2027.
Résumé du poste:
Sous la direction de l’Agente administrative, le ou la Coordonnat(trice) administratif(ve) aux affaires étudiantes soutient l’administration quotidienne des affaires étudiantes des cycles supérieurs au sein du Département de physique. La personne titulaire du poste accompagne les étudiantes et étudiants tout au long du processus d’admission, d’inscription, des jalons académiques et jusqu’à la diplomation, tout en veillant au respect des politiques universitaires et des échéances institutionnelles. La personne titulaire traite les dossiers académiques, les prix et distinctions, les nominations d’auxiliaires d’enseignement et de recherche, ainsi que la documentation associée aux examens et aux exigences de diplôme. La personne coordonne également des activités telles que l’inscription aux cours, les examens de synthèse (qualifying exams) et les soutenances de thèse. Le ou la titulaire maintien des bases de données exactes et à jour et agit comme personne‑ressource clé pour les étudiants, le corps professoral et les partenaires internes.
En savoir plus
sur le Département de physique.
Principales tâches et responsabilités:
- Agir comme personne‑ressource concernant les affaires étudiantes des cycles supérieurs, ainsi que les politiques et procédures administratives. Résoudre les problèmes et consulter les ressources internes ou externes, au besoin, pour les dossiers complexes. Coordonner et traiter les activités liées à l’admission, à l’inscription et à la diplomation.
- Fournir des renseignements détaillés aux étudiants et les accompagner dans la résolution de problèmes liés à leurs dossiers.
- Vérifier et compiler les notes, coordonner leur soumission et les demandes de révision. Vérifier et corriger les relevés de notes. Calculer la moyenne CGPA des candidats, vérifier les systèmes de notation de leurs établissements d’origine et l’accréditation des diplômes. Examiner les dossiers de diplomation et formuler des recommandations.
- Surveiller l’inscription aux cours des cycles supérieurs : émettre des permissions, lever des restrictions et approuver les inscriptions interuniversitaires via le système. Coordonner les demandes d’études hors campus, de cotutelle, d’échanges et de congés.
- Vérifier et appuyer les processus d’admission, d’inscription et de diplomation via Minerva et Slate. Coordonner et traiter les dossiers de bourses assortis d’échéances strictes (cycles supérieurs, postdoctorat), NSERC, FRQNT, McGill Major, Tomlinson, SSHR, etc.
- Soutenir les conseillers académiques et le Bureau des études supérieures concernant les équivalences et la reconnaissance de cours provenant d’autres établissements.
- Former le personnel académique et administratif sur les paiements étudiants et les politiques pertinentes. Former les nouveaux présidents de comité sur les bourses et les processus des études supérieures.
- Agir comme personne‑ressource en matière de politiques, de règlements, de procédures et de questions liées à l’immigration.
- Coordonner et traiter tous les formulaires de nomination des auxiliaires d’enseignement, les affichages de postes d’auxiliaires, et assurer la conformité aux conventions syndicales.
- Coordonner et traiter tous les formulaires de nomination des auxiliaires de recherche, les dossiers de bourses et les paiements. Recueillir les candidatures et relevés de notes pour les concours de bourses et transmettre les dossiers au Bureau des bourses.
- Organiser les examens de synthèse et les soutenances de thèse. Effectuer les audits de diplôme pour les finissants. Tenir à jour la liste des finissants et le répertoire en ligne des anciens du département.
- Soumettre les notes des cours de thèse et des examens de synthèse. Préparer les statistiques pour le rapport annuel. Planifier les réunions du Comité des affaires des cycles supérieurs et rédiger les comptes rendus.
- Mettre à jour les bases de données étudiantes, les dossiers, les formulaires de financement interne, les applications web et les relevés de notes. Organiser les examens doctoraux et compiler l’information statistique.
- Traiter les exemptions de frais différentiels et autres subventions de frais. Mettre à jour la brochure et le calendrier des cycles supérieurs.
- Utiliser des logiciels tels que Word, Excel, Outlook, ainsi que les applications McGill (Minerva, Slate, uApply, BANNER, etc.).
Compétences et qualifications requises
- Bilingue; excellentes compétences en communication orale et écrite, en anglais et en français.
- Expérience démontrée en affaires étudiantes; une expérience en affaires des cycles supérieurs est considérée comme un atout.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité de gérer efficacement plusieurs priorités dans des délais serrés.
- Grande attention aux détails et précision dans le traitement des dossiers, formulaires et échéanciers académiques.
- Capacité à interpréter et appliquer les règlements, politiques et procédures académiques.
- Expérience avérée dans l’accompagnement des étudiants pour la résolution d’une variété de problèmes. Excellentes habiletés en résolution de problèmes et capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Orientation client, excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à interagir efficacement avec les étudiants, les professeurs et les partenaires externes.
- Capacité à gérer des renseignements confidentiels avec discrétion dans un environnement à rythme rapide et volume élevé.
- Aptitude démontrée à travailler sous pression tout en maintenant l’exactitude et en respectant des échéances strictes.
- Initiative, flexibilité et capacité à s’adapter à des priorités changeantes.
- Excellentes compétences en communication, capacité d’écoute et aisance à transmettre clairement l’information oralement et par écrit; facilité pour les présentations.
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Expérience avec les systèmes McGill (Banner SIS, Minerva, Slate).
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie)(si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%)(si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
ici
.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-01-25
Date limite pour postuler :
2026-03-19
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Similar jobs you might like
Coordonnateur(trice) administratif(ve) aux affaires étudiantes
Top Benefits
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Faculté des sciences
Département de physique
Remplacement jusqu’en janvier 2027.
Résumé du poste:
Sous la direction de l’Agente administrative, le ou la Coordonnat(trice) administratif(ve) aux affaires étudiantes soutient l’administration quotidienne des affaires étudiantes des cycles supérieurs au sein du Département de physique. La personne titulaire du poste accompagne les étudiantes et étudiants tout au long du processus d’admission, d’inscription, des jalons académiques et jusqu’à la diplomation, tout en veillant au respect des politiques universitaires et des échéances institutionnelles. La personne titulaire traite les dossiers académiques, les prix et distinctions, les nominations d’auxiliaires d’enseignement et de recherche, ainsi que la documentation associée aux examens et aux exigences de diplôme. La personne coordonne également des activités telles que l’inscription aux cours, les examens de synthèse (qualifying exams) et les soutenances de thèse. Le ou la titulaire maintien des bases de données exactes et à jour et agit comme personne‑ressource clé pour les étudiants, le corps professoral et les partenaires internes.
En savoir plus
sur le Département de physique.
Principales tâches et responsabilités:
- Agir comme personne‑ressource concernant les affaires étudiantes des cycles supérieurs, ainsi que les politiques et procédures administratives. Résoudre les problèmes et consulter les ressources internes ou externes, au besoin, pour les dossiers complexes. Coordonner et traiter les activités liées à l’admission, à l’inscription et à la diplomation.
- Fournir des renseignements détaillés aux étudiants et les accompagner dans la résolution de problèmes liés à leurs dossiers.
- Vérifier et compiler les notes, coordonner leur soumission et les demandes de révision. Vérifier et corriger les relevés de notes. Calculer la moyenne CGPA des candidats, vérifier les systèmes de notation de leurs établissements d’origine et l’accréditation des diplômes. Examiner les dossiers de diplomation et formuler des recommandations.
- Surveiller l’inscription aux cours des cycles supérieurs : émettre des permissions, lever des restrictions et approuver les inscriptions interuniversitaires via le système. Coordonner les demandes d’études hors campus, de cotutelle, d’échanges et de congés.
- Vérifier et appuyer les processus d’admission, d’inscription et de diplomation via Minerva et Slate. Coordonner et traiter les dossiers de bourses assortis d’échéances strictes (cycles supérieurs, postdoctorat), NSERC, FRQNT, McGill Major, Tomlinson, SSHR, etc.
- Soutenir les conseillers académiques et le Bureau des études supérieures concernant les équivalences et la reconnaissance de cours provenant d’autres établissements.
- Former le personnel académique et administratif sur les paiements étudiants et les politiques pertinentes. Former les nouveaux présidents de comité sur les bourses et les processus des études supérieures.
- Agir comme personne‑ressource en matière de politiques, de règlements, de procédures et de questions liées à l’immigration.
- Coordonner et traiter tous les formulaires de nomination des auxiliaires d’enseignement, les affichages de postes d’auxiliaires, et assurer la conformité aux conventions syndicales.
- Coordonner et traiter tous les formulaires de nomination des auxiliaires de recherche, les dossiers de bourses et les paiements. Recueillir les candidatures et relevés de notes pour les concours de bourses et transmettre les dossiers au Bureau des bourses.
- Organiser les examens de synthèse et les soutenances de thèse. Effectuer les audits de diplôme pour les finissants. Tenir à jour la liste des finissants et le répertoire en ligne des anciens du département.
- Soumettre les notes des cours de thèse et des examens de synthèse. Préparer les statistiques pour le rapport annuel. Planifier les réunions du Comité des affaires des cycles supérieurs et rédiger les comptes rendus.
- Mettre à jour les bases de données étudiantes, les dossiers, les formulaires de financement interne, les applications web et les relevés de notes. Organiser les examens doctoraux et compiler l’information statistique.
- Traiter les exemptions de frais différentiels et autres subventions de frais. Mettre à jour la brochure et le calendrier des cycles supérieurs.
- Utiliser des logiciels tels que Word, Excel, Outlook, ainsi que les applications McGill (Minerva, Slate, uApply, BANNER, etc.).
Compétences et qualifications requises
- Bilingue; excellentes compétences en communication orale et écrite, en anglais et en français.
- Expérience démontrée en affaires étudiantes; une expérience en affaires des cycles supérieurs est considérée comme un atout.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité de gérer efficacement plusieurs priorités dans des délais serrés.
- Grande attention aux détails et précision dans le traitement des dossiers, formulaires et échéanciers académiques.
- Capacité à interpréter et appliquer les règlements, politiques et procédures académiques.
- Expérience avérée dans l’accompagnement des étudiants pour la résolution d’une variété de problèmes. Excellentes habiletés en résolution de problèmes et capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Orientation client, excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à interagir efficacement avec les étudiants, les professeurs et les partenaires externes.
- Capacité à gérer des renseignements confidentiels avec discrétion dans un environnement à rythme rapide et volume élevé.
- Aptitude démontrée à travailler sous pression tout en maintenant l’exactitude et en respectant des échéances strictes.
- Initiative, flexibilité et capacité à s’adapter à des priorités changeantes.
- Excellentes compétences en communication, capacité d’écoute et aisance à transmettre clairement l’information oralement et par écrit; facilité pour les présentations.
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Expérience avec les systèmes McGill (Banner SIS, Minerva, Slate).
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie)(si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%)(si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
ici
.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-01-25
Date limite pour postuler :
2026-03-19
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.