Adjointe administrative ou adjoint administratif
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000377 / P4994
Département: Bureau de recherche
Niveau: GR08
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $32,45 - $39,05 par heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 30 octobre 2025
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la chef ou du chef des opérations du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement, coordonner les réunions pour la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche, à l’innovation et au rayonnement, notamment la préparation des dossiers liés aux rencontres. Répondre aux appels et aux visiteurs et les diriger vers la personne appropriée; gérer les documents et autres dossiers. Planifier les réunions et préparer les dossiers de réunion pour les directeurs du Bureau de la recherche, au besoin; superviser les préparatifs de voyage. Apporter son soutien aux diverses unités du Bureau de la recherche, entre autres pour la saisie de données dans le système d’information de recherche, l’éthique de la recherche, les subventions de recherche et les activités connexes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Coordonner les réunions pour la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche, à l’innovation et au rayonnement. Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles assistent la vice-rectrice ou le vice-recteur. Assurer le suivi adéquat des points à l’ordre du jour. Remplacer l’autre adjointe administrative ou adjoint administratif en son absence.
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la ressource appropriée du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement ou du Bureau de la recherche. Filtrer les demandes adressées par téléphone, par télécopieur, par courrier et par courriel; y répondre ou les transmettre à la personne intéressée, selon le cas.
• Planifier les rendez-vous et réunions internes et externes; préparer les dossiers liés aux rencontres pour les directeurs du Bureau de la recherche et du vice-rectorat; préparer la correspondance et toute documentation confidentielle. Au besoin, effectuer le suivi et le classement des dossiers liés aux rencontres et d’autres documents.
• Superviser ou organiser les préparatifs de voyage et d’hébergement pour les directrices et directeurs du Bureau de la recherche; préparer les notes de frais et les pièces justificatives des frais de voyage.
• Aider les unités du Bureau de la recherche à accomplir les tâches de saisie de données liées au système de gestion de l’information de recherche de l’unité; préparer ou formater (y compris la fusion de courrier) la correspondance courante, telle que les avis de résultats pour les enveloppes de subventions internes et les lettres de félicitations liées aux concours de subventions externes.
• Aider l’Unité d’éthique de la recherche dans la gestion de sa boîte de réception générale et la saisie des données : ouvrir de nouveaux fichiers de protocole du comité d’éthique de la recherche sur les sujets humains et du comité d’éthique de la recherche sur les animaux, traiter les modifications et les approbations, délivrer les certificats, assurer la coordination du rapport annuel, etc.
• Aider l’Unité des subventions de recherche à traiter les accords relatifs aux transferts de fonds : assurer la liaison avec les chercheurs pour fournir des renseignements quant au processus de réception de fonds d’un autre établissement; préparer, traiter et vérifier les documents pour les demandes de transferts, au besoin; obtenir la documentation nécessaire; coordonner le processus de signature approprié; assurer la liaison avec d’autres établissements pour exécuter et traiter les transferts de subvention.
• Aider la ou le chef des opérations du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement ainsi que toute autre personne du Service de la recherche dans la coordination logistique (invitations et confirmations de présence, réservations de salles, services de traiteur, etc.) et la promotion, à l’Université, d’activités liées à la recherche, aux études supérieures ou au rayonnement international.
• Fournir un soutien logistique pour les réunions et activités : réserver les salles, louer le matériel, commander la nourriture et les boissons, etc.
• Gérer les comptes et tenir à jour le système de classement et les bases de données de l’unité afin d’en assurer l’efficacité; s’occuper de l’archivage conformément aux règles de conservation de l’Université.
• Assurer le suivi des factures, des écritures comptables et des dépenses, et les enregistrer. Effectuer le suivi des demandes ayant trait aux dépenses et y répondre.
• Entretenir le matériel de bureau et tout autre équipement, et faire le nécessaire pour obtenir des services d’entretien y afférent; maintenir les stocks de fournitures; traiter les demandes d’obtention de clés.
• S’acquitter d’autres tâches liées au fonctionnement de l’unité.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) en technologies d’administration et de gestion ou dans une discipline liée aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits pour préparer la correspondance et répondre aux demandes de renseignements dans les deux langues.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (formater des lettres et des listes, et fusionner du courrier); bonne connaissance (niveau intermédiaire) d’Excel (créer et formater des feuilles de calcul, créer des graphiques et calculer des formules).
• Aptitude démontrée à établir des priorités de travail et à respecter des échéances.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de l’organisation; capacité à interagir efficacement avec les membres du corps professoral et du personnel; bon sens de la communication et aptitude à travailler de manière autonome ou en équipe; tact et courtoisie; jugement; discrétion en ce qui a trait aux questions confidentielles.
• Connaissance hautement souhaitable de l’Université Concordia.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
Adjointe administrative ou adjoint administratif
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000377 / P4994
Département: Bureau de recherche
Niveau: GR08
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $32,45 - $39,05 par heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 30 octobre 2025
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la chef ou du chef des opérations du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement, coordonner les réunions pour la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche, à l’innovation et au rayonnement, notamment la préparation des dossiers liés aux rencontres. Répondre aux appels et aux visiteurs et les diriger vers la personne appropriée; gérer les documents et autres dossiers. Planifier les réunions et préparer les dossiers de réunion pour les directeurs du Bureau de la recherche, au besoin; superviser les préparatifs de voyage. Apporter son soutien aux diverses unités du Bureau de la recherche, entre autres pour la saisie de données dans le système d’information de recherche, l’éthique de la recherche, les subventions de recherche et les activités connexes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Coordonner les réunions pour la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche, à l’innovation et au rayonnement. Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles assistent la vice-rectrice ou le vice-recteur. Assurer le suivi adéquat des points à l’ordre du jour. Remplacer l’autre adjointe administrative ou adjoint administratif en son absence.
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la ressource appropriée du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement ou du Bureau de la recherche. Filtrer les demandes adressées par téléphone, par télécopieur, par courrier et par courriel; y répondre ou les transmettre à la personne intéressée, selon le cas.
• Planifier les rendez-vous et réunions internes et externes; préparer les dossiers liés aux rencontres pour les directeurs du Bureau de la recherche et du vice-rectorat; préparer la correspondance et toute documentation confidentielle. Au besoin, effectuer le suivi et le classement des dossiers liés aux rencontres et d’autres documents.
• Superviser ou organiser les préparatifs de voyage et d’hébergement pour les directrices et directeurs du Bureau de la recherche; préparer les notes de frais et les pièces justificatives des frais de voyage.
• Aider les unités du Bureau de la recherche à accomplir les tâches de saisie de données liées au système de gestion de l’information de recherche de l’unité; préparer ou formater (y compris la fusion de courrier) la correspondance courante, telle que les avis de résultats pour les enveloppes de subventions internes et les lettres de félicitations liées aux concours de subventions externes.
• Aider l’Unité d’éthique de la recherche dans la gestion de sa boîte de réception générale et la saisie des données : ouvrir de nouveaux fichiers de protocole du comité d’éthique de la recherche sur les sujets humains et du comité d’éthique de la recherche sur les animaux, traiter les modifications et les approbations, délivrer les certificats, assurer la coordination du rapport annuel, etc.
• Aider l’Unité des subventions de recherche à traiter les accords relatifs aux transferts de fonds : assurer la liaison avec les chercheurs pour fournir des renseignements quant au processus de réception de fonds d’un autre établissement; préparer, traiter et vérifier les documents pour les demandes de transferts, au besoin; obtenir la documentation nécessaire; coordonner le processus de signature approprié; assurer la liaison avec d’autres établissements pour exécuter et traiter les transferts de subvention.
• Aider la ou le chef des opérations du Vice-rectorat à la recherche, à l’innovation et au rayonnement ainsi que toute autre personne du Service de la recherche dans la coordination logistique (invitations et confirmations de présence, réservations de salles, services de traiteur, etc.) et la promotion, à l’Université, d’activités liées à la recherche, aux études supérieures ou au rayonnement international.
• Fournir un soutien logistique pour les réunions et activités : réserver les salles, louer le matériel, commander la nourriture et les boissons, etc.
• Gérer les comptes et tenir à jour le système de classement et les bases de données de l’unité afin d’en assurer l’efficacité; s’occuper de l’archivage conformément aux règles de conservation de l’Université.
• Assurer le suivi des factures, des écritures comptables et des dépenses, et les enregistrer. Effectuer le suivi des demandes ayant trait aux dépenses et y répondre.
• Entretenir le matériel de bureau et tout autre équipement, et faire le nécessaire pour obtenir des services d’entretien y afférent; maintenir les stocks de fournitures; traiter les demandes d’obtention de clés.
• S’acquitter d’autres tâches liées au fonctionnement de l’unité.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) en technologies d’administration et de gestion ou dans une discipline liée aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits pour préparer la correspondance et répondre aux demandes de renseignements dans les deux langues.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (formater des lettres et des listes, et fusionner du courrier); bonne connaissance (niveau intermédiaire) d’Excel (créer et formater des feuilles de calcul, créer des graphiques et calculer des formules).
• Aptitude démontrée à établir des priorités de travail et à respecter des échéances.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de l’organisation; capacité à interagir efficacement avec les membres du corps professoral et du personnel; bon sens de la communication et aptitude à travailler de manière autonome ou en équipe; tact et courtoisie; jugement; discrétion en ce qui a trait aux questions confidentielles.
• Connaissance hautement souhaitable de l’Université Concordia.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.