Coordonnateur administratif – Affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la supervision immédiate, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités administratives et aux affaires étudiantes. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Elle est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité et agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Elle coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Elle conseille les étudiants et résout les problèmes relatifs à leurs dossiers. Elle révise les documents afin d’en assurer la qualité linguistique et l’exactitude. Elle administre les comptes de l’unité.
Principales fonctions et responsabilités :
- Participe à l’organisation de toutes les activités pédagogiques telles que les horaires d’enseignement, les rotations, les stages optionnels et les clubs de lecture (journal club) ;
- Tient à jour les registres d’horaire. Informe les résidents, le corps professoral et les autres professionnels de la santé et membres du personnel administratif concernés des horaires et de toute modification s’y rapportant ;
- Traite et attribue les dossiers de candidature des nouveaux résidents aux programmes ;
- Coordonne les arrangements logistiques liés aux événements du programme de formation, notamment : entrevues, session annuelle d’orientation des résidents de première année, dîner d’accueil, collation des grades, retraites des résidents, journée/soirée de recherche, journée carrières, etc. ;
- Reçoit et traite les demandes de congé des résidents, incluant les vacances, congés d’études, congés médicaux et congés pour congrès ;
- Surveille et rapproche les comptes, relevés et rapports financiers ;
- Enregistre les dépenses et fournit, sur demande, des relevés de compte ;
- Prépare les dossiers destinés aux comités de sélection pour fins d’examen et d’évaluation ;
- Traite les évaluations de formation de vérification à six mois et finales dans le programme One45 ou tout autre système similaire ;
- Planifie les réunions, communique avec les participants et réserve les salles. Collabore à la préparation des ordres du jour. Assiste aux réunions, prend les procès-verbaux et assure le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité ;
- Coordonne et maintient la documentation conformément aux exigences d’agrément des programmes ;
- Prépare les rapports et autres documents requis pour présentation au Consortium canadien pour l’agrément des programmes de résidence (CanRAC) ;
- Met à jour l’information contenue dans les guides du résident, les manuels, le programme One45 ou équivalent, les répertoires partagés, etc. ;
- Organise diverses activités liées au début de session, aux demandes de prêt, à l’évaluation des cours et des résidences, ainsi qu’à la planification et à la surveillance des examens. Prépare les horaires et effectue les réservations de salles. Planifie et réserve les examens pour l’unité.
La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être confiées à une personne occupant ce poste.
Formation et expérience :
- DEP en secrétariat ou en bureautique (systèmes de bureau)
- Quatre (4) années d’expérience pertinente
Autres compétences et aptitudes exigées :
La personne retenue possède d’excellentes compétences en gestion du temps et apprécie travailler dans un environnement dynamique et rapide. Elle est capable d’établir des priorités et de gérer simultanément plusieurs projets afin de respecter des échéanciers réguliers. Elle démontre une capacité éprouvée à travailler de manière autonome et en équipe. Elle possède d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication, et interagit efficacement avec le personnel académique, les résidents, les fellows et les membres du personnel à tous les niveaux. Elle coordonne les communications entre divers départements, planifie les réunions, distribue les rapports et veille à ce que toutes les parties soient informées des opérations générales. Elle possède de l’expérience en organisation d’événements et fait preuve d’un grand sens de l’organisation et de solides compétences en rédaction administrative. Elle soutient l’innovation, fait preuve de calme sous pression et démontre d’excellentes capacités de résolution de problèmes et d’établissement de priorités. Elle est ingénieuse et sait analyser l’information, identifier des solutions et les communiquer efficacement. Une grande attention aux détails est requise, de même qu’une capacité démontrée à réviser et corriger la correspondance et les documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Capacité à prendre des procès-verbaux. À l’aise dans un environnement PC, avec une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de bases de données spécialisées telles que Minerva, Oracle et le programme One45. Une expérience antérieure en milieu clinique constitue un atout. Des tests peuvent être administrés.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Student Affairs Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-02-14
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Coordonnateur administratif – Affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la supervision immédiate, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités administratives et aux affaires étudiantes. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Elle est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité et agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Elle coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Elle conseille les étudiants et résout les problèmes relatifs à leurs dossiers. Elle révise les documents afin d’en assurer la qualité linguistique et l’exactitude. Elle administre les comptes de l’unité.
Principales fonctions et responsabilités :
- Participe à l’organisation de toutes les activités pédagogiques telles que les horaires d’enseignement, les rotations, les stages optionnels et les clubs de lecture (journal club) ;
- Tient à jour les registres d’horaire. Informe les résidents, le corps professoral et les autres professionnels de la santé et membres du personnel administratif concernés des horaires et de toute modification s’y rapportant ;
- Traite et attribue les dossiers de candidature des nouveaux résidents aux programmes ;
- Coordonne les arrangements logistiques liés aux événements du programme de formation, notamment : entrevues, session annuelle d’orientation des résidents de première année, dîner d’accueil, collation des grades, retraites des résidents, journée/soirée de recherche, journée carrières, etc. ;
- Reçoit et traite les demandes de congé des résidents, incluant les vacances, congés d’études, congés médicaux et congés pour congrès ;
- Surveille et rapproche les comptes, relevés et rapports financiers ;
- Enregistre les dépenses et fournit, sur demande, des relevés de compte ;
- Prépare les dossiers destinés aux comités de sélection pour fins d’examen et d’évaluation ;
- Traite les évaluations de formation de vérification à six mois et finales dans le programme One45 ou tout autre système similaire ;
- Planifie les réunions, communique avec les participants et réserve les salles. Collabore à la préparation des ordres du jour. Assiste aux réunions, prend les procès-verbaux et assure le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité ;
- Coordonne et maintient la documentation conformément aux exigences d’agrément des programmes ;
- Prépare les rapports et autres documents requis pour présentation au Consortium canadien pour l’agrément des programmes de résidence (CanRAC) ;
- Met à jour l’information contenue dans les guides du résident, les manuels, le programme One45 ou équivalent, les répertoires partagés, etc. ;
- Organise diverses activités liées au début de session, aux demandes de prêt, à l’évaluation des cours et des résidences, ainsi qu’à la planification et à la surveillance des examens. Prépare les horaires et effectue les réservations de salles. Planifie et réserve les examens pour l’unité.
La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être confiées à une personne occupant ce poste.
Formation et expérience :
- DEP en secrétariat ou en bureautique (systèmes de bureau)
- Quatre (4) années d’expérience pertinente
Autres compétences et aptitudes exigées :
La personne retenue possède d’excellentes compétences en gestion du temps et apprécie travailler dans un environnement dynamique et rapide. Elle est capable d’établir des priorités et de gérer simultanément plusieurs projets afin de respecter des échéanciers réguliers. Elle démontre une capacité éprouvée à travailler de manière autonome et en équipe. Elle possède d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication, et interagit efficacement avec le personnel académique, les résidents, les fellows et les membres du personnel à tous les niveaux. Elle coordonne les communications entre divers départements, planifie les réunions, distribue les rapports et veille à ce que toutes les parties soient informées des opérations générales. Elle possède de l’expérience en organisation d’événements et fait preuve d’un grand sens de l’organisation et de solides compétences en rédaction administrative. Elle soutient l’innovation, fait preuve de calme sous pression et démontre d’excellentes capacités de résolution de problèmes et d’établissement de priorités. Elle est ingénieuse et sait analyser l’information, identifier des solutions et les communiquer efficacement. Une grande attention aux détails est requise, de même qu’une capacité démontrée à réviser et corriger la correspondance et les documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Capacité à prendre des procès-verbaux. À l’aise dans un environnement PC, avec une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de bases de données spécialisées telles que Minerva, Oracle et le programme One45. Une expérience antérieure en milieu clinique constitue un atout. Des tests peuvent être administrés.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Student Affairs Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-02-14
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.