Temps complet - permanent – 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant de la vice-présidente, Gouvernance, le titulaire du poste assure un soutien en effectuant différentes tâches administratives, de coordination, de suivi et de recherche, selon les besoins de la Vice-présidence. Il prépare des sommaires exécutifs à l’intention du conseil d’administration et de ses comités, sur demande de sa gestionnaire. Il optimise l’efficacité par une gestion efficace de l’agenda, évalue et valide les informations et les demandes reçues et veille à la tenue de dossiers et à la préparation de documents destinés aux instances décisionnelles.

Il planifie, organise et coordonne des activités internes et externes, rédige et révise divers documents et correspondances, et met en place des systèmes de classement conformes aux principes de gestion documentaire, tout en assurant la sécurité des informations confidentielles.

Le titulaire du poste est également responsable de l’approbation des vacances, des feuilles de temps, des demandes de télétravail et de congés des personnes relevant directement de la vice-présidente, en veillant à la continuité des opérations. Enfin, il joue un rôle proactif dans le déploiement de l’intelligence artificielle auprès des adjointes, en offrant un accompagnement et des formations adaptées.

Responsabilités clés

• Assurer une veille proactive des agendas et préparer les documents nécessaires aux rencontres.
• Faire preuve de loyauté et de rigueur dans le traitement des informations confidentielles.
• Optimiser la gestion du temps de sa vice-présidente.
• Coordonner les rencontres du conseil d’administration et des comités en collaboration avec les Greffes, en respectant les délais prévus au Règlement intérieur.
• Identifier, prioriser et assurer le suivi des dossiers tout en conservant une vue d’ensemble.
• Faire preuve de vigilance et de leadership dans la gestion des dossiers.
• Organiser et préparer les réunions de la Vice-présidence, du conseil d’administration et des comités.
• Maintenir une communication efficace et diplomate avec les membres des divers comités.
• Coordonner et approuver les absences des personnes relevant directement de la vice-présidente.
• Assurer la tenue rigoureuse du calendrier corporatif du conseil d’administration et de ses comités, et en coordonner les suivis avec sa gestionnaire.
• Collaborer étroitement avec les différents services pour faciliter l’avancement des dossiers.

Connaissance et formation

• DEC en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe;
• Excellente connaissance des outils MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint);
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé (grammaire et orthographe impeccables);
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Expérience minimale requise

• 6 à 8 ans d'expérience pertinente.

Habiletés et aptitudes essentielles

• Capacité d’adaptation et attitude positive dans les situations ambiguës ou changeantes.

• Facilité à travailler dans un environnement dynamique et à exécution rapide.

• Excellentes habiletés rédactionnelles.

• Sens aigu de l’organisation et des priorités (respect des échéanciers).

• Professionnalisme, discrétion et discernement.

• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément en effectuant les suivis appropriés.

• Leadership et esprit de collaboration.

• Autonomie, débrouillardise et rigueur.

• Capacité supérieure d’analyse et de synthèse.

• Aptitude à résoudre les problèmes de façon créative.

• Tolérance à l’ambiguïté et au changement.

Vice-présidence Gouvernance

Ce poste est au sein de la Vice-présidence Gouvernance, qui comprend le Secrétariat corporatif, la Gestion documentaire, le Service des greffes, le centre de renseignements Info OACIQ, la Certification et le Service des ressources humaines.

Gestion documentaire : la GED assure une gestion documentaire saine et efficace des documents et informations essentielles pour la prise de décisions et la réalisation des activités de l’OACIQ.

Secrétariat corporatif : le Secrétariat corporatif soutient le conseil d’administration et différents comités. Il est responsable de l'organisation et de la mise en application des décisions et des engagements pris dans un contexte politique et stratégique.

Greffes : le Service des greffes veille à la bonne gouvernance et à la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ. Il assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme.

Info OACIQ : le centre de renseignements Info OACIQ est la porte d’entrée pour toute question en lien avec le courtage immobilier. Ses agents d’information soutiennent les consommateurs et encadrent les titulaires de permis tout au long du processus de transaction immobilière impliquant un courtier pour assurer la mission de protection du public de l’OACIQ, conformément à la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements.

Certification : l’équipe de la certification traite toutes les demandes relatives aux permis de courtiers et d’agences, conformément à la législation et la réglementation applicables.

Ressources humaines : le Service des ressources humaines est responsable de l’acquisition et du développement des talents, de la gestion de la performance, des relations de travail, de la santé et sécurité au travail (SST), du développement organisationnel et de la gestion administrative du personnel. L’équipe RH offre en tout temps un rôle-conseil et établit des relations de confiance, en cohérence avec la mission de l’OACIQ.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.

• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.

• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.

• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.

• Large gamme d**’avantages sociaux compétitifs** (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.

• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.