Description du poste

L’adjoint(e) administratif et comptabilité planifie et exécute toutes les activités administratives incluant à la tenue de livres comptables et à la production des états financiers. Il s'occupe de l’ensemble des commandes clients et fournisseurs ainsi que les réceptions et expéditions. Travaille en étroite collaboration avec le Directeur Général sur les différentes stratégies de l’entreprise et le suivi de celles-ci.

Tâches

COORDINATION GÉNÉRALE DU BUREAU ADMINISTRATIF Responsable de l’ensemble des tâches administratives de l’entreprise. Préparation des paies, la gestion des comptes à recevoir et des comptes fournisseurs, la gestion de l'encaisse, les dépôts, les conciliations bancaires hebdomadaires, la production des états financiers mensuels et annuels. Gestion des commandes clients ainsi que les contrats. Responsable de la réception et expéditions. Participer à la planification stratégique, travailler avec les intervenants et faire le suivi des indicateurs de performance. Recevoir les demandes des différents paliers de gouvernements et répondre dans les délais prescrits Mettre à jour et diffuser aux employés les politiques de l'entreprise (date des congés fériés, perdiem, taux de remboursement, kilométrage, etc.) Gestion et mise à jour des informations et documents contenues dans les systèmes de paie (employés), le système des fournisseurs et des clients S'assurer de maintenir à jour les informations concernant les adhérents aux différents régimes d'assurance-collective et de REER/RPDB ou autre Fournir une assistance et un soutien au personnel de l'entreprise Répondre aux différentes demandes des clients/fournisseurs dans les délais prescrits

ADMINISTRATION ET RÉSULTATS FINANCIERS

Enregistrer les feuilles de temps dans le logiciel utilisé de façon à respecter le calendrier de paie de l'entreprise et des congés fériés Collecter et vérifier l'exactitude des comptes de dépenses des employés conformément avec les politiques de l'entreprise Produire et distribuer les rapports financiers mensuels à son supérieur immédiat dans un délai de 7 jours ouvrables suivant la fin de mois Commenter mensuellement tous les écarts significatifs et toute autre dépense jugée pertinente Faire les écritures de fin de mois dans le grand livre selon les exigences requises S'assurer que les remises de taxes de ventes et les déductions à la source sont remises selon le calendrier autorisé par les autorités gouvernementales. Concilier et corriger les écarts. Participer à la production des états financiers annuels et rapporter et/ou implanter les améliorations proposées par les comptables externes Enregistrer les écritures de régularisation tels que soumis par les comptables externes en fin d'année Maintenir à jour un registre des immobilisations détaillés

CLIENTS

Collecter les comptes clients afin que les clients respectent les délais de paiement autorisés Travailler en étroite collaboration avec le responsable chez le client pour améliorer les procédures internes dans le but de réduire le délai de collection et les retards de paiement

FOURNISSEURS

Enregistrer les fournisseurs au moins une fois par semaine Faire approuver les factures pour paiement par chaque personne autorisée de façon à respecter les termes de paiements des fournisseurs Effectuer le paiement des fournisseurs deux fois par mois selon les ententes intervenues avec les fournisseurs Classer/archiver de façon numérisée (scan), toutes les factures (et autres documents pertinents) reçues des fournisseurs

AMÉLIORATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES

Participer à la planification stratégique ainsi que son exécution Participer et proposer l'amélioration continue des processus d'affaires en suggérant de nouvelles méthodes de travail, nouvelles applications et d'autres outils utilisés Revoir les ententes avec les fournisseurs pour juger de la pertinence et épurer les données désuètes Revoir et implanter de nouvelles façons de travailler qui seraient plus efficaces et efficientes Documenter et maintenir à jour toutes les instructions de travail

Connaissances

Doit être à l'aise avec l'utilisation de logiciels informatiques tels que: Acomba (ou équivalent) / Système de paie préconiser dans l'entreprise / Suite Microsoft Office Utilisation de nomenclature OneDrive pour la sauvegarde et le classement des documents Connaissances des grandes lignes de la Loi sur la CNESST en vigueur Excellente maîtrise de la langue française au niveau de l'écrit et oral Anglais parlé et écrit (4/5) Formation minimale: DEP, AEC ou DEC dans les domaines pertinents (administration, bureautique, comptabilité, management, responsable de la paie)

Qualités, aptitudes, attitudes

Habileté en communication écrite et verbale Habileté de communication en gestion de plaintes et ou de service à la clientèle Rigueur, organisé et sens du détail Capable de travailler sous pression Avoir une éthique professionnelle en tout temps

Avantages

Un régime REER avec cotisations de l'employeur; Assurances collectives (médicaments, vie, invalidité, soin de santé) Assurance Maladie Complémentaire Heures d'arrivée et de départ flexibles Régimes de participation aux bénéfices RVER Stationnement sur place

Formation

DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience

Travail de bureau: 5 ans minimum (Obligatoire)

Langue

Anglais (4/5) (Obligatoire) Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Toutefois, seuls (seules) les candidats (candidates) retenus (retenues) seront appelés (appelées) en entrevue.