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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

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Résumé du poste :

Sous la direction du supérieur hiérarchique direct, fournit un soutien administratif et secrétarial pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Sert de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à l'obtention du diplôme. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Relit les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités :

• Aide à l'organisation de toutes les activités éducatives telles que les horaires d'enseignement, les rotations, les cours optionnels et le club de lecture ;
• Tient à jour un registre des horaires. Informe les résidents, les enseignants et les autres professionnels de santé et membres du personnel administratif concernés des horaires et de tout changement les concernant ;
• Traite et attribue les dossiers de candidature des nouveaux résidents des programmes ;
• Coordonne l'organisation des événements du programme de formation, notamment : les entretiens, la session d'orientation annuelle pour les résidents de première année, le dîner de bienvenue, la remise des diplômes, les retraites des résidents, la journée/soirée de recherche, la journée des carrières, etc. ;
• Reçoit les demandes de congés, y compris les congés annuels, les congés d'études, les congés maladie et les congés pour participation à des conférences, de la part des résidents ;
• Surveille et rapproche les comptes, les relevés et les rapports ;
• Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande ;
• Prépare les dossiers destinés aux comités de sélection pour examen et évaluation ;
• Traite la vérification semestrielle et finale de l'évaluation de la formation dans le programme One45 ou similaire ;
• Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions relevant de son domaine de responsabilité ;
• Coordonne et tient à jour la documentation conformément aux exigences d'accréditation des programmes ;
• Prépare les rapports et autres documents requis pour être présentés au Consortium canadien d'agrément des programmes de résidence (CanRAC) ;
• Met à jour les informations contenues dans le manuel des résidents, les manuels, le programme One45 ou similaire, le lecteur réseau, etc. ;
• Organise des opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêt, l'évaluation des cours et des résidences, ainsi que la programmation et la surveillance des examens. Prépare les horaires et réserve les salles pour l'unité. Prépare les horaires et réserve les examens pour l'unité ;

La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :

• Au moins 2 ans d'expérience dans le domaine des affaires étudiantes dans un rôle en contact avec les étudiants.

• Une expérience préalable dans un environnement clinique est considérée comme un atout.

• Doit être orienté vers le client et le service, avec une capacité avérée à interagir avec le personnel et les résidents de tous niveaux. Faire preuve d'initiative, de solides compétences organisationnelles et d'une capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front pour respecter des délais changeants. Capacité avérée à résoudre des problèmes, orienté vers les résultats. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe.

• Grande attention aux détails et capacité avérée à relire et à réviser la correspondance et d'autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Capacité à rédiger des comptes rendus de réunion précis.

• Expérience dans la planification d'événements. Discrétion et patience dans le traitement des informations confidentielles. À l'aise dans un environnement PC utilisant les programmes Microsoft Office et des bases de données spécialisées telles que MyCourses, Minerva, Banner, One45. Une connaissance avancée d'Excel et de Zoom (capacité à planifier des réunions, gérer les mots de passe, les salles de réunion, etc.) est essentielle. La connaissance de MS Teams (planification de réunions, création de fichiers à partager dans Teams, etc.) est un atout important.

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Anglais et français, parlé et écrit.

• Remarque : le lieu de travail dépend des besoins du département, mais la formation commence au 680 Sherbrooke.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Gestionnaire aux affaires étudiantes

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2025-11-04

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

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