La version française suivra About Fasken As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com.

We are looking for a Concierge Coordinator who stands out for efficiency, communication and resourcefulness to join our dynamic team.

Reporting to the Director, Administrative Services, Ottawa the Concierge Coordinator will be responsible for responding to a variety of hospitality and concierge requests from the Firm's legal professionals and providing a high quality of personalized service.

At Fasken, Success Means

• Having a strong client service approach – you’re ready, willing, and able to put our clients first and exceed their expectations
• Caring about one another – you possess strong interpersonal skills and the ability to build harmonious working relationships within your immediate team, across other departments in the firm, and the community
• Working collaboratively – you’re a self-starter who values working in a collaborative team based environment
• Possessing exceptional communication skills (both verbal and written) when dealing with lawyers, clients, staff and third parties
• Approaching your work with agility and the willingness to learn and utilise new technology
• Being adaptable to changing priorities in a fast-paced environment while being organized and maintaining accuracy with a high attention to detail
• Demonstrating strong research, investigative and problem solving skills with the ability to exercise judgement to resolve issues
• Treating sensitive and confidential matters with discretion and diplomacy at all times

Concierge Primary Responsibilities

• Respond courteously and professionally to all requests for internal services from our legal professionals, and follow up with them meticulously.
• Purchase and make reservations for various requests (gifts, travel arrangements, booking hoteling space, reservations, appointment booking, etc.) and provide information in a clear and precise manner.
• Provide high quality client service.
• Master the database and knowledge base software (Desk Pro and Monday Board).
• Be on the lookout for new products/trends in order to make new suggestions (gifts, restaurants, events, etc.).
• Update the supplier knowledge base as required.
• Propose initiatives to improve customer satisfaction.
• Have a good knowledge of local restaurants, shops, events, attractions, etc.

Office Services

• Assist with boardroom set up/ cleanup and maintenance for meetings: coordinating catering, moving tables, lifting and stacking chairs
• Work closely with the director to keep the office supply and document center area tidy and stocked
• Responsible for the delivery and pick up of records file boxes and other deliveries to and from internal clients
• Keep printer stations stocked and tidy with paper and stationary
• General small office repair and maintenance and provide timely assistance when firm members have issues with premises-related problems
• Conduct periodic inspections of the premises to ensure all is in good condition
• Coordinate office moves and assign pass cards
• Act as the point of contact with building contracted services to resolve issues and follows-up as required to ensure problems are corrected
• Assists with special projects as assigned by the Director
• Performs related administrative, clerical and other duties as assigned
• Reception & AV back up coverage

Required Knowledge And Experience

• Certificate in administration, hospitality or college diploma in communication, customer service, or related field.
• Have at least three (3) years of relevant experience.
• Strong communication skills both orally and in writing.
• Proficient in the use of Microsoft Office Suite including Word, Excel and Outlook.
• High level of professionalism and desire to offer high quality customer service and a results-oriented approach.
• Ability to manage multiple files and evolve in a fast-paced work environment.
• Excellent organizational skills, ability to manage priorities and work extended hours.
• Autonomous, positive attitude, and spirit of collaboration.

Diversity and Inclusion At Fasken we are committed to creating a diverse, equitable and inclusive Firm. Our commitment includes ensuring equitable access to employment and equitable opportunities to advance and succeed at the Firm.

Accessibility and Accommodation We always strive to provide an accessible candidate experience. Reasonable accommodations are available on request for eligible candidates.

Background and Reference Checks Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

Your Application We appreciate hearing from all qualified candidates, however, only those applicants whose background and experience match our requirements will be contacted.

NO AGENCIES, PLEASE.

Au sujet de Fasken Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des services de conciergerie qui se démarque par son efficacité, ses capacités de communication et sa débrouillardise pour se joindre à notre équipe dynamique.

Sous la supervision du directeur des services administratifs du bureau d’Ottawa, vous aurez la responsabilité de répondre à diverses demandes de services de conciergerie et de bureau de la part des professionnels juridiques du cabinet et d’offrir un service personnalisé de haute qualité.

Chez Fasken, la réussite se définit comme suit :

• Avoir une approche axée sur le service à la clientèle – vous avez l’attitude, la volonté et les compétences nécessaires pour faire passer nos clients en premier et dépasser leurs attentes.
• Se soucier d’autrui – vous avez de grandes habiletés interpersonnelles et une facilité à établir des relations de travail harmonieuses avec les personnes de votre équipe immédiate, des autres services du cabinet et de la communauté.
• Travailler en collaboration – vous avez un bon sens de l’initiative et aimez travailler dans un environnement où le travail d’équipe est mis de l’avant.
• Posséder de solides aptitudes en communication (tant à l’oral qu’à l’écrit) dans les relations avec les avocats, les clients, le personnel et les tiers.
• Aborder son travail avec agilité et démontrer une volonté d’apprendre et d’utiliser les nouvelles technologies.
• S’adapter à l’évolution des priorités dans un environnement exigeant, en faisant preuve d’un bon sens de l’organisation, d’un souci constant d’exactitude et d’une grande minutie.
• Posséder de solides aptitudes en matière de recherches, d’enquêtes et de résolution de problèmes et faire preuve de jugement pour résoudre les problèmes.
• Traiter les enjeux sensibles et confidentiels avec discrétion et diplomatie à tout coup.

Principales responsabilités Tâches De Conciergerie

• Répondre avec courtoisie et professionnalisme à toutes les demandes de services internes provenant de nos professionnels juridiques et assurer un suivi rigoureux.
• Faire des achats et des réservations pour diverses demandes (cadeaux, déplacements, bureau à la carte [en hotelling], divertissement, prise de rendez-vous, etc.) et fournir l’information de façon claire et précise.
• Offrir un service à la clientèle de haute qualité.
• Maîtriser les logiciels de base de données et de base de connaissances (Desk Pro et Monday).
• Être à l’affût des nouveaux produits et des nouvelles tendances pour être en mesure de faire des suggestions intéressantes (cadeaux, restaurants, événements, etc.).
• Actualiser la base de connaissances sur les fournisseurs, au besoin.
• Proposer des initiatives visant à améliorer la satisfaction de la clientèle.
• Posséder une bonne connaissance des restaurants, des magasins, des événements, des attractions locales, etc.

Services De Bureau

• Aider à aménager les salles de conférence avant les réunions, à les ranger après les réunions et à faciliter leur entretien : coordonner le service offert par le traiteur, déplacer les tables, et soulever et empiler les chaises.
• Collaborer étroitement avec le directeur pour que l’espace des articles de bureau et de la documentation reste rangé et qu’il n’y manque de rien.
• Assumer la responsabilité de la livraison et de la collecte des boîtes de dossiers et des autres livraisons envoyées ou reçues par les clients internes.
• Veiller à ce que les postes d’impression soient bien approvisionnés en papier et en articles de papeterie.
• Effectuer de petites réparations et des tâches de maintenance générale; fournir un soutien rapide lorsque les membres du cabinet ont des problèmes liés aux locaux.
• Procéder à des inspections périodiques des lieux pour s’assurer que tout est en bon état.
• Coordonner les changements de bureau et attribuer les cartes d’accès.
• Servir de point de contact avec les fournisseurs dont les services sont liés au bâtiment afin de résoudre les problèmes et assurer le suivi nécessaire pour veiller à ce que les problèmes soient corrigés.
• Aider à la réalisation de projets spéciaux assignés par le directeur.
• Exécuter des tâches administratives, des tâches de bureau et d’autres tâches connexes, selon les besoins.
• Remplacer les personnes travaillant à la réception ou fournissant un soutien audiovisuel, au besoin.

Connaissances et expérience exigées

• Diplôme technique en administration ou hôtellerie, ou diplôme d’études collégiales en communication, service à la clientèle ou dans un domaine connexe
• Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente
• Solides compétences en communication bilingue, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook
• Grand niveau de professionnalisme, désir d’offrir un service à la clientèle de grande qualité et approche orientée sur l’atteinte des résultats
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et à évoluer dans un environnement de travail au rythme rapide
• Excellentes compétences organisationnelles, et capacité de gérer les priorités et de travailler des heures prolongées
• Autonomie, attitude positive et esprit de collaboration

Diversité et inclusion Chez Fasken, nous nous sommes engagés à créer un milieu de travail diversifié, équitable et inclusif. Pour honorer notre engagement, nous offrons un accès équitable à l’emploi, aux occasions de réussite et aux possibilités d’avancement au sein du cabinet.

Accessibilité et mesures d’adaptation Notre objectif est d’offrir une expérience de recrutement accessible à tous et à toutes. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, pour l’ensemble des candidats et candidates admissibles.

Vérification des antécédents et des références Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).

Votre candidature Nous apprécions d'avoir des nouvelles de tous les candidats qualifiés, cependant, seuls les candidats dont les antécédents et l'expérience correspondent à nos exigences seront contactés.

NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.