Soutien administratif - - Sous la responsabilité de la directrice des communications et de la participation citoyenne, la personne titulaire du poste est responsable d'accueillir les visiteurs se présentant à l'hôtel de ville ainsi que de traiter les appels téléphoniques. Elle effectue également les tâches cléricales demandées. PRINCIPALES FONCTIONS- Reçoit et achemine les appels téléphoniques de la Ville aux personnes appropriées;- Transmet les renseignements d'ordre général;- Accueille et dirige les visiteurs de l'hôtel de ville;- Reçoit, ouvre, trie, estampille et classe le courrier des divers services de l'hôtel de ville;- Complète les formules d'envoi de courrier spécial et s'assure de leur acheminement;- Gère la réservation des salles, des besoins de montage, de service de café et rafraîchissements;- Assure le lien entre l?appariteur-courrier et les demandeurs selon les paramètres établis par la directrice des communications et de la participation citoyenne;- Assure le maintien de l?inventaire et offre le service relatif aux articles promotionnels ainsi qu?aux outils de communication;- Effectue la mise à jour des listes téléphoniques (fournisseurs, collaborateurs, médias, etc.) et des annuaires;- Fournit l?information relative à l?affichage selon la politique établie sur les structures permanentes de la Ville (oriflammes, panneau électronique et panneaux lumineux). Reçoit les demandes d?affichage provenant des organismes sans but lucratif reconnus par la municipalité et des différents services de la Ville, puis assure le suivi avant l?émission des certificats d?autorisation en conformité avec la politique d?affichage;- Participe au suivi et à la documentation entourant des projets spécifiques;- Agit à titre de commissaire à l?assermentation;- Lors d?absence de l?appariteur-courrier, au besoin, elle timbre et achemine le courrier au bureau de poste;- Effectue différentes tâches cléricales (courriel, courtes lettres, notes de service);- Lors d?absence, peut être appelée à remplacer la préposée - service aux citoyens;- Elle accomplit toutes autres tâches à la demande de son supérieur.