Program Coordinator

Office of the Chief Executive Officer (OCEO)

12-month Assignment - Maternity Leave Replacement

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Program Coordinator provides project and program coordination, administrative and logistical support to the CEO and the President.

In addition to day-to-day administrative support (including calendar management, coordination of meetings, managing correspondence and travel arrangements) for the CEO and President, you will coordinate the logistics and materials preparation for committees/working groups that fall within the scope of the CEO. You will build and monitor project timelines, schedule meetings, write meeting minutes, prepare documents and invoices, and record data to ensure that core work and emerging priority initiatives are completed effectively.

You are also responsible for processes originating in or supported within the CEO’s portfolio and liaising with the OCEO’s executive and other Offices within the Royal College.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

• Coordinate internal leadership meetings for the CEO.
• Oversee the coordination of meetings, workshops, and training.
• Coordinate cross-unit and internal organizational interactions and collaborations.
• Coordinate Royal College-specific projects, committees, or activities.
• Provide administrative support to CEO.
• Monitor program quality by employing continuous quality improvement principles.
• Assist in managing resources to ensure program delivers intended results.
• Undertake administrative and logistical requirements for the office of the CEO (all committees related to OCEO).
• Coordinate and conduct specific processes/activities within a program area including establishing timelines and critical paths, monitoring progress, managing schedules, reporting, and recommending alternative solutions.

Does this sound like you?

• Level of education, training, and experience equivalent to a college degree in a related field.
• 3 years of related experience, supporting a senior leader/executive and/or a work unit, and/or significant project coordination experience.
• Excellent oral and written communications skills include writing original content that requires analysis, research, and critical thinking into subject matter.
• Advanced computer software skills required: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, experience using databases. Able to identify and learn new programs and software skills.
• Ability to exercise judgement and initiative in adapting/applying guidelines, reviewing precedents, analyzing results to address non-standard issues, or make recommendations.
• Ability to exercise a high level of discretion and judgement when dealing with confidential data/issues/situations.
• Ability to research, analyze, interpret, and synthesize data and draft documents.
• Excellent organizational, time management and project management skills to plan, prioritize and coordinate own and others’ activities and work.
• Ability to establish and maintain working relationships and exchange or provide information / instruction in a clear and professional manner.

Ideal requirements:

• Level of education, training, and experience equivalent to a bachelor’s degree in relevant field.
• 5 years of related experience, supporting a senior leader/executive and/or a work unit, and/or significant project coordination experience.

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by March 19, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 5 - Hourly rate ranges from $30.14 to $37.71

Coordonnateur ou coordonnatrice de programme

Cabinet du directeur général

Affectation de 12 mois – Remplacement en raison d’un congé de maternité

La coordination de projets et de programmes, ainsi que le soutien administratif et logistique à une direction générale et à une présidence vous intéressent? Vous avez une propension pour le travail d’équipe et vous aimez collaborer? Alors, joignez-vous à notre équipe! Date limite : 19 mars 2026.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, il dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est une organisation sans but lucratif d’envergure nationale créée en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du directeur général ou de la directrice générale, vous offrirez un soutien administratif et logistique à la direction générale et à la présidence pour la coordination de projets et de programmes.

En plus d’accomplir les tâches administratives courantes (comprenant la gestion du calendrier, la coordination des réunions, la gestion de la correspondance et l’organisation des déplacements) pour la direction générale et la présidence, vous coordonnerez la logistique et la préparation du matériel pour les comités et les groupes de travail qui relèvent de la direction générale. Vous établirez et surveillerez les échéanciers des projets, planifierez les réunions et rédigerez les procès-verbaux, préparerez les documents et les factures et consignerez les données afin d’assurer l’exécution efficace des activités principales et des nouvelles initiatives prioritaires.

Vous serez aussi responsable des processus découlant du portfolio de la direction générale ou qui y sont liés, et vous collaborez avec la haute direction et d’autres bureaux du Collège royal.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Coordonner les réunions du directeur général ou de la directrice générale avec la haute direction.
• Superviser la coordination des réunions, des ateliers et de la formation.
• Coordonner les interactions et les collaborations entre les unités et au sein de l’organisation.
• Coordonner des projets, des comités ou des activités propres au Collège royal.
• Fournir un soutien administratif au directeur général ou à la directrice générale.
• Surveiller la qualité des programmes en appliquant des principes d’amélioration continue de la qualité.
• Aider à gérer les ressources pour que le programme donne les résultats escomptés.
• Répondre aux exigences administratives et logistiques de la direction générale (tous les comités s’y rattachant).
• Coordonner et mener des activités et processus précis dans un domaine de programme, dont l’établissement d’échéanciers et de voies critiques, le suivi des progrès, la gestion des horaires, la production de rapports et la recommandation de solutions de rechange.

Ce profil vous correspond?

• Scolarité, formation et expérience équivalant à un diplôme collégial dans un domaine connexe.
• Trois ans d’expérience dans un domaine connexe au sein d’une unité de la haute direction, ou expérience significative en coordination de projet.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, notamment en rédaction de contenu original qui fait appel à l’analyse, à la recherche et à la pensée critique selon le sujet abordé.
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint, et expérience des bases de données. Aptitude à identifier de nouveaux programmes et à développer de nouvelles habiletés informatiques.
• Capacité à faire preuve de jugement et d’initiative pour adapter ou appliquer des lignes directrices, vérifier les précédents et analyser des résultats pour traiter les questions non conventionnelles ou formuler des recommandations.
• Capacité de faire preuve d’une grande discrétion et d’un jugement solide lors du traitement de données, de questions ou de situations confidentielles.
• Compétences en recherche, en analyse, en interprétation et en synthèse de données, ainsi qu’en rédaction de documents.
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet afin de planifier et de coordonner vos activités, et d’établir vos priorités et celles d’autres personnes.
• Capacité d’établir et de maintenir des relations de travail, et d’échanger ou de fournir de l’information ou des directives de façon claire et professionnelle.

Qualifications Préconisées

• Scolarité, formation et expérience équivalent à un baccalauréat dans un domaine pertinent.
• Cinq ans d’expérience du soutien au sein d’une unité de travail de la haute direction ou expérience significative en coordination de projet.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 19 mars 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 5 – Taux horaire de 30,14 $ à 37,71 $